7 Cara Membuat Timeline Project dan Contohnya
Jika Anda ingin meningkatkan manajemen proyek dan menyelesaikan tugas dengan lebih baik, membuat timeline project adalah suatu keharusan. Timeline project merupakan alat yang digunakan bisnis untuk mengatur durasi pengerjaan tugas setiap proyek.
Anda bisa melihat kapan setiap tugas mulai dikerjakan dan kapan harusnya selesai, sehingga sebuah proyek dapat dijalankan sesuai rencana waktu dan anggaran yang sudah ditetapkan.
Bagaimana cara membuat timeline project untuk proyek Anda? Artikel ini akan membahas topik tersebut dan memberikan contoh timeline project yang dapat Anda gunakan untuk mempersiapkan diri dengan lebih baik dan menghindari kebingungan di tengah-tengah proyek.
Pentingnya Time Project untuk Bisnis
Project timeline menggambarkan tugas atau aktivitas yang diurutkan berdasarkan waktu, dalam bentuk visual. Dengan membuat timeline project, Anda akan memiliki gambaran yang jelas mengenai bagaimana proyek akan berjalan.
Berikut beberapa alasan mengapa bisnis Anda membutuhkan timeline project :
1. Membantu merencanakan proyek dengan mudah
Perencanaan adalah kunci penting dalam sebuah proyek. Dengan perencanaan yang matang, Anda tidak perlu lagi kebingungan mengenai apa saja hal yang harus dipersiapkan, seperti apa proyek akan dijalankan, dan seperti apa keberhasilan yang ingin dicapai.
Melalui timeline project, project manager terbantu dalam melacak dan mengendalikan kemajuan pekerjaan. Manager akan membuat rincian pencapaian di setiap linimasa dan menganalisis dari tugas satu ke tugas lainnya untuk meminimalisir kekurangan.
2. Mengelola waktu secara efisien
Pernahkah Anda merasa kebingungan ketika ada banyak tugas untuk diselesaikan? Kehadiran timeline memungkinkan Anda untuk mengetahui tugas prioritas yang harus diselesaikan terlebih dahulu tanpa mengesampingkan tugas lainnya.
Hal ini dikarenakan timeline project berisikan daftar tugas beserta batas waktu pengerjaannya. Manajemen waktu yang efisien akan mendorong proyek selesai tepat waktu dan tepat anggaran.
3. Mengatur alokasi dana project
Timeline project dapat digunakan sebagai panduan dalam mengelola alokasi dana. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengetahui rincian penggunaan dana dan kebutuhan dana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
Setiap dana yang dikeluarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan, sehingga tidak ada pengeluaran dana yang tidak terarah dan meminimalisir risiko pengeluaran tidak terduga.
4. Mengoptimalkan peran sumber daya dalam tim
Biasanya setiap proyek melibatkan beberapa orang dalam tim. Melalui timeline project, manager dapat mengalokasikan anggota tim dengan optimal. Tidak ada anggota yang kelebihan beban kerja.
Untuk anggota tim sendiri, timeline project memberikan gambaran keseluruhan mengenai proyek sehingga mereka menjadi terarah dalam menyelesaikan tugas. Semakin detail sebuah timeline project, maka akan semakin fokus kerjanya.
Baca Juga: 11 Aplikasi Untuk Monitoring Pekerjaan Karyawan Secara Remote
Contoh Proyek yang Memerlukan Timeline Project
Inilah beberapa contoh timeline project sebagai referensi yang bisa Anda ikuti :
1. Timeline project untuk strategi konten SEO
Ketika ingin melakukan optimasi SEO untuk situs web klien, terdapat beberapa hal yang perlu dilakukan, seperti membuat tema untuk blog, menyusun pedoman gaya branding, mengembangkan rencana konten, menulis konten serta mengedit dan mengirimkan blog yang sudah jadi kepada klien.
2. Timeline project untuk pengembangan situs web
Membuat sebuah website baru tidak cukup hanya dengan proses pembuatan semata. Dalam prosesnya, riset tata letak, penentuan konsep desain, hingga tahap eksekusi pembuatan sangatlah penting.
Semua proses tersebut harus direncanakan dengan baik, termasuk timeline project, agar dapat memenuhi tenggat waktu yang telah ditetapkan.
3. Timeline project untukpengembangan produk
Pada tahap pengembangan produk baru, ada beberapa persiapan yang harus dilakukan terlebih dahulu. Langkah-langkahnya meliputi riset pasar, perencanaan konsep produk, dan penentuan fitur-fitur yang akan dihadirkan. Untuk memastikan bahwa semuanya teratur dan terjadwal dengan baik, diperlukan timeline project yang jelas.
4. Timeline project untuk pemasaran
Dalam bidang pemasaran, sebuah timeline project dapat membantu melacak target pasar dari tahap riset hingga pembelian. Dengan merencanakan kegiatan pemasaran dengan timeline project, menjadi lebih mudah untuk menetapkan target pemasaran yang tepat.
Baca Juga: 4 Tahapan Sistem Manajemen Kinerja Karyawan
Langkah-Langkah Membuat Timeline Project
Sistem manajemen timesheet yang baik dan tepat sasaran sangat penting agar manfaat yang diharapkan dapat diperoleh secara maksimal. Sebelum menyusunnya, ada tiga elemen yang perlu anda siapkan, yaitu:
- Susunan tugas yang harus dilakukan dalam proyek. Tugas ini perlu dirinci dan didelegasikan kepada anggota tim yang bersangkutan.
- Menentukan batas waktu pengerjaan, meliputi tanggal mulai dan berakhirnya proyek. Tujuannya untuk memudahkan monitoring progress proyek.
- Memahami hubungan antar tugas untuk mengantisipasi potensi keterlambatan pengerjaan.
Setelah itu, berikut adalah tujuh langkah yang perlu Anda lakukan dalam membuat timeline project yang efektif dan tepat waktu.
1. Mengetahui ruang lingkup project
Memahami ruang lingkup proyek menjadi hal yang sangat penting karena membantu Anda merencanakan durasi waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas, menentukan jadwal keseluruhan proyek dan menentukan jumlah anggota tim yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut.
Langkah awalnya adalah menuliskan pernyataan ruang lingkup proyek yang mencakup semua output yang perlu dicapai dan membuat daftar sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
Sebagai contoh, apabila Anda sedang menjalankan proyek rebranding untuk klien baru, pernyataan ruang lingkup Anda akan terlihat seperti ini: “Kami akan membuat logo dan desain situs web lima halaman untuk X pada tanggal [tanggal].”
2. Memecah project menjadi tugas-tugas kecil
Langkah selanjutnya adalah menentukan siapa saja tim yang dilibatkan untuk memudahkan pembagian beban kerja. Ubah daftar tersebut menjadi sejumlah tonggak pencapaian yang perlu dicapai dalam proyek. Tentukan prioritas dan waktu untuk berbagi kemajuan dengan para pemangku kepentingan agar proyek dapat berjalan dengan sukses.
Kemudian, lakukan proses WBS (Work Breakdown Structure) agar setiap tonggak pencapaian dapat dipecah menjadi tugas-tugas proyek yang lebih kecil dan dijadwalkan ke dalam kalender.
Misalnya, Anda akan membuat desain situs web, Anda perlu menyelesaikan tiga mock-up logo untuk klien. Maka untuk penyelesaiannya akan ada sejumlah kegiatan seperti rapat tim desain, pembuatan kuesioner klien, riset kompetitor, dan pelaksanaan proses desain.
3. Membuat estimasi waktu pengerjaan setiap tugas
Untuk memantau kemajuan proyek secara keseluruhan, tentukanlah perkiraan waktu untuk setiap tugas kecil yang telah Anda bagi. Berapa kali rapat tim dilakukan? Berapa lama pengerjaan desain? Berapa lama proses revisi desainnya?
Estimasi waktu ini sangat menentukan kapan berakhirnya sebuah proyek, sehingga secara tidak langsung tim Anda berperan dalam besar kecilnya anggaran yang akan dihabiskan. Perlu diingat kembali, tujuan dari timeline project adalah agar proyek selesai tepat waktu.
4. Membagi tugas dengan efektif untuk tim Anda
Mulailah dengan menuliskan semua sumber daya yang mungkin dibutuhkan untuk proyek Anda, kemudian cocokkan dengan bakat dan keterampilan tim Anda.
Untuk hasil terbaik, manfaatkanlah keunggulan tim. Sebagai contoh, jika Anda memiliki seorang desainer logo yang produktif tetapi tidak begitu ahli dalam desain situs web, mintalah desainer tersebut untuk fokus pada logo, sementara anggota tim lain mengerjakan situs web.
5. Membuat timeline manajemen proyek yang terstruktur
Sekarang saatnya menyusun timeline. Ada beberapa cara untuk melakukannya, seperti menulisnya di kertas, papan tulis, atau menggunakan project management software.
Mulailah dengan menyusun tugas-tugas, tenggat waktu, dan orang yang bertanggung jawab atas masing-masing tugas. Dengan melakukan hal ini, jadwal proyek akan terstruktur dan teratur, sehingga akan memudahkan dalam mengelola proyek secara efektif.
Pastikan untuk mencatat ketergantungan setiap tugas. Sebagai contoh, dalam proyek desain logo, penelitian palet warna harus diselesaikan sebelum pekerjaan desain dimulai. Dengan begitu, Anda dapat menentukan aktivitas apa saja yang akan terjadi pada waktu tertentu dan anggota tim dapat dengan mudah mengatur jadwal mereka.
6. Melakukan monitoring dan evaluasi berkala
Dalam manajemen proyek, di mana meskipun segalanya telah direncanakan dengan baik dan terstruktur, faktor eksternal dapat mengganggu rencana yang sudah ada.
Oleh karena itu, pada saat membuat rencana, disarankan untuk menghindari menetapkan tenggat waktu yang terlalu kaku. Hal ini dapat meningkatkan risiko keterlambatan proyek.
Sebagai solusinya, selalu berikan ruang untuk adaptasi dan perubahan. Jangan lupa memantau progress dan memperbarui timeline sesuai dengan kebutuhan. Dengan cara ini, proyek dapat diselesaikan dengan baik meskipun terjadi perubahan atau kendala di sepanjang jalannya.
7. Menggunakan aplikasi timeline project management
Biasanya timeline project dibuat manual melalui Excel atau spreadsheet. Membuat timesheet pekerjaan dengan cara tersebut memang memungkinkan, namun lebih mudah jika Anda mengintegrasikannya dengan software timesheet online yang dapat diperbarui secara real time.
Dengan cara ini, semua anggota tim dapat menghindari tumpang tindih tugas dan tetap fokus pada pekerjaan masing-masing.
Baca Juga: Cara Membuat Timesheet di Excel Praktis untuk Karyawan
Kelola Timeline Project Anda Bersama Hadirr
Timeline project bukan hanya alat untuk mengatur banyaknya pekerjaan dan menentukan prioritas tugas yang harus dikerjakan karyawan, namun juga dapat digunakan dalam proses penggajian karyawan.
Jika Anda ingin memantau kemajuan proyek dengan mudah, maka penggunaan aplikasi timesheet online adalah solusinya. Dengan aplikasi, Anda dapat melakukan pelacakan dan monitoring setiap tugas proyek secara real-time.
Salah satu aplikasi yang menawarkan fitur tersebut adalah aplikasi timesheet Hadirr. Dengan Hadirr, Anda dapat membuat daftar tugas (timesheet list) karyawan dan melihat laporan tugas mereka (timesheet report).
Tugas yang diberikan dapat diatur untuk perorangan ataupun grup karyawan. Sementara jika Anda ingin memeriksa laporan progress, hanya tinggal klik satu per satu sesuai nama karyawan.
Timesheet Hadirr akan membantu Anda mengelola produktivitas karyawan dalam bekerja, memeriksa apakah mereka disiplin sesuai aturan waktu kerja dan memastikan pekerjaan selesai tepat waktu.
