Tips Kelola Kehadiran Perusahaan Produksi

Perusahaan produksi atau manufaktur beroperasi untuk menghasilkan produk berskala besar dan biasanya didominasi oleh tenaga praktis. Umumnya perusahaan tidak memperbolehkan karyawan membawa atau menggunakan ponsel di dalam pabrik, kecuali para manajemen, seperti supervisor, leader, dan sebagainya.

Padahal, perusahaan juga wajib menjamin kesejahteraan karyawan manufaktur di tempat kerja melalui jam kerja yang jelas. Salah satu cara untuk memastikan kebutuhan ini adalah melalui pengadaan sistem absensi untuk perusahaan produksi yang mudah dan efektif.

Pengelolaan kehadiran karyawan adalah aspek kunci dalam menjaga produktivitas dan efisiensi di perusahaan produksi. Bagi pemilik bisnis dan HR, memastikan bahwa karyawan hadir tepat waktu dan menjalani shift kerja dengan baik adalah suatu tantangan yang perlu dihadapi setiap hari.

Namun, untuk memudahkan absensi di perusahaan produksi dengan jumlah karyawan yang ratusan hingga ribuan, perusahaan perlu mulai mengimplementasi sistem absensi yang lebih canggih.

BACA JUGA: Cara Mengatur Shift Kerja Karyawan Produksi

Manfaat Aplikasi Monitoring Karyawan bagi Karyawan di Perusahaan Produksi

Penting untuk memahami mengapa pengelolaan kehadiran karyawan, terutama di perusahaan produksi, dapat terbantu oleh teknologi. Kehadiran karyawan yang buruk dapat berdampak negatif pada produktivitas dan akhirnya menyebabkan kerugian finansial. 

Perusahaan dapat menggunakan aplikasi absensi online berbasis selfie. Karyawan bisa absen (clock-in) sambil selfie dari ponsel mereka sendiri sebelum masuk pabrik atau di pintu masuk pabrik. Opsi lainnya, aplikasi ini dapat diterapkan kepada tim manajemen perusahaan, seperti head, lead, supervisor, dan karyawan lapangan. 

Hadirr menjadi solusi tepat untuk HRD dan pemilik bisnis yang ingin memonitor kehadiran karyawan produksi secara lebih efisien. Selain memiliki fitur rekap data absensi otomatis, keuntungan menggunakan Hadirr secara umum adalah sebagai berikut.

1. Tak perlu antre untuk clock-in/out

Salah satu kendala umum yang mungkin terjadi adalah antrean panjang di mesin fingerprint saat karyawan melakukan clock-in dan clock-out. Hal ini dapat merugikan karyawan karena telat clock in. 

Dengan Hadirr, karyawan dapat melakukan absensi dengan mudah melalui aplikasi di ponsel mereka sehingga tak perlu lagi antre dan mempercepat proses absensi. Cukup dengan melakukan selfie dari ponsel, data clock-in/out mereka langsung tersimpan di server.

2. Mengatur shift kerja hingga lembur jadi lebih praktis

Hadirr memungkinkan perencanaan shift kerja yang lebih mudah dan efektif melalui fitur pembuatan shift kerja otomatis. 

HR dan manajer dapat dengan cepat mengatur jadwal, mengidentifikasi karyawan yang siap untuk lembur, dan memastikan bahwa semua shift terisi dengan adil. Ini memungkinkan peningkatan fleksibilitas dalam mengatur shift kerja yang sesuai dengan kebutuhan produksi dan mencegah jadwal bentrok/overlap per karyawan.

Pengajuan lembur karyawan juga teratasi dengan cepat melalui aplikasi. Tanpa perlu memakan waktu untuk mengisi form pengajuan manual, karyawan dapat dengan mudah membuatnya melalui ponsel. 

BACA JUGA: Ini Cara Menghitung Produktivitas Kerja yang Tepat

3. Meminimalisir penularan bakteri dan virus penyakit

Dalam konteks pandemi global, mengurangi kontak fisik sangat dianjurkan untuk mencegah penularan kuman penyakit. Mesin fingerprint yang digunakan secara bersama-sama bisa menjadi sumber potensial penularan virus, seperti influenza. Dengan aplikasi absensi, karyawan dapat mencegah kontak fisik dengan perangkat sehari-hari, meminimalisir risiko penularan penyakit, dan memberikan rasa aman.

4. Memudahkan absensi dan client visit tim sales

Hadirr tak hanya membantu pengelolaan kehadiran perusahaan produksi, tetapi juga memberikan manfaat bagi tim lapangan, seperti tim penjualan. Tim sales dapat dengan mudah melakukan absensi saat kunjungan ke klien, membuat laporan penjualan, dan merekam kegiatan mereka melalui aplikasi. Hal ini membantu meningkatkan efisiensi tim sales dan mengoptimalkan penjualan.

5. Data absensi terverifikasi dan sulit dimanipulasi

Aplikasi absensi online meringankan kekhawatiran pemegang wewenang di perusahaan produksi atau pabrik terkait absensi karyawan. Sebab, berbeda dengan absensi manual, data absensi online terenkripsi dengan keamanan berlapis pada server sehingga sulit dimanipulasi.

Fitur Unggulan Hadirr untuk Memudahkan Monitoring Karyawan 

Selain manfaat yang telah disebutkan di atas, Hadirr juga menawarkan sejumlah keuntungan khusus bagi tim sales di perusahaan produksi atau pabrik melalui fitur-fiturnya, antara lain:

1. Menyediakan empat laporan utama

Tak perlu lagi repot membuat laporan terpisah terkait kehadiran karyawan. Hadirr menyediakan 4 laporan utama yang memudahkan pihak manajemen dalam merekap data, yaitu:

• Catatan kehadiran karyawan. Masih membuat rekap absensi karyawan Excel setiap bulan? Dengan rekap otomatis yang bisa diunduh, HRD/perusahaan tak perlu menyita waktu ekstra untuk membuatnya serta menghindari human error yang mungkin terjadi saat mengolah data absensi.
• Pengajuan reimbursement online. Anggota tim sales dapat langsung mengajukan reimbursement setelah melakukan kunjungan ke klien di lokasi lain hanya dengan mengunggah bukti digital ke aplikasi. HRD bisa approval dari aplikasi. 
• Timesheet (jadwal dan kegiatan karyawan). Untuk mendorong produktivitas karyawan, fitur timesheet online di Hadirr siap membantu HRD atau manajer memonitor proses kerja timnya. Laporannya bisa digunakan ketika menghitung kompensasi karyawan dengan sistem upah per jam/per project dengan adil dan akurat.
• Catatan kunjungan klien. Fitur Client Visit/Canvassing Hadirr menyediakan laporan yang bisa di-download oleh HR atau supervisor. Data terekam otomatis dalam portal admin, seperti lokasi visit, tanda tangan digital, dan dokumen meeting.

Dengan laporan-laporan tersebut, perusahaan dapat mengakses data secara lebih terperinci dan membuat keputusan berdasarkan informasi yang akurat.

BACA JUGA: Kenali 5 Software Manufaktur untuk Membantu Bisnis Anda

2. Memantau aktivitas karyawan dan tim sales secara real-time 

Melalui teknologi berbasis anti-fake GPS, Hadirr memungkinkan perusahaan untuk memantau aktivitas karyawan di pabrik dan tim sales lapangan secara real-time melalui dasbor admin. Hal ini memungkinkan manajemen untuk mengoptimalkan distribusi sumber daya dan mengambil tindakan segera jika diperlukan. Dengan demikian, kemungkinan memanipulasi data lokasi dapat dihindari.

Itulah beberapa tips untuk mengelola kehadiran karyawan di perusahaan produksi atau pabrik yang bisa Anda terapkan. 

Dalam dunia industri 4.0 yang bergerak cepat, memperbarui cara mengelola kehadiran karyawan di perusahaan produksi sangat penting. Aplikasi Hadirr menawarkan solusi yang efisien untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengelola kehadiran karyawan terutama karyawan lapangan, seperti tim sales.

Dengan mengurangi antrian, meningkatkan fleksibilitas shift kerja, meminimalisir risiko penularan penyakit, dan menyediakan laporan yang komprehensif, Hadirr adalah aset yang berharga bagi perusahaan. Ini membantu meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan akhirnya, kesuksesan perusahaan.

Daftarkan perusahaan Anda sekarang untuk mencoba free trial Hadirr melalui link di bawah ini.