4 Tahapan Performance Management System dan Contoh Implementasi
Performance management system merupakan salah satu elemen kunci dalam kesuksesan sebuah bisnis. Perusahaan yang mampu mengelola dan mengukur efektivitas kinerja karyawan dengan baik, berimbas pada pencapaian target dan ROI yang lebih cepat.
Sebaliknya, perusahaan yang kesulitan mengukur dan mengelola bagaimana kinerja individu dan tim, dapat menjadi akar dari berbagai masalah yang menghambat pencapaian tujuan bisnis.
Oleh sebab itu, mempelajari bagaimana sistem performance management adalah proses yang penting. Yuk simak informasi lengkap berikut ini!
Apa Itu Performance Management System?
Performance management system adalah sebuah rangkaian proses, alat, dan praktik yang digunakan oleh perusahaan untuk mengukur, mengelola, dan meningkatkan kinerja karyawan dan organisasi secara keseluruhan.
Berbeda dari penilaian kinerja karyawan yang hanya bertujuan untuk pemberian feedback atas KPI karyawan, performance management membantu perusahaan mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam organisasinya, serta merencanakan strategi perbaikan yang tepat.
Tanpa data performance management yang akurat, perusahaan akan sulit mengidentifikasi dan mengembangkan bakat-bakat internal, yang dapat mengakibatkan kehilangan potensi berharga dalam organisasi. Akibatnya, motivasi karyawan dan kepuasan kerja pun bisa menurun.
Tujuan Performance Management System
Dari penjelasan di atas, terlihat bahwa proses SDM sehari-hari menjadi lebih efektif dan terstruktur ketika performance management tools digunakan. Berikut tujuan performance management system:
- Membantu dalam pengambilan keputusan yang efisien, khususnya mengenai keputusan promosi, gaji, transfer, atau PHK.
- Meningkatkan kinerja karyawan dengan menawarkan panduan dan rencana tindakan yang diperlukan secara teratur.
- Membantu dalam mengembangkan rencana pelatihan yang lebih baik dan lebih personal untuk hasil tinjauan kinerja karyawan.
- Memungkinkan koreksi arah yang lebih cepat melalui diskusi yang sering mengenai tujuan dan prioritas, pengembangan rencana proyek, dan penilaian kemajuan secara berkala.
- Memastikan komunikasi yang efisien dan keterlibatan karyawan di semua tingkat organisasi.
- Mendorong transparansi di kalangan karyawan.
- Menumbuhkan hubungan yang ramah dan harmonis antara pemberi kerja dan pekerja.
Baca Juga: Performance Appraisal : Jenis, Tahapan, dan Cara Membuatnya
Tahapan Performance Management
Beberapa tahapan kunci yang membantu organisasi mengelola dan meningkatkan kinerja karyawan. Berikut tahapannya:
1. Planning (Perencanaan)
Pada tahap ini, perusahaan dan karyawan bekerja sama untuk menetapkan tujuan kinerja yang jelas dan terukur. Tujuan ini harus sesuai dengan tujuan organisasi dan memiliki karakteristik SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Time-Oriented).
Dalam proses ini, manajer dan karyawan juga dapat mendiskusikan harapan, tanggung jawab, dan peran masing-masing. Perencanaan ini membantu mengidentifikasi prioritas kinerja dan memberikan arah yang jelas kepada karyawan.
2. Monitoring (Pemantauan)
Setelah tujuan kinerja ditetapkan, tahap selanjutnya adalah monitoring atau pemantauan. Ini melibatkan penilaian kinerja karyawan secara berkala berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan.
Manajer dan karyawan dapat menggunakan berbagai metode dan alat untuk mengumpulkan data terkait kinerja, seperti pengukuran kuantitatif (angka penjualan, produktivitas, dll.) dan kualitatif (umpan balik dari pelanggan atau rekan kerja).
Monitoring kinerja ini membantu dalam melihat sejauh mana karyawan telah mencapai tujuan mereka dan dapat memicu tindakan korektif jika diperlukan.
3. Reviewing (Evaluasi)
Ini adalah tahap di mana kinerja karyawan dievaluasi secara mendalam berdasarkan data yang dikumpulkan selama periode pemantauan. Misalnya evaluasi berdasarkan OKR atau KPI karyawan, untuk mengetahui apakah hasil yang dicapai individu maupun tim telah sesuai dengan rencana.
Feedback yang jujur menjadi elemen kunci dalam tahap ini. Nantinya, hasil review bisa digunakan HRD untuk membuat perencanaan yang lebih baik terhadap karyawan tersebut, seperti misal merencanakan program pelatihan untuk pengembangan kompetensi.
4. Rewarding (Penghargaan)
Tahap akhir dalam performance management system berupa pemberian penghargaan atau insentif kepada karyawan berdasarkan hasil kinerja mereka. Penghargaan dapat berupa peningkatan gaji, bonus, promosi, pengakuan, atau penghargaan lainnya.
Tujuan dari tahap ini adalah memberikan pengakuan kepada karyawan yang telah mencapai atau melampaui target mereka, serta memberikan insentif untuk terus berkinerja dengan baik. Ini juga membantu dalam menjaga motivasi karyawan dan mempromosikan budaya kerja yang kompetitif.
Baca Juga: 5 Alasan Pentingnya Meningkatkan Kinerja Karyawan
Contoh Performance Management System yang Sukses
Berikut beberapa contoh perusahaan yang berhasil dalam implementasinya:
1. Google
Sebagai perusahaan digital terbesar di dunia, Google memiliki salah satu praktik SDM tercanggih. Mulai dari merekrut talenta terbaik, melatih mereka dengan sumber daya terbaik hingga memenuhi kebutuhan pembelajaran dan pengembangan mereka, Google melakukan semuanya.
Google juga memastikan bahwa karyawannya memberikan kinerja terbaik dengan melakukan evaluasi kinerja tahunan melalui pos pemeriksaan pertengahan tahun dan pemeriksaan kinerja bulanan yang mencakup topik seperti pertumbuhan profesional, pembinaan, kesulitan pribadi, dll.
Google juga mengadakan ‘Upward Feedback Survey’ tahunan yang mirip dengan 360 degree feedback. Perusahaan juga bergantung pada OKR, atau tujuan dan hasil utama untuk inisiatif manajemen kinerjanya.
Dalam tahap rewarding, Google mengakui dan merayakan prestasi karyawan mereka, baik melalui penghargaan internal maupun pengakuan eksternal.
2. Microsoft
Microsoft beralih ke strategi performance management yang lebih kolaboratif dan kurang kompetitif setelah menyadari bahwa performance management system berdasarkan ranking atau peringkat berdampak negatif terhadap keterlibatan dan motivasi karyawan.
Saat ini mereka mengadakan tinjauan kinerja setiap dua bulan. Check-in ini merupakan pembicaraan resmi dan terstruktur antara manajer dan bawahan langsung di mana mereka memeriksa kemajuan tujuan, pengembangan keterampilan, dan topik lainnya sehingga karyawan mengetahui apakah mereka berada di jalur yang benar.
3. Adobe
Adobe adalah salah satu tempat kerja terbaik di dunia, dan para karyawan setuju, dengan 89% mengatakan ini adalah tempat yang bagus untuk bekerja. Ditambah lagi, 86% karyawan merasa menerima upah yang adil atas pekerjaan yang mereka lakukan.
Proses performance management Adobe melayani karyawan, manajemen, dan seluruh organisasi. Sejak tahun 2012, Adobe menghapus siklus peninjauan tahunan yang telah menjadi pokok dalam proses peninjauan mereka dan sebagai gantinya mengadopsi sistem Check-in.
Di mana, manajer dan karyawan memilih kapan harus membicarakan apa pun yang mereka anggap penting. Mereka tidak harus mengikuti proses yang ketat atau mengisi dokumen yang panjang.
Baca Juga: 11 Aplikasi Untuk Monitoring Pekerjaan Karyawan Secara Remote
Tingkatkan Performance Management Bersama Hadirr & Gadjian
Dari penjelasan dan contoh-contoh di atas, dapat disimpulkan bahwa performance management system memiliki peran krusial dalam perkembangan bisnis ke depan. Namun di era bisnis yang terus berkembang, pemantauan dan pengelolaan kinerja karyawan tidak lagi bisa menggunakan metode manual tradisional. Anda memerlukan aplikasi manajemen karyawan yakni Hadirr dan Gadjian.
Aplikasi Hadirr memberikan solusi modern untuk memantau, mengevaluasi, dan meningkatkan kinerja karyawan secara efisien. Mulai dari pengelolaan absensi, jadwal pembagian lembur dan shift hingga rekap laporan catatan kehadiran karyawan dan fitur timesheet lengkap tersedia. Anda dapat mendownload laporan-laporan tersebut dan mengolahnya di Ms. Excel.
Namun, jika Anda tidak ingin repot dengan cara manual, Anda bisa mengintegrasikan aplikasi Hadirr dengan aplikasi payroll & HRIS Gadjian.
Laporan data-data dari aplikasi Hadirr akan diolah melalui fitur analisis kinerja karyawan di aplikasi Gadjian dan Anda bisa melihat bagaimana performance karyawan. Laporan ini tersaji real-time sehingga monitoring kinerja karyawan bisa diakses setiap saat.
Makin lengkap lagi dengan fitur hitung gaji, iuran BPJS, slip gaji, pengelolaan cuti hingga izin karyawan secara online. Bagaimana?
