3 Contoh Form Monitoring Pekerjaan, Komponen dan Cara Membuat

Mengelola pekerjaan dengan baik adalah kunci kesuksesan setiap bisnis. Salah satu cara untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana adalah dengan menggunakan form monitoring pekerjaan. 

Form ini membantu mengorganisir informasi penting, memantau kemajuan, dan mengidentifikasi masalah yang mungkin timbul. Dalam artikel ini, kami akan membahas pentingnya form pemantauan kinerja karyawan, cara membuatnya, dan contoh formatnya.

Manfaat Penggunaan Form Monitoring Pekerjaan

Form monitoring pekerjaan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat informasi terkait proyek atau pekerjaan tertentu. Form ini mencakup berbagai aspek, seperti deskripsi pekerjaan, jadwal, tanggung jawab, dan kemajuan pekerjaan. 

Menggunakan form pemantauan sangat penting untuk memastikan semua tugas dan proyek berjalan sesuai rencana. Selain itu, form monitoring kinerja karyawan ini juga memiliki beberapa manfaat lainnya, seperti:

a. Memantau kemajuan pekerjaan: Form ini dapat membantu tim memantau kemajuan pekerjaan secara teratur. Melalui form ini, tim dapat melihat sejauh mana tugas karyawan telah berjalan dan apakah ada keterlambatan atau masalah lain yang perlu diatasi.

b. Mengidentifikasi masalah: Form ini juga membantu dalam mengidentifikasi masalah yang mungkin timbul selama pelaksanaan pelaksanaan. Dengan mencatat masalah yang terjadi, tim dapat segera mengambil tindakan untuk menyelesaikannya dan memastikan pekerjaan tetap berjalan lancar.

c. Meningkatkan komunikasi: Dengan menggunakan form pemantauan kinerja, tim dapat meningkatkan komunikasi di antara anggota tim. Informasi yang tercatat dalam form ini dapat dibagikan dengan semua anggota tim sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang kemajuan suatu project.

d. Mengoptimalkan performa: Dengan memantau kemajuan pekerjaan secara teratur dan mengidentifikasi masalah dengan cepat, form monitoring kinerja dapat membantu mengoptimalkan performa tim. 

Baca Juga: 5 Kesalahan Manajemen Kinerja Karyawan yang Sering Terjadi

Jenis-Jenis Form Pemantauan Pekerjaan

Pemantauan kinerja karyawan pada dasarnya dapat dilakukan secara berkala, baik dalam waktu harian, mingguan, dan bulanan. Hal ini tergantung pada tujuan dan kebutuhan dari manajemen itu sendiri.

Dalam kegiatan monitoring tersebut, berikut adalah beberapa jenis form monitoring kinerja karyawan yang umum digunakan.

a. Form Monitoring Harian

Form monitoring harian umumnya digunakan untuk memantau tugas-tugas yang harus diselesaikan setiap hari. Jenis ini berguna untuk pekerjaan yang memiliki banyak detail dan membutuhkan update rutin.

b. Form Monitoring Mingguan

Form monitoring mingguan cocok untuk memantau pekerjaan atau tugas yang memerlukan review secara mingguan. Melalui form ini membantu tim melihat progres yang lebih luas dibandingkan monitoring harian dan mengidentifikasi masalah atau kendala yang mungkin terjadi dalam jangka waktu mingguan.

c. Form Monitoring Bulanan

Untuk pekerjaan atau proyek besar yang berjalan selama beberapa bulan, form bulanan adalah pilihan yang tepat. Penggunaan jenis form ini dapat memberikan gambaran besar tentang produktivitas karyawan, kemajuan proyek, dan memungkinkan perencanaan strategis yang lebih baik.

Komponen Utama Form Monitoring Pekerjaan

Form monitoring kinerja karyawan adalah alat penting untuk memantau progres dan memastikan bahwa tugas atau proyek diselesaikan tepat waktu dan sesuai standar. Untuk dapat membuat contoh form monitoring pekerjaan yang baik, berikut adalah komponen utama yang harus Anda perhatikan.

1. Informasi Dasar Proyek

Bagian ini mencakup informasi dasar, seperti nama proyek, deskripsi singkat, dan tujuan. Jangan lupa untuk menyertakan nama anggota tim yang terlibat. Hal ini dapat memberikan konteks dan memudahkan pelacakan.

2. Deskripsi Tugas dan Tanggung Jawab

Bagian ini berisi tentang tugas spesifik yang harus diselesaikan dan siapa saja anggota tim atau karyawan yang bertanggung jawab. Informasi ini dapat membantu setiap karyawan mengetahui peran dan tanggung jawab mereka.

3. Tenggat Waktu dan Jadwal

Bagian ini berisi jadwal yang telah direncanakan untuk menyelesaikan tugas atau proyek. Pastikan juga Anda menetapkan waktu untuk setiap tugas dalam proyek, seperti tanggal mulai dan estimasi tanggal selesainya pekerjaan.

Hal ini membantu menjaga pekerjaan tetap pada jalurnya dan mencegah keterlambatan.

Baca Juga: Cara Memantau Kinerja Karyawan dengan Aplikasi

Cara Membuat Form Monitoring Pekerjaan yang Efektif

Membuat contoh form monitoring pekerjaan yang efektif memerlukan perencanaan yang baik dan perhatian terhadap detail. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat form monitoring kinerja karyawan yang efektif.

1. Menentukan Tujuan Monitoring

Dalam membuat form pemantauan pekerjaan, pastikan Anda tahu apa yang ingin dicapai melalui penggunaan form tersebut. Apakah untuk melacak progress harian, mingguan, atau bulanan? Atau untuk meningkatkan komunikasi dan performa tim? Tujuan yang jelas akan memandu Anda dalam menyusun form secara efektif

2. Memilih Format yang Sesuai

Setelah tujuan ditentukan, Anda bisa memilih format pemantauan kinerja karyawan yang sesuai dengan kebutuhan tim. Format ini bisa berupa tabel sederhana, checklist, atau format digital yang lebih interaktif.

3. Menyusun Komponen yang Tepat

Pastikan form berisi komponen yang relevan dan membantu dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan sesuai tujuan. Contohnya, seperti deskripsi pekerjaan, jam mulai dan berakhirnya pekerjaan, kendala yang dihadapi, tindak lanjut atas masalah, kemajuan proyek, dan catatan lain. 

4. Buat Template Form

Setelah memilih format yang sesuai dan pertanyaan yang tepat, Anda bisa langsung menyusun form sesuai dengan kebutuhan proyek. Pastikan Anda tidak melewatkan komponen penyusun utama dari form monitoring. 

5. Pantau dan Evaluasi Penggunaan Form

Setelah form diimplementasikan kepada karyawan, pantau penggunaan formulir secara berkala. Evaluasi efektivitas form dalam memantau progres pekerjaan. Anda bisa meminta umpan balik dari karyawan yang menggunakan form untuk mengetahui apakah ada aspek yang perlu diperbaiki.

Contoh Form Monitoring Pekerjaan

Berikut adalah beberapa contoh form monitoring pekerjaan yang dapat digunakan untuk memantau tugas dan proyek karyawan secara efektif. 

1. Format Sederhana untuk Tugas Harian

Form ini bisa berupa tabel dengan kolom untuk tanggal, deskripsi tugas, status, dan catatan tambahan. Format ini sederhana tetapi efektif untuk menjaga agar tugas harian tetap terorganisir.

Berikut adalah contoh form monitoring pekerjaan untuk tugas harian.

2. Format Detail untuk Proyek Besar

Untuk proyek besar, Anda mungkin perlu form yang lebih detail dengan kolom tambahan untuk kendala, tindak lanjut, dan catatan kemajuan.

Format ini membantu dalam mengelola proyek yang kompleks. Di bawah ini adalah contoh formatnya.

3. Format Fleksibel untuk Tim Remote

Untuk karyawan yang bekerja jarak jauh, pastikan Anda mengetahui bagaimana cara tim berkoordinasi melalui platform tertentu. Berikut adalah contoh format pemantauan kinerja karyawan remote.

Baca Juga: 9 Aplikasi Absensi Jarak Jauh Terbaik untuk Bisnis Anda

Software Terbaik untuk Monitoring Karyawan

Selain melalui format pemantauan yang sederhana, Anda juga bisa mempertimbangkan penggunaan employee monitoring tools. Saat ini sudah banyak tersedia tools atau software yang dapat memudahkan pemantauan karyawan dan memungkinkan integrasi dengan tools manajemen proyek lainnya.

Software ini tidak hanya dapat membantu Anda memantau kinerja karyawan secara real-time, tetapi juga memungkinkan kolaborasi tim dengan mudah. Salah satu aplikasi tracking karyawan terbaik yang layak Anda coba adalah Hadirr.

Hadirr merupakan aplikasi monitoring karyawan berbasis web yang memungkinkan Anda melakukan pelacakan kehadiran, pemantauan pekerjaan, hingga pembuatan laporan pemantauan kinerja karyawan.

Tidak hanya memantau kinerja karyawan di kantor, aplikasi ini juga memungkinkan Anda melakukan monitoring tim sales yang berada di lapangan. 

 Aplikasi monitoring karyawan berbasis web ini dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan tugas pemantauan Anda, seperti:

• Absensi Online: karyawan dapat mencatatkan kehadiran mereka dari berbagai lokasi dengan absensi selfie, baik secara online maupun offline.
• Timesheet: fitur pencatatan tugas harian karyawan yang memungkinkan kolaborasi dengan karyawan lain di lokasi berbeda
• Shift Kerja: fitur pengaturan shift kerja karyawan secara otomatis yang memungkinkan Anda membuat dan mengatur kehadiran karyawan dengan mudah. 
• Lembur: fitur ini memungkinkan pencatatan dan penghitungan jam lembur karyawan dengan akurat.
• Client Visit: fitur ini dapat mencatat jadwal kunjungan klien dan lokasi karyawan dengan GPS, serta menyimpan tanda tangan digital dan dokumen meeting dari tim sales lapangan.
• Hadirr Sales: aplikasi CRM untuk memantau pipeline dan kinerja sales serta meningkatkan produktivitas tim sales bisnis Anda.

Dengan harga terjangkau, Anda bisa menikmati fitur unggulan Hadirr untuk mengoptimalkan kinerja karyawan Anda. Jadi, tunggu apa lagi? Coba Hadirr gratis sekarang!