Tahapan dan Contoh Sales Pipeline pada Bisnis

Sales pipeline merupakan tool pelacakan konsumen yang digunakan secara luas oleh tenaga penjualan profesional di perusahaan. Tool ini memungkinkan tim sales menghitung prospek (lead) yang dikelola melalui beberapa tahapan siklus penjualan dan memprediksi jumlah transaksi (deal).

Kali ini, kita akan membuat contoh sales pipeline pada bisnis. Namun, agar tidak salah dalam memahami instrumen ini, mari kita bahas dulu perbedaan sales pipeline dan sales funnel yang tampak serupa namun tidak sama.

Pipeline vs funnel

Sales funnel merupakan corong yang menggambarkan perjalanan prospek menjadi pembeli atau pelanggan produk, dari yang jumlahnya banyak kemudian mengerucut menjadi lebih sedikit. Konsep sales funnel yang terkenal adalah AIDA (awareness, interest, desire, action).

Misalnya, ada 100 orang yang tahu keunggulan produk kita (awareness), 70 orang di antaranya merasa tertarik dengan produk tersebut (interest), 40 orang ingin membelinya (desire), dan hanya 20 orang benar-benar membelinya (action).

Baca Juga: Cara Membuat Action Plan untuk Mencapai Sales Goal

Sedangkan sales pipeline merupakan metode melacak calon konsumen dan mendorong mereka untuk melakukan pembelian produk kita, dengan tujuan utama untuk meningkatkan angka penjualan. Prosesnya linear dan berurutan dari satu tahap ke tahap selanjutnya.

Secara sederhana, pipeline merupakan visualisasi rangkaian proses penjualan yang dapat digambarkan dalam bentuk batang atau bar yang dibagi dalam beberapa tahap. Setiap tahapan dapat berisi calon konsumen yang akan membeli produk kita.

Ada kalanya konsumen tidak melalui proses bertahap. Misalnya, ada calon pembeli yang lebih aktif saat menemukan produk kita dan langsung deal membeli tanpa banyak pertimbangan. Prosesnya singkat dan tidak memakan waktu lama.

Namun, kebanyakan perilaku konsumen tidak begitu. Ada yang lambat, pasif, banyak pertimbangan, dan suka membandingkan dengan produk lain. Nah, di sinilah tim sales bekerja untuk mengoptimalkan strategi penjualan di setiap tahapan, sehingga prospek pada akhirnya membeli produk kita.

Tahapan sales pipeline

Pipeline dapat dibuat bervariasi dan mencakup 5 sampai 12 tahapan, tergantung bagaimana manajer sales mendesain proses penjualan mereka sesuai dengan kompleksitas produk atau layanan yang ditawarkan. Namun, secara garis besar, ada 6 tahapan penjualan yang umum digunakan seperti pada ilustrasi di atas.

1. Prospecting: mengumpulkan prospek

Tahap paling awal adalah kita menemukan prospek acak, yaitu orang-orang yang menunjukkan ketertarikan atau minat terhadap produk yang kita jual. Prospek bisa datang dari mana saja atau bisa melalui lead generating, misalnya lewat media sosial, website, email, atau kanal marketing lainnya. 

Prospek biasanya akan meninggalkan identitas, seperti nama, email, dan nomor kontak aktif. Tugas kita di sini hanya menghimpun data prospek tersebut dan memasukkannya dalam daftar calon pembeli.

2. Qualifying: memilih prospek potensial

Selanjutnya adalah tahap kualifikasi. Pada tahap ini, kita melakukan seleksi dan hanya memilih prospek yang memiliki peluang untuk membeli produk. Apabila jumlah prospek cukup banyak, penyaringan prospek ini perlu dilakukan agar tim sales tidak membuang waktu dan lebih fokus pada calon pembeli yang potensial.

Kita bisa mengidentifikasi calon pembeli potensial, misalnya dengan menilai latar belakang prospek, apakah termasuk target pasar atau bukan. Lalu, yang paling penting adalah apakah solusi yang mereka butuhkan adalah produk kita.

3. Contacting: melakukan kontak dan membangun hubungan

Setelah mendapat daftar prospek qualified, kita menghubungi setiap prospek secara langsung, bisa melalui panggilan telepon, email, pesan percakapan, atau media sosial. Di tahap ini, kita tidak langsung menawarkan produk atau layanan, tetapi membangun hubungan dengan calon pelanggan agar membuat mereka nyaman.

Melalui komunikasi yang baik dan dipersonalisasi, tim sales harus berusaha untuk mencari tahu lebih jauh apa yang menjadi kebutuhan calon pembeli. Karena itu, seorang sales person harus dapat mendengar dan memahami calon pembeli, sekaligus dapat menjawab pertanyaan dan menanggapi keluhan. 

4. Meeting: melakukan presentasi atau demonstrasi 

Setelah hubungan dengan calon pembeli terjalin, sekarang waktunya kita menjadwalkan pertemuan dengan prospek potensial. Pertemuan dapat dilakukan langsung melalui sales visit atau secara online melalui video conference, dengan tujuan memberikan presentasi atau demonstrasi produk.

Pertemuan ini cukup penting karena akan menentukan kelanjutan prospek. Oleh sebab itu, tim sales harus dapat menunjukkan bagaimana produk mereka dapat menyelesaikan masalah atau menjawab kebutuhan calon pembeli, menjelaskan fitur apa saja yang membedakannya dari kompetitor, serta mendemonstrasikan cara menggunakannya.

5. Proposal: mengirimkan proposal kepada calon pembeli

Setelah calon pembeli tertarik dengan produk kita, saatnya tim sales membuat dan mengirimkan proposal. Dalam hal ini, proposal menjelaskan secara rinci mengenai produk, termasuk syarat dan ketentuan pembelian jika ada, harga, bonus, promosi, dan lain-lain.

Hal penting lainnya yang perlu disampaikan dalam proposal antara lain adalah kontrak pembelian atau berlangganan layanan, model pembayaran, serta service level agreement (SLA) sebagai bentuk komitmen dari penyedia barang atau jasa.

6. Closing: mengubah prospek menjadi pembeli

Tahap terakhir adalah penutupan, di mana tim sales mengarahkan prospek untuk melakukan transaksi pembelian atau persetujuan kontrak. Meski demikian, tahap ini tidak selalu berakhir sesuai harapan.

Ada dua kemungkinan penutupan, yakni terjadi deal di mana prospek memutuskan membeli produk atau layanan (closed won) atau sebaliknya prospek menolak membeli (closed lost). Jika terjadi lost, tim sales harus mencari prospek baru dan mengulang siklus penjualan dari tahap awal lagi.

Baca Juga: Pentingnya Days Sales Outstanding untuk Perusahaan dan Rumus Hitungnya

Membangun pipeline

Bagaimana cara membuat pipeline sales agar optimal meningkatkan penjualan pada bisnis kita? 

Perlu diingat bahwa tujuan dasar pipeline adalah melacak kemajuan calon pembeli dan meminimalkan risiko kita kehilangan prospek potensial. Untuk itu, pipeline harus dibuat dengan tahapan seefektif mungkin. Berikut ini caranya:

1. Kuasai product knowledge

Sebelum melakukan penjualan, tim sales wajib memiliki pengetahuan mendalam tentang produk yang mereka tawarkan dan juga keterampilan dalam menggunakan produk tersebut. Alasannya, selain harus dapat menjelaskan dan menjawab pertanyaan, mereka juga perlu mendemonstrasikan produknya untuk meyakinkan calon pembeli.

2. Tetapkan target pasar

Pipeline hanya digunakan untuk prospek potensial, jadi kita harus menetapkan target pasar lebih dulu, yakni siapa saja calon pembeli atau pengguna yang menjadi sasaran produk kita, apakah individu atau organisasi, dan berapa rentang usianya. Segmentasi pasar ini memudahkan kita memilih mana prospek yang menjanjikan menurut target pasar di tahapan kualifikasi.

3. Susun rencana detail

Untuk mencapai tujuan dan target penjualan, buat rencana penjualan secara rinci, termasuk metode pendekatan dan komunikasi yang akan dilakukan tim sales kepada calon pembeli di setiap tahapan pipeline. Gunakan data untuk membantu mengambil keputusan.

4. Perbarui pipeline

Pipeline yang efektif dan akurat melacak peluang penjualan adalah yang dapat menjadi sales report yang menyediakan visualisasi data prospek terkini (realtime). Karena itu, tugas kita adalah meninjau pipeline secara rutin dan memperbarui seketika terjadi perubahan, misalnya memindahkan prospek ke tahap berikutnya.

Contoh sales pipeline Excel

Contoh sales pipeline paling sederhana dapat dibuat dengan spreadsheet. Tetapkan lebih dulu tahapan penjualan, kemudian masukkan data setiap prospek di kolom paling kiri. Lalu, gerakkan prospek maju ke kolom selanjutnya apabila telah selesai di satu tahapan. 

Berikut ini contoh sales pipeline penjualan software keuangan untuk perusahaan.

Baca Juga: 8 Cara Memilih HRIS Software Indonesia Terbaik untuk Bisnis

Aplikasi salesman untuk mengelola pipeline

Sekarang, kamu tidak perlu lagi membuat pipeline manual dengan kolom Excel. Gunakan aplikasi sales force automation Hadirr Sales untuk pendokumentasian proses penjualan di perusahaan kamu secara digital. Selain hemat waktu, aplikasi pipeline online ini juga hemat biaya, sebab Hadirr Sales tersedia dengan harga lebih terjangkau dibandingkan aplikasi sales lainnya.

Seperti berikut ini contoh tampilan sales pipeline Hadirr Sales:

Hadirr Sales merupakan fitur customer relationship management (CRM) dari aplikasi absensi online Hadirr yang kini digunakan oleh lebih dari 1.000 perusahaan di Indonesia. Bagaimana Hadirr Sales membantu penjualan kamu?

1. Melacak calon konsumen 

Hadirr Sales mendokumentasikan siklus pipeline secara digital, termasuk data prospek di dalamnya, misalnya nama, email, dan nomor kontak, di setiap tahapan. Visualisasi proses penjualan ini memungkinkan kamu mengetahui siapa saja calon pembeli dan di titik mana posisi mereka sekarang secara realtime.

2. Mencegah kehilangan pembeli

Kamu juga bisa mengidentifikasi prospek yang pasif dan berhenti terlalu lama di salah satu tahapan tanpa bergerak maju, sehingga perlu upaya tim sales untuk membantu calon konsumen agar melanjutkan proses berikutnya. Ini dapat meningkatkan peluang penjualan dan mencegah kamu kehilangan pembeli.

3. Memonitor aktivitas penjualan 

Hadirr Sales menjadi instrumen untuk memonitor aktivitas sales berdasarkan data yang tersedia di pipeline, sekaligus mengevaluasi pencapaian mereka secara individu maupun tim. Kamu bisa mengetahui dengan mudah, berdasarkan data penjualan, siapa sales yang berkinerja paling baik dan yang kurang baik.

4. Mengukur pencapaian target

Hadirr Sales menyediakan sales report otomatis berupa rekap aktivitas dan data penjualan yang berhasil ditutup dengan transaksi (won) dan yang gagal transaksi (lost). Berdasarkan data itu, kamu dapat memperkirakan apakah target penjualan dalam waktu tertentu akan tercapai atau tidak.

5. Membantu strategi penjualan

Berdasarkan informasi pipeline itu pula, kamu dapat mengetahui berapa penjualan yang gagal dimenangkan sales, berapa prospek yang menghilang, dan berapa jam kerja yang dihabiskan dan berakhir tanpa penjualan. Dengan begitu, kamu bisa mengatur ulang strategi yang efektif untuk mengoptimalkan setiap tahapan.

6. Memungkinkan kolaborasi

Karena berbasis cloud, Hadirr Sales memungkinkan kolaborasi tim sales secara online di mana saja hanya dari smartphone di genggaman. Setiap anggota tim di lapangan dapat terhubung di aplikasi mobile sales ini dan memonitor kemajuan calon pembeli. 

Jika telah berlangganan aplikasi Hadirr, kamu langsung bisa menggunakan pipeline yang super praktis dan efisien ini di menu Hadirr Sales. Bagaimana jika belum berlangganan? Tenang, kamu bisa mencoba gratis dulu selama 14 hari dengan akun demo.