7 Aplikasi Project Management untuk Kolaborasi Lebih Baik

Bagaimana kamu mengelola pekerjaan atau proyek yang melibatkan sebuah tim di perusahaan? Apakah dengan cara konvensional seperti meeting di kantor dan laporan dokumen cetak? Ataukah sudah menggunakan aplikasi project management yang memungkinkan komunikasi dan kolaborasi secara online?

Seperti kita tahu, manajemen proyek merupakan proses kompleks yang melibatkan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan tugas untuk mencapai tujuan. Perbedaan antara manajemen proyek konvensional dan manajemen proyek berbasis aplikasi terletak pada metode dan alat untuk mengelola waktu, sumber daya, dan tugas.

Penggunaan aplikasi project management jauh lebih efisien, sehingga kamu bisa menghemat waktu, tenaga, dan biaya. Mari kita lihat apa saja kelebihannya.

Mengapa perlu menggunakan aplikasi project management?

Penggunaan perangkat lunak manajemen proyek memberikan keuntungan bagi perusahaan dalam hal berikut ini:

a. Cara mengelola tugas

Dalam metode konvensional, project manager menggunakan alat sederhana seperti buku catatan, spreadsheet, atau dokumen kertas untuk mencatat tugas dan mengumpulkan laporan secara rutin dari tim yang terlibat. Begitu juga dengan pemantauan progres, semua dicatat di kertas atau Excel.

Sementara, dengan aplikasi manajemen proyek, tugas-tugas bisa dialokasikan, dipantau, dan diperbarui secara real-time. Aplikasi memungkinkan project manager mengelola pekerjaan melalui dashboard otomatis yang juga bisa diakses oleh setiap anggota tim.

Baca Juga: 5 Contoh SOP Kunjungan Sales yang Tepat

b. Komunikasi dan koordinasi

Dalam manajemen konvensional, komunikasi dan koordinasi tim lebih sering melalui tatap muka, telepon, atau email. Proses ini tentu saja memakan waktu dan kurang efisien, terutama jika proyek melibatkan kolaborasi tim besar atau antar-departemen.

Nah, sebaliknya, dengan aplikasi manajemen proyek, manajer dan tim bisa berkomunikasi secara online di platform yang sama. Fitur chat dan notifikasi otomatis memudahkan setiap orang berbicara dan berkomentar untuk semua anggota tim, sehingga penyampaian informasi lebih cepat dan lebih efektif.

c. Pemantauan dan pelaporan

Jika kamu menggunakan pendekatan konvensional, pemantauan progres biasanya melalui laporan manual dari anggota tim. Project manager secara berkala mengumpulkan dan menganalisis data dari laporan ini untuk mengetahui apakah proyek berjalan sesuai rencana. Karena bersifat periodik, informasinya tentu tidak real-time.

Lain halnya jika menggunakan aplikasi. Kamu cukup memantau progres pekerjaan secara real-time melalui dashboard visual. Fitur pelacakan otomatis akan menyajikan daftar tugas dan anggota yang bertanggung jawab. Jika muncul kendala, manajer proyek bisa langsung mengambil tindakan untuk perbaikan.

d. Manajemen waktu dan deadline

Proyek kamu sering molor? Mungkin salah satu sebabnya adalah pencatatan manual yang membuat pengelolaan waktu kurang efisien. Anggota tim harus mengingat deadline tugas atau mengandalkan pemberitahuan dari project manager. Itu sebabnya, baik anggota tim maupun manajer tidak boleh lupa atau telat melapor.

Sementara itu, aplikasi manajemen proyek memungkinkan manajer untuk menetapkan tenggat waktu setiap tugas dengan sistem pengingat otomatis. Artinya, tiap anggota tim selalu mendapatkan informasi tentang timeline proyek dan kapan tugas mereka harus diselesaikan.

e. Visibilitas dan transparansi

Dalam manajemen konvensional, transparansi tahapan proyek sangat bergantung pada laporan manual yang diberikan oleh setiap anggota tim. Visibilitas manajer terhadap proyek terbatas pada informasi yang disampaikan tim sehingga kerap kesulitan memprediksi masalah atau kendala yang mungkin terjadi.

Sebaliknya, aplikasi manajemen proyek memberikan transparansi penuh ke semua anggota tim dan manajer. Mereka bisa melihat keseluruhan status proyek secara real-time sehingga membantu mendeteksi hambatan atau risiko lebih awal untuk tindakan pencegahan. 

f. Integrasi dan skalabilitas

Penggunaan aplikasi project management memungkinkan integrasi dengan aplikasi lain, seperti absensi online untuk mencatat data kehadiran tim. Manajer tidak perlu lagi input data manual dari spreadsheet atau dokumen kertas. Misalnya, dengan aplikasi Hadirr, manajer sales dapat memantau proyek penjualan anggota tim sekaligus kehadiran mereka, termasuk jam kerja dan jadwal harian.

Aplikasi manajemen proyek juga scalable, bisa mengelola proyek dengan tim kecil maupun tim besar. Distribusi dan pengaturan tugas oleh manajer menjadi lebih mudah dan efisien lewat platform ketimbang dengan cara konvensional.

Contoh pekerjaan proyek

Konstruksi merupakan salah satu contoh manajemen proyek yang kompleks, karena melibatkan berbagai elemen seperti perencanaan detail, tim besar, anggaran yang ketat, standar keamanan dan keselamatan kerja, serta batas waktu pekerjaan.

Berikut adalah contoh implementasi manajemen proyek konstruksi sebuah gedung bertingkat untuk perkantoran:

Tahap Proyek	Daftar Tugas	Durasi	Penanggung Jawab
1. Perencanaan
Studi kelayakan	Evaluasi teknis, lingkungan, ekonomi	1 bulan	Konsultan, Manajer Proyek
Rancangan awal	Gambar desain, konsep struktur, anggaran	1,5 bulan	Arsitek, Insinyur Sipil
Perizinan	Mengurus izin bangunan, izin lingkungan, dll.	2 bulan	Tim Hukum
2. Desain
Desain arsitektur	Desain detail, spesifikasi teknis	2 bulan	Arsitek, Desainer Interior
Desain struktur	Perencanaan struktur, kalkulasi material	1,5 bulan	Insinyur Sipil
Desain MEP	Rencana sistem kelistrikan, air, dan HVAC	2 bulan	Insinyur MEP, Konsultan Teknik
3. Pengadaan
Pemilihan kontraktor	Tender dan seleksi kontraktor	1 bulan	Manajer Proyek, Konsultan
Pengadaan material dan peralatan	Pembelian bahan bangunan dan sewa alat berat	1 bulan	Manajer Proyek, Kontraktor
4. Konstruksi
Pekerjaan persiapan	Pembersihan lahan, pemagaran, leveling	1 bulan	Kontraktor, Tim Lapangan
Pembangunan pondasi	Penggalian dan pengecoran pondasi	2 bulan	Kontraktor, Insinyur Sipil
Pembangunan struktur	Pemasangan rangka, kolom, balok, dan dinding	4 bulan	Kontraktor, Tim Konstruksi
Pekerjaan MEP	Instalasi sistem listrik, air, HVAC	3 bulan	Insinyur MEP, Subkontraktor
5. Finishing
Finishing interior dan eksterior	Pengecatan, pemasangan lantai, plafon, kaca	3 bulan	Kontraktor, Desainer Interior
Pengujian sistem	Pengujian sistem listrik, air, dan HVAC	1 bulan	Kontraktor, Konsultan Teknik
6. Penyerahan
Inspeksi akhir	Inspeksi akhir untuk kualitas dan keselamatan	2 minggu	Manajer Proyek, Inspektor Konstruksi
Serah terima	Penyerahan proyek kepada klien, penyelesaian dokumen	2 minggu	Manajer Proyek

Proyek konstruksi seperti di atas bisa dikelola menggunakan aplikasi. Bukan hanya untuk memudahkan pembagian tugas, penetapan deadline, dan pemantauan progres, aplikasi juga memungkinkan laporan manajemen konstruksi yang lebih transparan dan dapat dilacak.

Baca Juga: Contoh Slip Gaji Perusahaan Kontraktor

Contoh aplikasi project management 

Ada banyak jenis aplikasi untuk mengelola proyek yang bisa digunakan perusahaan. Daftar di bawah ini merupakan beberapa rekomendasi kami:

1. Hadirr: Manajemen proyek penjualan (sales)

Hadirr adalah aplikasi absensi online yang menyediakan fitur manajemen proyek penjualan untuk membantu tim mengelola tugas secara terintegrasi. Fitur ini sangat bermanfaat bagi perusahaan yang memiliki karyawan sales di berbagai lokasi, karena memungkinkan pemantauan setiap tahapan dalam siklus penjualan sekaligus kehadiran karyawan secara real-time melalui aplikasi.

Fitur apa saja yang membuat Hadirr sangat cocok untuk tim sales?

a. Kelola pipeline

Aplikasi pipeline Hadirr memudahkan kamu melacak setiap prospek dan peluang penjualan. Fitur ini memungkinkan tim sales melihat tahapan mana yang memerlukan perhatian lebih untuk segera ditindaklanjuti. Di lain pihak, manajer juga dapat memberikan tugas di pipeline, seperti follow up, penawaran, dan negosiasi.

b. Visit client

Ingin tahu apa saja yang dilakukan sales lapangan? Hadirr bisa memonitor sales canvassing dan kunjungan tim lapangan secara real-time. Aplikasi ini akan mencatat lokasi sales dengan GPS, menyimpan tanda tangan digital, membuat dokumen meeting sales atau tim lapangan yang melakukan kunjungan klien. Data client visit terekam otomatis di aplikasi dan bisa diunduh, sehingga manajer tak perlu repot membuat laporan manual.

c. Dashboard penjualan 

Manajer lebih mudah memantau kinerja sales melalui dashboard dengan tampilan yang mudah dipahami, yang memberikan informasi seperti jadwal harian, capaian target, dan progres penjualan oleh tim sales.

d. Kolaborasi tim sales

Punya pekerjaan kolaboratif? Hadirr membuat setiap anggota tim terhubung secara online dan berbagi tugas pada sebuah proyek penjualan secara lebih efisien tanpa tatap muka. Dengan fitur pembaruan status otomatis, setiap anggota tim dapat melihat status tugas yang telah diselesaikan maupun tugas baru dari manajer.

e. Monitoring kehadiran

Hadirr memantau kehadiran sales di mana pun mereka bekerja. Ini sangat memudahkan sales dan tim lapangan melaporkan kehadiran mereka tanpa harus hadir di kantor, sehingga lebih efisien dan menghemat waktu kerja. Visibilitas atas kehadiran karyawan ini juga membantu HR dan manajer dalam penilaian kinerja.

f. Fitur CRM

Hadirr dapat menyimpan semua informasi tentang prospek dan pelanggan, termasuk riwayat interaksi, kebutuhan spesifik, dan status peluang. Aplikasi ini juga memudahkan tim sales untuk membuat, mengatur, dan memantau pertemuan dengan prospek atau pelanggan melalui kalender terintegrasi.

g. Integrasi dengan aplikasi penilaian kinerja 

Hadirr terintegrasi dengan software payroll Gadjian yang juga merupakan aplikasi KPI karyawan. HR dapat menggunakan data pencapaian target penjualan sales untuk penilaian kinerja karyawan berdasarkan template KPI yang telah dibuat.

Dengan Hadirr, kamu bisa membuat proyek baru, menetapkan tugas untuk tiap anggota tim, memantau tenggat waktu, dan melacak kinerja setiap karyawan. Selain itu, dashboard kinerja proyek menampilkan data real-time yang mudah dipahami untuk pengambilan keputusan lebih cepat dan berbasis data.

2. ClickUp: Platform manajemen proyek multiguna

ClickUp adalah salah satu aplikasi manajemen proyek yang fleksibel. Tidak hanya berfungsi sebagai alat untuk mengelola tugas, platform ini juga menyediakan fitur untuk membuat dokumen, menetapkan target, melacak waktu, serta mengelola proyek secara kolaboratif. ClickUp bisa menyesuaikan dengan kebutuhan berbagai jenis tim, baik tim marketing, pengembangan produk, maupun operasional.

ClickUp menawarkan fitur custom views yang memungkinkan pengguna mengatur tampilan proyek sesuai preferensi, mulai dari tampilan daftar, kalender, hingga Gantt chart. Selain itu, pengguna dapat mengatur workflow dan proses kerja sesuai dengan metode mereka.

Apa saja yang ditawarkan ClickUp untuk manajemen proyek?

• Dukungan untuk berbagai metode manajemen proyek, seperti Agile dan Waterfall
• Fitur visualisasi data sesuai preferensi pengguna
• Integrasi dengan berbagai aplikasi populer seperti Google Drive dan Zoom
• Fitur otomatisasi untuk penghematan waktu dalam alur kerja.

3. Monday.com: Visualisasi proyek dengan tampilan ramah pengguna

Monday.com adalah salah satu aplikasi manajemen proyek yang mengutamakan visualisasi tugas dan alur kerja. Dengan antarmuka yang mudah digunakan, Monday.com memungkinkan manajer untuk melihat keseluruhan progres proyek dalam satu pandangan dan membantu pengambilan keputusan yang lebih cepat dan efisien. 

Proyek dapat diatur dalam format visual, di mana setiap tugas diidentifikasi berdasarkan status, seperti “Belum Mulai”, “Sedang Berjalan”, atau “Selesai”. Monday.com juga mendukung otomatisasi tugas-tugas rutin seperti pengingat atau notifikasi tugas, sehingga tim dapat lebih fokus pada pekerjaan penting. Selain itu, platform ini bisa diintegrasikan dengan tools lain seperti Google Drive dan Microsoft.

Apa kelebihan Monday.com untuk kelola proyek?

• Visual dashboard yang memudahkan pengguna untuk memantau tugas
• Fitur otomatisasi yang kuat untuk meminimalkan pekerjaan manual
• Kolaborasi tim melalui integrasi dengan tool komunikasi dan file-sharing
• Dukungan multi-platform yang memudahkan akses di desktop maupun mobile.

4. Trello: Aplikasi manajemen proyek sederhana dan fungsional

Trello merupakan solusi yang sederhana dan efektif untuk mengelola tugas-tugas harian. Aplikasi ini menggunakan model Kanban board dengan kartu-kartu yang bisa dipindahkan dari satu kolom ke kolom lainnya, seperti “To Do”, “Doing”, dan “Done”. Metode sederhana ini memudahkan tim untuk memantau alur kerja dan melihat apa yang sedang dikerjakan oleh anggota tim lainnya.

Meskipun begitu, Trello dapat menyajikan visualisasi proyek dalam berbagai bentuk, seperti dashboard, timeline, tabel, dan sebagainya. Aplikasi ini juga membantu manajer melacak tugas harian dan memastikannya berjalan sesuai rencana.

Apa yang membuat Trello layak dipertimbangkan untuk mengelola proyek?

• Antarmuka sederhana dengan sistem Kanban yang mudah dipahami.
• Menyediakan template yang bisa dikostumisasi
• Otomatisasi untuk tugas repetitif 
• Integrasi dengan aplikasi lain seperti Slack dan Google Drive.

5. Asana: Aplikasi manajemen tugas kolaboratif

Asana adalah platform AI yang menawarkan solusi manajemen proyek yang terstruktur. Aplikasi ini memungkinkan tim untuk mengelola proyek besar dengan memecahnya menjadi tugas-tugas kecil yang dapat diatur berdasarkan prioritas dan tenggat waktu. Asana juga memiliki fitur timeline, di mana pengguna dapat melihat keterkaitan antara tugas satu dengan tugas lainnya, sehingga mempermudah koordinasi tim.

Selain itu, Asana menyediakan template proyek yang bisa digunakan untuk memulai proyek dengan cepat, serta dapat dikostumisasi. Aplikasi ini juga dapat digunakan untuk pekerjaan besar lintas departemen di perusahaan.

Fitur apa saja yang menjadi keunggulan Asana?

• Fitur timeline dan time tracking yang memudahkan pengelolaan proyek besar dan kompleks
• Workflow automation untuk mempercepat proses dan menghemat waktu
• Fitur kolaborasi yang kuat dengan ruang diskusi di setiap tugas
• Terintegrasi dengan banyak aplikasi seperti Google Drive, Google Calendar, Google Chat, Slack, dan Zoom.

6. Jira: Spesialis manajemen proyek pengembangan software

Jira adalah alat manajemen proyek yang dikembangkan oleh Atlassian, sama halnya dengan Trello. Bedanya, Jira dirancang khusus untuk tim pengembang perangkat lunak. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur khusus seperti backlog management, sprint planning, bug tracking, dan release management, sehingga sangat berguna bagi tim teknis yang membutuhkan detail mendalam pada setiap proyek yang mereka kerjakan.

Fitur-fitur di atas juga memungkinkan tim untuk merencanakan iterasi pengembangan perangkat lunak secara efisien. Sementara itu, Kanban board membantu tim memperoleh gambaran jelas tentang progres pekerjaan.

Mengapa Jira layak direkomendasikan sebagai aplikasi manajemen proyek pengembangan software?

• Dashboard mendukung model Kanban dan Scrum
• Timeline dan pelacakan tugas yang sederhana dan sangat mudah dipahami
• Laporan progres real-time untuk mendukung data-driven decision
• Integrasi yang sangat kuat karena bisa dihubungkan ke lebih dari 3.000 aplikasi.

7. Microsoft Project: Standar klasik dalam manajemen proyek

Microsoft Project merupakan software manajemen proyek yang telah digunakan oleh banyak perusahaan selama bertahun-tahun. Aplikasi ini menyediakan fitur untuk membuat jadwal proyek, mengelola sumber daya, serta melacak kinerja tim. Fitur Gantt chart memungkinkan manajer proyek untuk memantau setiap tahap proyek dengan detail, dari fase awal hingga penyelesaian.

Meski cukup kompleks, Microsoft Project memberikan kendali penuh atas seluruh aspek proyek. Tool ini cocok digunakan untuk proyek yang melibatkan banyak tim dan departemen.

Lalu, apa yang menjadi kelebihan Microsoft Project?

• Fitur manajemen sumber daya yang sangat komprehensif
• Bagan visualisasi tugas dan jadwal proyek secara detail
• Integrasi dengan aplikasi Microsoft lainnya seperti Excel dan Power BI
• Cocok untuk proyek-proyek berskala besar dengan banyak pemangku kepentingan.

Platform CRM, sales canvassing, dan absensi yang super praktis

Dibandingkan yang lainnya, Hadirr merupakan aplikasi lokal, namun bisa diandalkan untuk pekerjaan HR dan sales di perusahaan. Jika kamu menginginkan platform all-in-one yang sederhana, praktis, dan terjangkau, maka kamu perlu mencoba Hadirr. Apa alasannya?

Hadirr tidak hanya merupakan aplikasi absensi online berbasis face recognition dan anti-fake GPS, tetapi juga aplikasi untuk mengelola proyek penjualan yang efektif. Fitur CRM, pipeline, hingga client visit untuk sales canvassing dapat membantu perusahaan mengoptimalkan kinerja tim penjualan untuk memperbesar omzet. 

Bagaimana dengan sales yang bekerja di lokasi terpisah? Hadir memudahkan kolaborasi dan pelacakan progres sekalipun tim penjualan tersebar di banyak lokasi.

Selain itu, fitur timesheet online juga memudahkan manajer sales memantau jadwal harian anggota tim sales lapangan dan mengetahui waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan setiap tugas. Sebagai tambahan, fitur shift kerja dan fitur jam lembur membantu kamu membuat dan mengelola jadwal kerja karyawan serta mencatat otomatis jam lembur.

Jadi, Hadirr bukan sekadar aplikasi mobile attendance di smartphone, melainkan juga tool untuk membantu HRD dan manajer memantau produktivitas karyawan, termasuk karyawan remote, pekerja lapangan, dan sales. Aplikasi ini terhubung dengan Gadjian dan Payuung dalam satu ekosistem solusi bisnis yang terintegrasi dalam Fast 8 People Hub.

Tak perlu khawatir soal dukungan pelanggan, karena tim kami yang berpengalaman dalam pengembangan aplikasi HR sejak 2008 selalu siap membantu dan menjawab pertanyaan kamu. Masih belum yakin dengan Hadirr? Kamu juga bisa coba gratis dulu selama 7 hari.