5 Contoh SOP Kunjungan Sales yang Tepat
SOP sales marketing mengatur dan memandu tim sales Anda melalui setiap proses penjualan, mulai dari praktik, strategi dan teknik terbaik yang telah terbukti efektif dalam menghasilkan banyak pelanggan dan meningkatkan angka penjualan.
Tak sedikit perusahaan yang memiliki kesulitan terkait pembuatan SOP sales. Tak heran apabila alur kerja tim sales mengalami hambatan dan menimbulkan sejumlah permasalahan dalam pencapaian target penjualan.
Oleh karena itu, diperlukan panduan lengkap mengenai SOP sales dan strategi menerapkan SOP yang efektif untuk kunjungan sales.
Apa Itu SOP Kunjungan Sales?
SOP kunjungan sales merupakan serangkaian instruksi tertulis berisikan langkah-langkah, tata cara kerja, dan praktik terbaik yang digunakan oleh tim sales untuk menjalankan strategi dan mencapai target penjualan.
SOP memastikan bahwa setiap sales melakukan kegiatan sesuai dengan yang sudah tertulis di panduan manual, sehingga dapat menghindari pengambilan keputusan yang tidak perlu dan menghabiskan waktu.
Karena mengetahui dengan pasti apa yang dilakukan di setiap proses beserta adanya action plan sales yang matang, tugas penjualan pun dapat diselesaikan secara menyeluruh.
Baca Juga: Sales Representative: Definisi, Tugas dan Tanggung Jawab
Pentingnya SOP Kunjungan Sales untuk Bisnis
Menerapkan SOP kunjungan sales memberikan sejumlah manfaat, yaitu :
a. Mempercepat proses kerja
SOP memberi kejelasan, sehingga tidak ada ambiguitas dan kebingungan saat sales bekerja. Hal ini akan mempercepat proses penjualan, sebab pelanggan akan menerima pengalaman yang sama setiap berinteraksi dan terciptalah kepercayaan pelanggan.
b. Meningkatkan produktivitas
SOP meningkatkan produktivitas dengan menyederhanakan proses. Dengan adanya panduan praktik terbaik di setiap tahapan penjualan atau sales pipeline, SOP membantu tim sales untuk mengurangi duplikasi pekerjaan, menghilangkan langkah-langkah tidak perlu dan menghemat waktu.
c. Meningkatkan akuntabilitas tim
SOP bisa menjadi bahan evaluasi apakah tim sales sudah bekerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Manajer dapat memeriksa metrik penjualan, memantau progress, dan membuat keputusan berdasarkan data penerapan SOP.
d. Memudahkan pelatihan karyawan baru
SOP menjadi sumber daya berharga untuk karyawan baru. Ini membantu mereka belajar mandiri merujuk pada standar yang diberlakukan, beradaptasi dengan cepat, mengurangi kesalahan, dan memastikan mereka dengan cepat berkontribusi untuk kesuksesan tim.
Elemen Penyusun SOP Kunjungan Sales
Ciri-ciri dari SOP sales yang efektif adalah jelas dan mudah dipahami. Saat menyusun SOP, Anda perlu memerhatikan tiga elemen kunci untuk membuatnya efektif, yaitu :
- Tujuan dan sasaran yang jelas. Sebuah tujuan memberikan target dan jangka waktu yang jelas untuk dicapai tim sales. Misalnya, tim sales harus meningkatkan jumlah prospek berkualitas sebesar 20% di kuartal penjualan berikutnya.
- Deskripsi proses yang terperinci. Jabarkan setiap langkah dan tindakan yang dilakukan, alat yang digunakan beserta sumber daya pendukung. Misalnya, tim sales menggunakan sistem CRM (Customer Relationship Management), sehingga SOP memuat instruksi penggunaan sistem tersebut untuk mengelola prospek.
- Peran dan tanggungjawab yang jelas. Setiap orang mengetahui peran mereka masing-masing, jadi tidak akan terjadi kebingungan, duplikasi kerja, dan potensi kemacetan proses penjualan. Sebagai contoh, SOP dapat menetapkan tugas dari sales yang menangani prospek awal dan prospek yang telah memenuhi syarat.
Baca Juga: Jenis Komisi Sales dan Contohnya (Webinar Gadjian Academy)
Contoh SOP Kunjungan Sales
Berikut adalah beberapa contoh SOP kunjungan sales yang dapat Anda gunakan sebagai panduan kegiatan di setiap tahapan penjualan.
1. SOP Product Knowledge
- Tujuan : Meningkatkan pemahaman anggota tim sales tentang produk dan layanan yang dijual untuk memberikan layanan pelanggan yang unggul dan meningkatkan efektivitas penjualan.
- Ruang lingkup : Seluruh anggota tim sales perusahaan
- Rincian Prosedur
| Kegiatan | Tanggung Jawab |
|---|---|
| 1. Lakukan kunjungan ke tim produk untuk mengadakan sesi tanya jawab. | Manajer |
| 2. Pelajari spesifikasi (fitur, manfaat dan keunggulan) produk dengan membaca panduan produk dan materi promosi. | Staf |
| 3. Lakukan simulasi penjualan berupa praktik presentasi dan meminta umpan balik (feedback) | Staf |
| 4. Ikuti pelatihan produk berkala. | Staf |
| 5. Dukung tim dengan pembaruan produk secara teratur. | Staf |
2. SOP Lead Generation
- Tujuan : Menghasilkan prospek potensial untuk membangun saluran penjualan yang aktif.
- Ruang lingkup : Anggota tim sales yang bertanggungjawab untuk pengembangan prospek.
- Rincian Prosedur
| Kegiatan | Tanggung Jawab |
|---|---|
| 1. Pastikan database pelanggan terkelola dengan baik. | Manajer |
| 2. Menetapkan strategi kampanye dan target pasar. | Manajer |
| 3. Identifikasi leads baru berdasarkan database yang ada. | Staf |
| 4. Identifikasi leads baru melalui pameran, seminar, dan platform online. | Staf |
| 5. Menyusun dan mengirim email penawaran kepada prospek. | Staf |
| 6. Membuat konten promosi produk di media sosial dan ajak interaksi. | Staf |
| 7. Pantau dan tanggapi secara cepat tanggapan prospek. | Staf |
| 8. Dokumentasikan informasi prospek dengan rapi menggunakan sistem CRM. | Staf |
3. SOP Proses Penjualan
- Tujuan : Menjalankan proses penjualan secara konsisten dan efektif untuk meningkatkan konversi dan kepuasan pelanggan.
- Ruang lingkup : Anggota tim sales yang terlibat dalam proses penjualan
- Rincian Prosedur
| Kegiatan | Tanggung Jawab |
|---|---|
| 1. Menetapkan strategi dan target penjualan. | Manajer |
| 2. Menyediakan akses ke database pelanggan dan tools pendukung. | Manajer |
| 3. Menetapkan strategi pemeliharaan hubungan dengan pelanggan baru. | Manajer |
| 4. Membuat janji berkunjung ke pelanggan. | Staf |
| 5. Temui pelanggan, tersenyum, beri salam, tanya kabar dan jalin komunikasi yang menyenangkan. | Staf |
| 6. Jaga kontak mata, bahasa tubuh yang tepat dan presentasikan produk di sela-sela pembicaraan. | Staf |
| 7. Lakukan negosiasi harga dan dan persyaratan jika diperlukan. | Staf |
| 8. Konfirmasi dan dokumentasikan kesepatan penjualan (close deal). | Staf |
| 9. Minta saran terkait produk dan pelayanan selama ini. | Staf |
| 10. Akhiri pembicaraan dengan ucapkan terima kasih dan sampaikan harapan untuk bertemu kembali. | Staf |
| 11. Menulis hasil kunjungan ke dalam form kunjungan pelanggan dan informasikan kepada Manajer. | Staf |
4. SOP Follow Up Customer
- Tujuan : Mengelola komunikasi dengan prospek dan pelanggan untuk meningkatkan peluang penjualan.
- Ruang lingkup : Seluruh anggota tim sales
- Rincian Prosedur
| Kegiatan | Tanggung Jawab |
|---|---|
| 1. Gunakan CRM untuk penjadwalan follow-up. | Staf |
| 2. Untuk calon pelanggan yang pertama kali berinteraksi, kirim pesan sambutan untuk menyambut mereka dan meminta tanggapan atau pertemuan selanjutnya. | Staf |
| 3. Setelah melakukan demo produk, lakukan follow-up kembali dalam 24-48 jam dengan mengirimkan ringkasan pertemuan dan menanyakan apakah calon pelanggan memiliki pertanyaan lebih lanjut. | Staf |
| 4. Beritahu pelanggan ketika mengembangkan produk baru atau perbaikan pada produk. | Staf |
| 5. Informasi penawaran yang menarik seperti diskon khusus, program loyalitas dan penawaran eksklusif yang diberlakukan perusahaan. | Staf |
| 6. Kirimkan newsletter secara teratur. | Staf |
| 7. Masukkan hasil tindak lanjut ke dalam CRM. | Staf |
5. SOP Pelatihan Penjualan
- Tujuan : Meningkatkan keterampilan tim sales melalui pelatihan dan pengembangan dalam melakukan penjualan yang lebih efektif dan efisien.
- Ruang lingkup : Seluruh anggota sales, termasuk karyawan baru
- Rincian Prosedur
| Kegiatan | Tanggung Jawab |
|---|---|
| 1. Mengavaluasi kinerja dan mengidentifikasi kebutuhan pelatihan tambahan. | Manajer |
| 2. Menjadwalkan pelatihan karyawan sales dan menyusun materi pelatihan, termasuk modul, presentasi dan alat bantu. | Manajer |
| 3. Selenggarakan sesi onboarding untuk karyawan baru. | Manajer |
| 4. Adakan pelatihan berkala tentang produk dan layanan baru. | Manajer |
| 5. Adakan pelatihan berkala tentang teknik penjualan yang efektif. | Manajer |
| 6. Memberi umpan balik yang konstruktif mengenai materi dan metode pelatihan. | Staf |
Tips Menerapkan Kunjungan Sales yang Efektif
Sekarang Anda sudah memiliki contoh SOP kunjungan sales untuk mendukung penjualan, lalu bagaimana menerapkannya dengan lebih efektif?
1. Mengadakan sesi pelatihan SOP yang menyeluruh
Melalui sesi pelatihan, pastikan seluruh tim sales memahami tujuan dan rincian prosedur di dalam SOP serta siapa yang bertanggungjawab untuk setiap proses penjualan. Jangan lupa untuk menekankan pentingnya mengikuti SOP secara konsisten.
Untuk meningkatkan pemahaman mereka, Anda dapat memberi kesempatan tanya jawab untuk tim sales dan mendukung pembelajaran mereka dengan membuat alat bantu kerja atau alat bantu visual.
Baca Juga: Seputar Metode Canvassing Serta Kelebihan dan Kekurangannya
2. Melakukan monitoring dan mengukur keberhasilan
Lakukan pemantauan kinerja tim sales Anda secara teratur untuk mengidentifikasi progress keberhasilan mereka dalam mencapai target. Biasanya, pendekatan yang digunakan untuk mengukur keberhasilan ini berbasis data seperti membuat Key Performance Indicator (KPI).
Pelajari cara memilih aplikasi KPI karyawan!
Contoh KPI sales yang relevan di antaranya volume penjualan, convertion rate, jumlah kunjungan, ROI (Return on Investment) dari kunjungan hingga angka kepuasan pelanggan.
3. Menggunakan aplikasi kunjungan sales
Saat ini Anda sudah dapat mengadopsi teknologi untuk melacak kunjungan sales secara online melalui aplikasi sales lapangan. Aplikasi ini memungkinkan sales manager untuk monitoring posisi dan kinerja tim sales secara real-time, mencatat detil setiap kunjungan, hingga memberikan umpan balik yang cepat.
Hadirr: Solusi Terbaik untuk Mengelola Kunjungan Sales Anda
Agar tim sales dapat berfokus pada SOP kunjungan yang sudah dibuat perusahaan, gunakanlah aplikasi sales management dari Hadirr untuk memastikan keberhasilan kunjungan tim sales Anda.
Hadirr Sales merupakan aplikasi CRM yang menunjang kinerja dan mobilitas sales di lapangan. Aplikasi ini menawarkan beberapa fitur utama, di antaranya fitur absensi digital untuk pencatatan kehadiran sales secara online, cukup dengan verifikasi lokasi dan wajah karyawan saja.
Di samping itu, sales manager akan lebih leluasa memantau seluruh anggota tim karena Hadirr menyediakan fitur client visit, di mana setiap kunjungan yang dilakukan sales akan terdokumentasi secara real-time di aplikasi.
Dengan Hadirr, Anda dapat memaksimalkan setiap proses dalam pipa penjualan sekaligus kinerja karyawan sales hanya dengan satu aplikasi saja. Maksimalkan penjualan Anda dengan aplikasi Hadirr sekarang juga!