Apa Itu Benchmarking HR, Manfaat dan Cara Melakukannya

Benchmarking HR adalah kegiatan membandingkan kinerja departemen HR suatu perusahaan dengan sektor atau industri yang sama di perusahaan lain. Tujuan dari benchmarking adalah untuk mengukur, membandingkan, dan meningkatkan efisiensi praktik HR.

Dengan benchmarking tersebut perusahaan bisa dapat gambaran tentang kondisi manajemen HR saat itu sehingga membuka peluang untuk meningkatkan proses mereka. 

Lantas bagaimana cara melakukan benchmarking HR yang efektif? Yuk simak informasi lengkapnya dalam artikel berikut!

Jenis Benchmarking HR

1. Benchmarking internal

Benchmarking ini adalah proses perbandingan dan evaluasi kinerja suatu organisasi dengan unit atau divisi lain di dalam perusahaan itu sendiri. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi praktik terbaik, mengukur efisiensi, dan meningkatkan kinerja melalui pembandingan antara berbagai bagian atau departemen. 

Apa saja yang di-benchmark? Bisa terkait pelatihan karyawan, manajemen kinerja, kebijakan kompensasi hingga budaya kerja mereka. 

Dengan menganalisis perbandingan internal ini, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, mentransfer praktik terbaik dari satu unit ke unit lainnya. 

Baca Juga: 3 Strategi Manajemen Sumber Daya Manusia di Perusahaan Swasta

2. Benchmarking eksternal

Kalau yang satu ini perbandingannya dilakukan dengan perusahaan lain. Fokusnya adalah membandingkan kinerja, metode operasional, dan strategi bisnis dengan pesaing industri atau dengan organisasi terbaik di kelasnya. 

Benchmarking eksternal HR dapat mencakup perbandingan kebijakan rekrutmen, kebijakan kompensasi, program pelatihan karyawan, dan manajemen kinerja dengan organisasi sejenis. 

Proses membandingkan ini membantu perusahaan untuk tetap relevan di pasar, mengadopsi inovasi terbaru, dan meningkatkan efektivitas operasional.

Poin-poin yang Bisa Dijadikan Benchmarking HR

Dalam melakukan HR benchmarking, poin-poin yang dijadikan tolak ukur umumnya melibatkan berbagai aspek manajemen Human Capital Management, seperti:

1. Struktur organisasi

Struktur organisasi itu seperti pondasi untuk semua urusan di perusahaan, terutama dalam manajemen sumber daya manusia atau HR. 

Bayangkan kalau strukturnya kusut, bisa-bisa informasi tidak jalan, keputusan suka molor, dan akhirnya bikin manajemen karyawan rumit. 

Dengan benchmarking Human Resource, perusahaan bisa lihat bagaimana struktur organisasi mereka dibandingkan dengan yang lain. Apakah hirarkinya oke? Atau malah bikin bingung? Kalau memang ada yang salah, berarti perusahaan harus mengatur ulang sistem manajemen SDM.

2. Gaji

Gaji bukan cuma jadi motivator untuk karyawan, tapi juga membentuk daya saing perusahaan di pasar kerja. 

Dalam benchmarking, perusahaan bisa mengecek seberapa kompetitif gaji mereka dibandingkan pesaing. Apakah gajinya sudah pas sesuai industri atau malah masih ketinggalan? Dari perbandingan ini, perusahaan bisa ambil langkah untuk me-retain talent dan tidak kehilangan pekerja berbakat gara-gara masalah gaji.

Selain itu, melihat tren gaji di industri juga bisa jadi bahan pertimbangan jika manajemen ingin melakukan kenaikan gaji karyawan. 

3. Budget HR

Dengan mengecek budget HR saat benchmarking, perusahaan bisa melihat seberapa besar alokasi uang mereka untuk mengelola tim karyawan. Entah itu untuk proses rekrutmen, pelatihan atau berbagai program karyawan lainnya. Apakah itu semua sudah pas sesuai kebutuhan atau malah bisa dioptimalkan?

Selain itu, dengan melihat budget HR dari perusahaan lain yang satu industri, akan terlihat sejauh mana perusahaan Anda kompetitif.

4. Perkembangan karier karyawan

Saat benchmarking Human Resource, perusahaan bisa mengecek seberapa oke mereka membantu karyawan mengembangkan karier mereka. Misalnya, program pelatihan, promotion rate, atau bahkan mentoring. 

Dengan menganalisis perkembangan karier, bisa terlihat seberapa ‘friendly‘ perusahaan ini buat karyawan yang ingin tumbuh bersama. Di sisi lain, perusahaan juga bisa lihat apa yang dilakukan kompetitor dalam hal ini. 

5. Jadwal dan lingkungan kerja

Informasi selanjutnya yang diperhatikan saat benchmarking adalah jadwal kerja karyawan. Apakah karyawan Anda diharuskan datang ke kantor setiap hari? Atau justru kerja fleksibel sehingga bisa remote dari mana saja? Anda bisa mengambil sampel dari perusahaan dengan industri dan profesi yang sama. 

Benchmarking juga sangat berguna di industri yang memiliki jadwal kerja tetap seperti customer service, karyawan pabrik, atau yang lainnya.

Baca Juga: Contoh Jadwal Kerja Shift Lengkap Berbagai Pola

6. Retensi dan keterlibatan

Perusahaan bisa mengecek seberapa kuat kebijakan retensi mereka dibandingkan dengan perusahaan lain. Ada program pengembangan, benefit karyawan, atau career path yang menarik tidak? Jangan sampai, karyawan merasa kalau kehadiran mereka cuma untuk sekadar mengisi waktu di kantor. 

Dengan benchmarking, perusahaan bisa lihat apakah program keterlibatan mereka cukup efektif atau harus dirombak. Dalam benchmarking HR, retensi dan keterlibatan ini jadi poin penting untuk menjaga mood karyawan dan bikin tempat kerja jadi seperti rumah kedua yang asik. 

7. Kesehatan dan produktivitas karyawan 

Poin terakhir yang tidak kalah penting diperhatikan saat benchmarking adalah seberapa baik Anda menyediakan program kesehatan untuk karyawan. Ada asuransi, program kesejahteraan, atau bahkan fasilitas kebugaran tidak? 

Benefit-benefit tersebut bukan cuma bikin karyawan sehat dan bahagia, tapi juga berdampak positif untuk produktivitas mereka. 

Benchmarking juga bisa menunjukkan bagaimana perusahaan lain di industri menyiapkan lingkungan kerja yang mendukung kesehatan dan produktivitas. Misalnya, punya ruang istirahat yang nyaman, atau bahkan program kesehatan mental. 

Langkah-Langkah Benchmarking HR

1. Tentukan tujuan

Langkah pertama adalah identifikasi secara spesifik mengapa manajemen Anda perlu melakukan benchmarking dan apa yang ingin dicapai melalui proses ini?

Tujuan benchmarking dapat bervariasi, misalnya untuk meningkatkan efisiensi operasional, memperbaiki proses rekrutmen dan seleksi, atau meningkatkan retensi karyawan. 

2. Identifikasi kriteria perbandingan

Setelah tujuannya jelas, maka identifikasi hal-hal apa saja yang perlu dibandingkan dengan perusahaan lain di industri Anda. Seperti proses perekrutan, pelatihan dan pengembangan, manajemen kinerja, kebijakan kompensasi, serta strategi retensi karyawan.

3. Kumpulkan data dan mulai analisis

Sudah tahu apa saja yang mau di-benchmark? Maka kumpulkan data-data yang diperlukan dari berbagai sumber, termasuk penelitian pasar, wawancara dengan karyawan dan manajemen, survei internal, dan sumber daya eksternal seperti laporan industri atau benchmarking dari industri sejenis. 

Setelah data terkumpul, analisis dapat dimulai untuk memahami perbedaan dan kesamaan antara praktik Human Capital Management perusahaan dengan yang ada di industri. 

4. Evaluasi hasil

Setelah dianalisis, Anda bisa mengevaluasi hasil yang diperoleh. Seperti misal melihat apa-apa saja yang mungkin bisa ditingkatkan dari praktik HR di perusahaan Anda. Kemudian, buat rencana tindakan perubahan dan implementasikan di ke depannya.

Baca Juga: Cara Memantau Kinerja Karyawan dengan Aplikasi

Manfaat Benchmarking HR

Bukan cuma untuk mengenali proses manajemen SDM saja, benchmarking HR juga mendatangkan sejumlah manfaat lain di antaranya:

a. Mengidentifikasi tren

Melakukan benchmarking artinya Anda menganalisis apa yang sedang ramai dipakai oleh pasar di industri yang sama. Metrik HR 2024, apa yang lagi hits, apa yang tidak efektif, semua bisa terlihat. 

Misalnya, beberapa competitor Anda di industri yang sama memiliki program kesejahteraan dan menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi, maka apa yang bisa Anda tawarkan?

b. Meningkatkan dampak bisnis

Dengan mem-benchmark HR, perusahaan bisa dapat insight dari rekan-rekan seprofesi. Mulai dari cara mengatur gaji, manajemen karyawan, sampai program pelatihan yang oke. Hal ini tentu akan berdampak pada peningkatan bisnis yang lebih optimal.

Dengan data yang jelas, Anda tidak akan mengambil keputusan hanya berdasarkan insting saja. 

c. Meningkatkan praktik yang ada

Saat menentukan standar, Anda bisa menilai semua langkah yang sudah dilakukan, seperti perekrutan, kompensasi, dan pengembangan bakat. Dari sini, Anda bisa menentukan apakah ada praktik yang perlu ditingkatkan atau di bagian mana yang perlu dibuat lebih baik. 

d. Menilai dan meningkatkan pengalaman dan keterlibatan karyawan

Kegiatan benchmarking ini membuat Anda paham bagaimana pengalaman dan keterlibatan karyawan selama ini. Hal ini tentu akan berdampak pada merek perusahaan Anda, karena karyawan menyebarkan informasi dari mulut ke mulut tentang bagaimana pengalaman karyawan mereka.

Tingkatkan Manajemen HR dengan Aplikasi HRD Terbaik di Indonesia

Proses benchmarking HR memang sangat membantu manajemen SDM dalam menganalisis kualitas kinerja mereka, apakah worth it untuk terus dilakukan atau perlu peningkatan? 

Selain dari proses benchmark, Anda juga bisa loh memanfaatkan kepintaran aplikasi HR untuk mempermudah kinerja Human Resource (HR). Salah satunya aplikasi HRD berbasis digital, Hadirr.

Hadirr adalah aplikasi absensi berbasis web (e-absensi) & reimbursement online untuk memantau kinerja karyawan jarak jauh, pekerja work from home (WFH), pegawai lapangan, dan tim sales.

Selain itu, Hadirr juga menyediakan fitur Client Visit yang memungkinkan Anda mengecek keberadaan sales lapangan saat canvassing. Koordinasi pekerjaan antar karyawan juga jadi lebih mudah dengan fitur timesheet online. Dan makin lengkap dengan fitur jadwal lembur karyawan hingga shifting.

Aplikasi HR selanjutnya yang terintegrasi dengan Hadirr yang membantu program kerja HRD adalah aplikasi payroll dan PPh 21, Gadjian. Aplikasi ini juga kaya akan fitur-fitur untuk menyelesaikan tugas-tugas administrasi personalia.

Mulai dari fitur GATS untuk mengelola proses rekrutmen secara online dan efisien, menyimpan database kandidat, dan berkolaborasi dengan tim perekrut. Lalu fitur KPI karyawan yang membantu Anda mengevaluasi performa karyawan secara objektif, otomatis, real-time, dan juga memudahkan membuat template KPI dan memberikan umpan balik.

Selanjutnya fitur Data Personalia untuk mengelola database karyawan, dari mulai data pribadi, CV, penggajian, catatan absensi, hingga jatah cuti tahunan. 

Dan tentu saja fitur utama aplikasi payroll online ini adalah penggajian. Dengan kalkulator gaji, Gadjian dapat menghitung otomatis semua komponen gaji karyawan dan menyusun slip gaji online setiap bulan. 

Untuk solusi pembiayaan dan investasi bisnis, Anda bisa memanfaatkan aplikasi Payuung. Aplikasi ini membantu Anda memperoleh pembiayaan modal kerja dan menyalurkan dana investasi dalam bentuk reksa dana. Proses pengajuan cepat dan paperless, terhubung langsung dengan mitra finansial Payuung.