Cara Menghitung Sales Forecast yang Akurat

Sales forecast atau perkiraan penjualan adalah salah satu hal penting dalam proses penjualan dan manajemen bisnis. Sebagai sebuah strategi, sales forecast memiliki peran signifikan dalam keberhasilan bisnis. 

Melalui strategi ini, Anda dapat memprediksi tingkat penjualan dan pendapatan yang mungkin dicapai dalam periode tertentu di masa depan.

Namun, sales forecast tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Sebab, berbagai metode yang digunakan harus dipahami dengan baik untuk menghindari dampak negatif terhadap arus kas dan aspek keuangan lainnya. 

Oleh karena itu, mari pelajari lebih lanjut apa yang dimaksud dengan perkiraan penjualan dan cara menghitung sales forecast melalui metode yang ada.

Sales Forecast dan Manfaatnya bagi Bisnis

Sales forecast adalah perkiraan penjualan yang diharapkan dalam periode tertentu (kuartal atau tahun). Perkiraan ini tidak hanya penting untuk perencanaan penjualan, tetapi juga untuk pengembangan bisnis dan mempengaruhi banyak aspek dalam perusahaan. 

Dengan perkiraan penjualan yang baik, perusahaan dapat mengidentifikasi masalah potensial, membuat keputusan yang lebih baik, serta membantu dalam perencanaan bisnis, penganggaran, dan manajemen risiko.

Baca Juga: Contoh Analisa Penurunan Sales, Penyebab dan Solusinya

Sales forecast juga memungkinkan perusahaan mengalokasikan sumber daya secara efisien, serta memperkirakan biaya dan pendapatan secara akurat untuk memprediksi kinerja jangka pendek dan jangka panjang. Oleh karena itu, sales forecast sangat penting dalam penjualan dan manajemen bisnis.

Beberapa manfaat utama dari sales forecast, di antaranya:

1. Memantau Produktivitas Penjualan: Sales forecast membantu bisnis memantau produktivitas penjualan berdasarkan data yang akurat. Dengan begitu, kebijakan peningkatan bisnis dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
2. Sebagai Bahan Evaluasi: Dengan perkiraan penjualan, bisnis dapat mengevaluasi apakah pendapatan sesuai dengan ekspektasi. Jika hasil yang mereka peroleh tidak sesuai ekspektasi, maka strategi yang mereka terapkan perlu dibenahi. 
3. Merencanakan Pengembangan: Sales forecasting mempermudah bisnis dalam merencanakan pengembangan sesuai kemampuan, dengan mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan atau pengembangan.
4. Memberikan Informasi Terkait Kompetitor: Penurunan penjualan yang dideteksi melalui forecast dapat menjadi indikasi bahwa kompetitor mengalami peningkatan penjualan. Melalui informasi ini, bisnis perlu mengubah strategi untuk tetap kompetitif.

Faktor yang Memengaruhi Sales Forecast

Untuk meningkatkan keuntungan perusahaan melalui perkiraan penjualan, Anda perlu memahami faktor-faktor yang memengaruhi keberhasilan strategi ini. Faktor-faktor tersebut terbagi menjadi dua, yaitu internal dan eksternal.

1. Faktor Internal

Faktor internal yang mempengaruhi keberhasilan sales forecast meliputi beberapa aspek, mulai dari tenaga kerja hingga lokasi perusahaan. Berikut adalah beberapa faktor internal yang perlu diperhatikan:

• Jumlah Tenaga Kerja: Penurunan jumlah karyawan dapat menyebabkan penurunan pendapatan penjualan, sementara peningkatan jumlah karyawan dapat mendorong peningkatan pendapatan.
• Kebijakan Perusahaan: Kebijakan internal, seperti aturan pengembalian komisi, dapat memengaruhi jumlah target konsumen dan tingkat keuntungan yang bisa diperoleh perusahaan.
• Upaya Pemasaran: Perusahaan yang aktif melakukan campaign pemasaran berpeluang meningkatkan pendapatan penjualan. Namun, hasilnya juga bergantung pada kualitas campaign pemasaran tersebut.
• Perpindahan Lokasi: Ketika memutuskan untuk memindahkan lokasi perusahaan, maka divisi penjualan mungkin akan memerlukan waktu untuk beradaptasi dengan lingkungan perusahaan yang baru. 

2. Faktor Eksternal

Selain faktor internal, faktor eksternal juga berpengaruh pada keberhasilan sales forecast. Berikut adalah beberapa yang perlu dipahami:

• Perubahan Kompetisi: Kehadiran pesaing baru dapat menyebabkan penurunan pendapatan. Oleh karena itu, perusahaan perlu rutin menganalisis perkembangan kompetitor untuk menyusun strategi persaingan yang efektif.
• Perubahan Permintaan Pasar: Jika permintaan terhadap produk menurun, perusahaan harus beradaptasi dengan berbagai cara, seperti membuat tren baru, memberikan diskon, atau menerapkan strategi bundling.
• Perubahan Musim: Pergantian musim dapat mempengaruhi tingkat permintaan konsumen yang pada akhirnya berdampak pada pendapatan penjualan.
• Peraturan Pemerintah: Regulasi pemerintah dapat mempengaruhi prospek penjualan, baik secara positif maupun negatif. Oleh karena itu, tim penjualan harus mengikuti perkembangan peraturan dan bekerja sama dengan tim legal untuk mengevaluasinya.
• Kondisi Ekonomi: Ketika ekonomi stabil, konsumen cenderung membeli lebih banyak produk atau melakukan investasi. Sebaliknya, kondisi ekonomi yang kurang baik dapat mengurangi penjualan.

Metode dan Cara Menghitung Sales Forecast

Membuat dan menghitung sales forecast tidaklah mudah karena jika salah strategi, maka keuntungan yang Anda peroleh mungkin tidak sesuai dengan prediksi yang telah ditetapkan. Untuk membantu Anda memahami cara menghitung sales forecast, berikut kami uraikan beberapa metode sales forecast yang sering digunakan.

Pipeline Forecasting

Jika Anda baru mengenal sales forecasting dan ingin memperkirakan penjualan dengan cepat dan akurat, maka metode pipeline bisa menjadi pilihan yang tepat. Metode ini menggunakan data peluang dalam pipeline penjualan saat ini untuk memperkirakan jumlah penjualan yang kemungkinan akan tercapai dalam periode tertentu.

Cara menghitung sales forecast dengan metode ini adalah dengan menggunakan rumus berikut: 

Penjualan yang diperkirakan = Jumlah dari ((Probabilitas peluang) x (Nilai peluang)) 

Sebagai contoh, jika Anda memiliki peluang penjualan berikut dalam pipeline:

• Peluang senilai Rp50 juta memiliki probabilitas 50% dengan tenggat waktu sekitar 31 Januari
• Peluang senilai Rp80 juta memiliki probabilitas 20% dengan tenggat waktu sekitar 10 Februari
• Peluang senilai Rp120 juta memiliki probabilitas 10% dengan tenggat waktu sekitar 15 Maret

Maka, perkiraan penjualan Anda untuk kuartal pertama tahun ini akan menjadi:

Penjualan yang diperkirakan = ((50% x Rp50 juta) + (20% x Rp80 juta) + (10% x Rp120

                                                   juta)) 

          = Rp25 juta + Rp16 juta + Rp12 juta

          = Rp53 juta

Baca Juga: Tahapan dan Contoh Sales Pipeline pada Bisnis

Time Series Analysis

Time series analysis adalah metode yang melibatkan analisis data penjualan historis untuk mengidentifikasi pola dan tren di masa depan. Metode atau cara menghitung sales forecast ini menggunakan asumsi bahwa pola penjualan masa lalu akan berlanjut di masa depan.

Ada beberapa metode yang berkaitan dengan time series analysis, di antaranya:

• Naive method: Metode yang mengasumsikan bahwa penjualan bulan depan akan sama dengan bulan ini atau bulan sebelumnya.
• Simple moving average: Metode yang memperkirakan penjualan dengan mengambil rata-rata hasil penjualan dari beberapa bulan sebelumnya.
• Weighted moving average: Memperkirakan penjualan dengan menghitung total dari (hasil penjualan bulan x faktor pembobotan) untuk beberapa bulan sebelumnya. Biasanya, bulan yang lebih baru memiliki faktor pembobotan yang lebih tinggi.
• Exponential smoothing: Metode ini mirip dengan weighted moving average dengan faktor pembobotan yang menurun secara eksponensial. 

Regression Analysis

Metode atau cara menghitung sales forecast ini menggunakan persamaan matematika untuk memodelkan hubungan antara variabel dependen (penjualan) dan satu atau lebih variabel independen (seperti pengeluaran iklan atau indikator ekonomi). 

Cara menghitung sales forecast dengan metode ini adalah dengan menggunakan rumus berikut:

y = a + bx

• y adalah variabel dependen (penjualan),
• a adalah y-intercept,
• x adalah variabel independen (pengeluaran iklan),
• b adalah koefisien yang menunjukkan perubahan y akibat perubahan satu unit dalam x.

Metode ini berguna jika Anda telah mengidentifikasi faktor-faktor yang secara akurat memprediksi hasil penjualan dan bisa diperkirakan dengan tepat di masa depan. 

Namun, metode ini memerlukan pemahaman yang mendalam tentang statistik untuk membangun model forecasting yang baik. Jika tidak, hasil yang diperoleh mungkin tidak akurat.

Tahapan dalam Membuat Sales Forecast

Membuat sales forecast yang akurat bisa menjadi tantangan bagi banyak perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa perkiraan penjualan yang Anda buat memiliki tingkat akurasi yang tinggi. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat sales forecast yang tepat.

1. Menetapkan Proses Penjualan untuk Tim

Langkah pertama adalah menetapkan proses penjualan yang konsisten. Proses ini membantu dalam menentukan standar untuk peluang, prospek, dan definisi yang sejalan dengan tujuan bisnis. Yang terpenting, semua anggota tim harus sepakat tentang kapan dan bagaimana mengukur prospek yang masuk dan keluar dari pipeline.

2. Menetapkan Kuota Penjualan untuk Individu dan Tim 

Tahapan kedua adalah menetapkan kuota penjualan bagi setiap individu dan tim sebagai tujuan dasar keuangan. Nantinya, hasil yang diperoleh dapat dibandingkan dengan perkiraan penjualan yang telah Anda buat. Selain itu, menetapkan contoh KPI sales yang jelas akan membantu memantau pencapaian target penjualan dengan lebih efektif.

3. Berinvestasi dalam Aplikasi CRM 

Menggunakan customer relationship management (CRM) dapat memberikan database yang diperlukan oleh tim penjualan untuk melacak peluang dan memberikan prediksi closing yang lebih akurat. Data yang akurat dari CRM tools memungkinkan perkiraan yang juga akurat.

4. Memilih Metode Sales Forecast yang Tepat 

Setelah menyelesaikan langkah-langkah sebelumnya, saatnya memilih metode atau cara menghitung sales forecast yang sesuai dengan bisnis Anda. Pilihan metode ini akan bergantung pada beberapa faktor, termasuk usia bisnis, ukuran tim penjualan, pipeline penjualan, kualitas data, dan sistem pelacakan data yang digunakan.

5. Meninjau Penjualan Sebelumnya 

Dalam membuat sales forecast yang akurat, penting untuk meninjau kinerja penjualan di masa lalu. Apakah tim penjualan Anda sudah bekerja dengan baik? Salah satu cara menghitung growth sales adalah membandingkan data kuartal saat ini dengan sales forecast dari tahun sebelumnya, lalu mencatat perbedaan atau perubahan yang terjadi.

6. Menggunakan Data dari Perusahaan Lain

Selain meninjau data internal, Anda juga dapat memanfaatkan data penjualan dari perusahaan lain atau pesaing untuk memperluas wawasan Anda. Data ini bisa mencakup informasi tentang pemasaran, produk, keuangan, dan sumber daya manusia. Dengan memahami data eksternal, Anda bisa membuat sales forecast yang lebih efektif dan akurat.

7. Memberikan Informasi yang Akurat dan Akuntabel

Apa pun metode atau cara menghitung sales forecast yang Anda pilih, pastikan untuk selalu mengkomunikasikan perubahan dan keputusan kepada tim penjualan. Tim juga bisa menggunakan aplikasi CRM untuk mendapatkan informasi tentang setiap interaksi dengan prospek dan antar anggota tim.

Baca Juga: 10 Aplikasi CRM Berbasis Web & Cloud untuk Kebutuhan Bisnis

Optimalkan Sales Forecasting dengan Aplikasi CRM Hadirr

Membuat sales forecast yang akurat membutuhkan data yang relevan dan metode yang tepat. Sebagai aplikasi CRM, Hadirr menawarkan fitur-fitur canggih yang dapat membantu Anda dalam mengumpulkan data penjualan, mengelola tim penjualan, dan membuat sales forecast yang akurat. 

Dengan fitur CRM tools, Hadirr dapat membantu Anda memantau aktivitas penjualan dan potensi penjualan sehingga akan lebih mudah membuat prediksi penjualan dan meminimalisir adanya peluang yang terlewatkan.

Aplikasi mobile CRM Hadirr juga dilengkapi berbagai fitur yang dapat mengefisiensikan penjualan bisnis dan pemantauan Anda, seperti:

• Manajemen Data Pelanggan: Fitur ini akan membantu Anda dalam mengatur data pelanggan dan mengelompokkannya sesuai kebutuhan tim sales Anda. Selain itu, Anda dapat menambahkan berbagai informasi yang berhubungan dengan masing-masing pelanggan.
• Sales Pipeline:  Fitur ini akan membantu keseluruhan tim untuk memantau proses tiap calon pelanggan atau pelanggan setia dalam proses sales yang sedang berjalan.
• Analisis Data Sales: Melalui fitur ini, manajer ataupun supervisor dapat memantau seluruh proses sales yang berjalan dan menentukan strategi bisnis efektif dari dari data tersebut.
• Monitoring Sales Lapangan: pemantauan kinerja sales yang memungkinkan untuk melihat kehadiran dan lokasi sales, durasi kunjungan sales, laporan visit sales, hingga biaya yang sales keluarkan selama kunjungan.
• Monitor dan Evaluasi KPI Sales: Fitur ini akan memudahkan pimpinan perusahaan dalam mengatur KPI karyawan. Tim sales pun dapat memantau pencapaian tim terhadap KPI yang telah ditetapkan di dalam aplikasi mobile CRM.

Dengan biaya investasi yang lebih terjangkau, Anda bisa menikmati CRM tools Hadirr untuk memaksimalkan penjualan bisnis Anda. Tertarik untuk meningkatkan omset penjualan dengan aplikasi mobile CRM terlengkap? Coba Hadirr gratis sekarang!