Cara Praktis Membuat Template Rekap Penjualan Excel

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif dan dinamis, pemahaman yang mendalam tentang kinerja penjualan menjadi kunci keberhasilan. Laporan penjualan menjadi alat yang sangat penting dalam mengelola bisnis, khususnya ke dalam aktivitas pemasaran, strategi penjualan, dan interaksi pelanggan. 

Penggunaan Microsoft Excel dalam pembuatan laporan penjualan sangat umum dalam dunia bisnis. Excel adalah salah satu perangkat lunak spreadsheet yang paling populer, dan dapat memberikan berbagai manfaat dalam menyusun laporan penjualan yang efektif. 

Dalam artikel ini, Hadirr merangkumkan cara praktis membuat laporan penjualan sales menggunakan template rekap penjualan di Excel, dan jenis-jenis laporan yang dapat membantu sales manager dan pengusaha mengambil keputusan yang lebih tepat.

Manfaat Membuat Laporan Penjualan Secara Harian atau Bulanan

Membuat laporan penjualan secara harian atau bulanan memiliki manfaat yang signifikan dalam pengelolaan bisnis Anda. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari pembuatan laporan penjualan dengan frekuensi yang berbeda:

Manfaat Membuat Laporan Penjualan Harian

1. Pemantauan Real-Time: Laporan harian memberikan wawasan langsung tentang kinerja penjualan Anda setiap hari. Ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi perubahan tren dan masalah segera, sehingga Anda dapat mengambil tindakan yang cepat.
2. Reaksi Cepat: Dengan laporan harian, Anda dapat merespons perubahan dalam permintaan atau masalah stok dengan lebih cepat. Anda dapat memesan lebih banyak barang atau mengatasi permasalahan yang muncul sebelum menjadi lebih serius.
3. Evaluasi Efektivitas Promosi: Anda dapat melihat dampak kampanye pemasaran dan promosi yang sedang berlangsung. Jika peningkatan penjualan terjadi setelah kampanye tertentu, Anda tahu bahwa investasi itu menguntungkan.
4. Pengelolaan Stok yang Lebih Baik: Laporan harian membantu Anda mengelola stok secara lebih efisien. Dengan memantau permintaan harian, Anda dapat meminimalkan risiko kekurangan stok atau overstock yang mahal.
5. Analisis Pelanggan Lebih Mendalam: Anda dapat melihat perilaku pelanggan harian dan menilai produk atau layanan yang paling diminati. Hal ini membantu dalam mengidentifikasi pelanggan setia dan preferensi pelanggan.

Manfaat Membuat Laporan Penjualan Bulanan

1. Identifikasi Tren Jangka Panjang: Laporan bulanan membantu Anda melihat tren penjualan dalam jangka waktu yang lebih panjang. Anda dapat mengidentifikasi perubahan musiman atau tren yang berkembang seiring waktu.
2. Perencanaan Anggaran: Dengan laporan bulanan, Anda dapat merencanakan anggaran dan alokasi sumber daya untuk bulan-bulan mendatang dengan lebih baik. Anda dapat mengidentifikasi tren dan pola yang akan membantu Anda membuat keputusan berdasarkan data.
3. Pengukuran Kinerja Strategis: Laporan bulanan membantu Anda mengevaluasi sejauh mana Anda mencapai tujuan bisnis Anda. Ini dapat membantu dalam mengukur kinerja strategis dan keberhasilan jangka panjang.
4. Pelaporan Pajak yang Akurat: Dengan laporan bulanan, Anda dapat dengan lebih mudah mematuhi persyaratan pajak penjualan dan pelaporan pajak lainnya. Anda memiliki data yang teratur untuk perhitungan pajak.
5. Perbandingan dan Analisis Data: Laporan bulanan memungkinkan Anda untuk membandingkan kinerja bulan demi bulan. Anda dapat melakukan analisis yang mendalam, mengidentifikasi faktor-faktor yang memengaruhi kinerja bulanan, dan mengambil tindakan yang sesuai.
6. Perencanaan Keuangan: Laporan bulanan membantu Anda merencanakan keuangan bisnis Anda. Anda dapat memantau arus kas dan memastikan keuangan perusahaan dalam kondisi baik.

Kedua jenis laporan penjualan ini memiliki peran dan manfaat yang berbeda, tetapi keduanya sangat penting dalam pengelolaan bisnis yang efektif. Laporan harian memberikan pandangan real-time yang memungkinkan tindakan cepat, sementara laporan bulanan memberikan wawasan yang lebih luas untuk perencanaan strategis dan pemantauan jangka panjang.

Baca Juga: Tahapan Sales Funnel dalam Proses Penjualan

Jenis-Jenis Laporan Penjualan dan Tujuannya

Laporan penjualan merupakan alat penting dalam mengelola bisnis, dan ada berbagai jenis laporan penjualan yang dapat dibuat untuk berbagai tujuan. Berikut adalah beberapa jenis laporan penjualan yang umum digunakan:

1. Laporan Penjualan Harian: Ini adalah laporan yang mencatat transaksi penjualan setiap hari. Laporan harian umumnya mencakup detail seperti jumlah penjualan, nomor faktur, nama pelanggan, dan produk yang dijual. Ini membantu dalam pemantauan real-time kinerja penjualan dan pengelolaan stok.
2. Laporan Penjualan Bulanan: Laporan ini mengkompilasi data penjualan selama satu bulan. Ini memberikan gambaran umum tentang kinerja penjualan bulanan, tren, dan perbandingan dengan bulan-bulan sebelumnya.
3. Laporan Penjualan Tahunan: Laporan ini merangkum kinerja penjualan selama satu tahun penuh. Ini berguna untuk evaluasi kinerja jangka panjang dan perencanaan strategis.
4. Laporan Penjualan Menurut Produk: Laporan ini memisahkan penjualan berdasarkan jenis produk atau layanan yang dijual. Ini membantu Anda melihat produk mana yang paling diminati dan mengidentifikasi tren produk.
5. Laporan Penjualan Menurut Pelanggan: Laporan ini mengelompokkan penjualan berdasarkan pelanggan atau klien. Ini membantu Anda mengidentifikasi pelanggan setia, preferensi pelanggan, dan memberikan layanan yang lebih baik.
6. Laporan Penjualan Menurut Wilayah: Ini adalah laporan yang mengkategorikan penjualan berdasarkan lokasi geografis atau wilayah. Ini berguna jika bisnis Anda beroperasi di beberapa lokasi atau cabang.

7. Laporan Penjualan Menurut Kategori Produk: Laporan ini mengelompokkan penjualan berdasarkan kategori produk tertentu. Misalnya, jika Anda menjual pakaian, laporan ini dapat memisahkan penjualan pakaian wanita, pria, dan anak-anak.
8. Laporan Penjualan Menurut Metode Pembayaran: Laporan ini mengidentifikasi berbagai metode pembayaran yang digunakan oleh pelanggan, seperti tunai, kartu kredit, atau transfer bank. Ini membantu Anda memahami preferensi pembayaran pelanggan.
9. Laporan Penjualan Menurut Penjual: Jika Anda memiliki tim penjualan atau staf penjualan yang berbeda, laporan ini memisahkan penjualan yang dilakukan oleh individu atau tim penjualan tertentu. Ini membantu dalam evaluasi kinerja karyawan dan penghargaan yang sesuai.
10. Laporan Penjualan Menurut Channel Penjualan: Jika bisnis Anda menjual melalui berbagai saluran, seperti toko fisik, toko online, atau distributor, laporan ini membantu Anda memahami kontribusi masing-masing channel terhadap penjualan keseluruhan.

Pemilihan jenis laporan penjualan yang tepat tergantung pada tujuan analisis Anda dan aspek-aspek khusus bisnis Anda. Biasanya, bisnis menggunakan beberapa jenis laporan penjualan sekaligus untuk mendapatkan wawasan yang komprehensif tentang kinerja penjualan mereka.

Berikut contoh template rekap penjualan untuk format harian atau bulanan dengan Ms Excel yang bisa Anda jadikan inspirasi dan modifikasi sesuai keperluan.

Baca Juga: Siklus Penjualan (Sales Cycle) Bisnis Distribusi

Cara Sederhana Membuat Template Rekap Penjualan dengan Excel

Membuat laporan penjualan menggunakan Microsoft Excel dapat memberikan Anda kontrol yang lebih besar atas data penjualan Anda dan memudahkan Anda untuk analisis yang lebih mendalam. Berikut adalah langkah-langkah umum untuk membuat template rekap penjualan di Excel:

1. Tentukan jenis laporan 

Anda perlu tentukan terlebih dahulu jenis laporan yang ingin Anda buat. Misalnya, Anda ingin membuat laporan penjualan sales harian, mingguan, bulanan atau bahkan tahunan.

2. Kumpulkan bukti transaksi 

Semua bukti transaksi yang terkait riwayat transaksi pelanggan sebaiknya diurutkan dari yang paling lama hingga yang terbaru agar mempermudah pelaporan. Mulai dari tanggal, nama pelanggan, produk yang terjual, kuantitasnya, dan harga per itemnya.

3. Isi template rekap penjualan

Setelah semua bukti dan data terkumpul, selanjutnya Anda dapat memasukkan data ke template rekap penjualan perusahaan di Excel. 

Buatlah tabel di Excel dengan kolom yang sesuai kebutuhan. Beri nama setiap kolom untuk memudahkan penggunaan rumus nanti. Contoh kolom yang umum digunakan adalah: Tanggal, Nomor Faktur, Nama Pelanggan, Produk, Jumlah, Harga per Unit, Total Penjualan, dan Catatan Tambahan.

Kemudian Anda masukkan data penjualan Anda ke dalam spreadsheet sesuai dengan kolomnya masing-masing. Pastikan data diatur dengan benar dan lengkap. Jika Anda ingin, membuat grafik atau visualisasi data penjualan Anda untuk memberikan gambaran yang lebih mudah dimengerti (misalnya, grafik batang atau grafik lingkaran).

Untuk memastikan laporan tetap akurat, lakukan pembaruan data secara rutin. Anda dapat mengunakan laporan untuk menganalisis kinerja penjualan, mengidentifikasi tren, dan membuat keputusan strategis untuk bisnis Anda

Baca Juga: Ampuh! 9 Cara Follow Up Customer Sampai Closing

Membuat Template Rekap Penjualan Lebih Praktis dengan Aplikasi Hadirr Sales

Dalam membuat laporan sales penjualan secara manual tentu akan menghabiskan waktu Anda. Di mana Anda harus input data satu persatu dan mengolahnya, belum lagi ada kendala di lapangan yang harus Anda atasi segera dan risiko kehilangan bukti transaksi serta manipulasi data.

Sales manager dan business owner dapat mengoptimalkan strategi penjualan mereka untuk mencapai hasil yang lebih baik tanpa membuang banyak waktu untuk hal yang bisa diatasi dengan bantuan aplikasi mobile sales lapangan.

Aplikasi mobile menawarkan alternatif pembuatan laporan penjualan yang lebih praktis, fleksibel, dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Nah, aplikasi Hadirr hadir untuk membantu Anda!

Hadirr memiliki beragam fitur unggulan yang membantu bisnis mengelola tugas administratif HR sekaligus produktivitas kerja karyawan terutama tim sales. Fitur Hadirr Sales, bermanfaat sebagai aplikasi CRM untuk memantau pipeline dan kinerja tim sales. 

Jangan khawatir, anggota tim Anda juga dapat melakukan absensi dimana saja melalui fitur Absensi Sales dengan validasi wajah dan lokasi lokasi yang telah disetujui melalui handphone. Cukup selfie, bebas terkontaminasi!  Di aplikasi, semua proses berjalan online sehingga menghemat waktu approval dan ramah lingkungan.

Selain itu, Anda juga dapat memantau performa anggota tim sales Anda dengan fitur-fitur pendukung yang dimiliki Hadirr. Seperti fitur Client Visit untuk tim sales dan karyawan lapangan mencatat jadwal kegiatan kunjungan klien di luar kantor secara real-time. Sehingga sales manager dapat dengan mudah memantau manajemen waktu karyawan. 

Daftarkan perusahaan Anda di Hadirr sekarang dan dapatkan free trial untuk mencoba fitur unggulannya. Performa sales meningkat, hasil penjualan maksimal!