Masih Buat Invoice Pakai Microsoft Excel, Pakai Invoice Online

Microsoft Excel telah lama menjadi alat andalan bagi banyak pebisnis dalam pembuatan invoice. Sebuah survei oleh Xero pada tahun 2022 menemukan bahwa sekitar 58% dari pemilik usaha kecil masih menggunakan spreadsheet dan dokumen kertas untuk mengelola keuangan mereka, termasuk pembuatan invoice. 

Ini menjadi tren yang terus dilakukan, meskipun invoice online telah bermunculan dimana-mana. Tanpa disadari, ada banyak bahaya yang dapat mereka alami jika tetap menggunakan microsoft Excel.

4 Tantangan Membuat Invoice dengan Microsoft Excel

1.  Rawan kesalahan 

Excel sangat bergantung pada input manual untuk setiap elemen data, dari jumlah, harga per unit, hingga nama pelanggan dan detail lainnya. Ini membuka peluang besar untuk kesalahan input, seperti salah ketik angka, salah copy-paste formula, atau bahkan menghapus data penting tanpa sengaja. Kesalahan semacam ini bisa berdampak pada akurasi invoice, yang selanjutnya bisa menyebabkan konflik dengan pelanggan atau masalah dalam laporan keuangan.

Baca Juga: Tips Jitu Menaikkan Omset Toko Online

2. Kurangnya fitur otomatisasi

Salah satu kelemahan besar Excel dalam konteks pembuatan invoice adalah kurangnya fitur otomatisasi. Misalnya, tidak ada cara otomatis dalam Excel untuk mengirimkan invoice kepada pelanggan, mengingatkan tentang jatuh tempo pembayaran, atau memperbarui status pembayaran secara real-time. Semua tugas ini harus dilakukan secara manual, yang memakan waktu dan meningkatkan potensi kesalahan atau pengabaian.

3. Keamanan data yang rendah

File Excel cenderung lebih rentan terhadap isu keamanan, seperti kehilangan data akibat kerusakan file, serangan virus atau malware, atau kegagalan perangkat keras. Excel sendiri memiliki fitur keamanan yang terbatas, dan jika file disimpan secara lokal atau bahkan dijadikan lampiran email, risiko kehilangan atau pencurian data menjadi lebih tinggi, bahkan rawan akan perubahan data tanpa tau siapa yang melakukannya

4. Sulit diintegrasi

Excel tidak dirancang untuk berintegrasi secara langsung dengan sistem lain, seperti perangkat lunak akuntansi, platform pembayaran online, atau bahkan database pelanggan. Ini berarti bahwa setiap data yang diperlukan untuk atau dari proses bisnis lain harus diinput atau diekstrak secara manual, yang tidak hanya memperlambat proses tapi juga meningkatkan risiko kesalahan.

Masih Ragu Pakai Invoice Online, Ini Manfaat yang Bisa Didapat

1. Otomatisasi proses

Sistem invoice online memungkinkan otomatisasi berbagai proses yang berkaitan dengan pembuatan, pengiriman, dan manajemen invoice. Fitur otomatisasi ini mencakup pembuatan invoice secara otomatis berdasarkan data transaksi, pengiriman invoice kepada pelanggan melalui email atau platform lain secara langsung dari sistem, serta pengaturan pengingat otomatis untuk pembayaran yang belum diselesaikan.

Sebagai contoh, sebuah bisnis e-commerce dapat mengintegrasikan sistem invoice online mereka dengan platform e-commerce sehingga setiap kali transaksi selesai, invoice secara otomatis dibuat dan dikirimkan kepada pelanggan tanpa intervensi manual. Ini menghemat waktu yang sebelumnya digunakan untuk tugas administratif dan mengurangi kemungkinan kesalahan manusia.

2. Keamanan lebih terjamin

Dengan menggunakan penyimpanan berbasis cloud dan enkripsi data, sistem invoice online menawarkan tingkat keamanan yang lebih tinggi. Ini melindungi data dari risiko kehilangan akibat kerusakan perangkat keras atau serangan siber.

Misalnya, data invoice yang disimpan di cloud dapat diakses dan dipulihkan dengan mudah, bahkan jika terjadi kerusakan pada komputer lokal. Selain itu, enkripsi data memastikan bahwa informasi sensitif seperti detail pembayaran pelanggan dilindungi dari akses tidak sah.

Baca Juga: 10 Tips Menjalankan Bisnis Franchise yang Wajib Dipahami

3. Mudah terkoneksi 

Sistem invoice online sering kali menawarkan integrasi dengan berbagai perangkat lunak akuntansi, platform pembayaran, dan alat manajemen bisnis lainnya. Ini mempermudah transfer data antarsistem dan meminimalisir kesalahan input manual.

Sebagai contoh, ketika sebuah invoice dibayar, sistem pembayaran dapat secara otomatis memperbarui status pembayaran di sistem invoice dan sistem akuntansi, mengurangi beban administratif dan mempercepat rekonsiliasi keuangan.

4. Akses dan kolaborasi yang mudah

Berkat penyimpanan berbasis cloud, invoice online dapat diakses dari mana saja, kapan saja, memudahkan kolaborasi antara tim atau dengan klien. Perubahan apa pun pada invoice dapat dilakukan secara real-time, memastikan semua pihak memiliki informasi terbaru.

Tim penjualan yang bekerja dari lokasi yang berbeda dapat dengan mudah mengakses dan memperbarui invoice sesuai dengan kesepakatan terbaru dengan pelanggan, tanpa perlu menunggu kembali ke kantor atau mengirimkan dokumen secara fisik.

5. Pelacakan dan laporan real-time

Sistem invoice online memungkinkan pelacakan status pembayaran dan pembuatan laporan keuangan secara real-time. Ini memberikan gambaran yang jelas dan terkini tentang posisi keuangan bisnis, yang sangat berguna untuk pengambilan keputusan.

Seorang pemilik bisnis dapat dengan cepat memeriksa berapa banyak invoice yang belum dibayar, rata-rata waktu pembayaran, dan proyeksi pendapatan untuk periode mendatang, semuanya dari dashboard sistem invoice online mereka.

Nah, gunakanlah Paper.id, platform penagihan & pembayaran bisnis #1 di Indonesia. Dengan invoice digital, Anda bisa buat dari mana saja, termasuk dari HP, terus tinggal kirim via HP.

Buyer kamu bisa terima & bayar langsung dengan 30 metode pembayaran, seperti kartu kredit. Dengan begitu, tempo pembayaran tambah panjang secara langsung. Terakhir, pembayaran masuk terekonsiliasi otomatis, tidak perlu mencocokkan dengan rekening bank. Daftar sekarang dan rasakan kemudahannya!

*Artikel ini adalah hasil kerja sama antara Hadirr dan Paper.id