Butuh Alat Ukur Produktivitas Kerja Karyawan? Ini Pilihannya

Produktivitas karyawan merupakan faktor kunci kesuksesan bisnis Anda. Apabila seorang karyawan berhasil menyelesaikan banyak tugas namun kualitas pekerjaannya buruk atau menghabiskan banyak waktu, apakah karyawan tersebut masih bisa dikatakan produktif? 

Tentu saja tidak, sebab produktivitas tidak hanya menyorot jumlah pekerjaan yang berhasil dilakukan, tapi juga termasuk kualitas dan efisiensi hasilnya.

Bagaimana cara perusahaan mengukur tingkat produktivitas karyawan? Simak penjelasan berikut.

Pentingnya Mengukur Produktivitas Karyawan

Berikut adalah beberapa alasan mengapa perusahaan perlu mengukur produktivitas karyawan : 

Membantu perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif

Perusahaan mengidentifikasi faktor terbesar yang menghambat kelancaran produksi, kemudian mencari solusi untuk mengatasi hambatan tersebut agar produksi jadi lebih efisien dan efektif. Kegiatan ini akan menghasilkan produk atau jasa berkualitas tinggi.

Baca Juga: 5 Kesalahan Manajemen Kinerja Karyawan yang Sering Terjadi

Mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik

Data evaluasi kinerja karyawan dapat digunakan perusahaan untuk beberapa pengambilan keputusan strategis, misalnya pengalokasian anggaran, tindakan perbaikan yang perlu diambil, hingga monitoring risiko dan peluang pertumbuhan.

Meningkatkan motivasi dan kepuasan karyawan

Data produktivitas membantu Anda mengatur sistem kerja dan kebutuhan karyawan dalam memaksimalkan potensi mereka. Nantinya, karyawan mampu melihat dampak dari efisiensi pekerjaan mereka terhadap kemampuan memenuhi target dan mencapai tenggat waktu.

Faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Kerja

Saat Anda hendak melakukan analisis produktivitas kerja karyawan, sebaiknya ketahui terlebih dahulu faktor-faktor yang mempengaruhi, di antaranya sebagai berikut.

1. Lingkungan kerja

Ruang fisik, suhu, kualitas, pencahayaan, hingga tingkat kebisingan di kantor dapat menghambat atau meningkatkan produktivitas kerja karyawan Anda. Karyawan yang bekerja di area yang tenang, terang, tertata baik, bersih dan nyaman akan lebih fokus.

Biasanya, tantangan kenyamanan dihadapi oleh para karyawan remote yang tidak mendapatkan langsung fasilitas fisik untuk bekerja sehingga perusahaan perlu susun strategi meningkatkan kinerja mereka.

2. Budaya organisasi

Budaya perusahaan yang positif secara signifikan berdampak terhadap produktivitas karyawan. 

Contohnya, gaya kepemimpinan yang memberikan arahan yang jelas, feedback konstruktif, dan apresiasi atas pencapaian akan membuat karyawan merasa dihargai, dilibatkan dan termotivasi.

3. Motivasi karyawan

Motivasi karyawan dapat diciptakan melalui pemberian apresiasi dan fasilitas pengembangan keterampilan. Hal ini meningkatkan rasa percaya diri karyawan dalam berkontribusi, sehingga produktivitas pun meningkat. 

Bentuk apresiasi karyawan dapat berupa ucapan terima kasih, penghargaan, kompensasi dan tunjangan. Sementara program pengembangan karyawan dapat berupa pelatihan, lokakarya dan jenjang karier yang jelas.

Pelajari tips memberikan apresiasi kepada karyawan secara konkret!

4. Peralatan dan teknologi

Dukungan alat teknologi modern sangat penting untuk memaksimalkan efisiensi dan kinerja karyawan. Misalnya, jika Anda ingin mengukur produktivitas karyawan, gunakan aplikasi produktivitas.

5. Kesehatan dan kesejahteraan karyawan

Faktor-faktor seperti stres, kesehatan fisik dan kesehatan mental berdampak terhadap produktivitas. Perusahaan dapat mendorong produktivitas karyawan dengan menawarkan insentif kebugaran, program kesehatan, program manajemen stres, akses ke layanan konseling dan lingkungan kerja yang mendukung pengelolaan stres.

Simak cara perusahaan dalam menangani stress pada karyawan!

6. Komunikasi

Sejak diberlakukan sistem hibrid di sejumlah perusahaan, kini alat komunikasi dibutuhkan untuk menghubungkan karyawan dengan manajemen. Saluran komunikasi terpadu dapat menjadi sarana berbagi dan menerima informasi.

Baca Juga: 5 Aplikasi Absensi Bisnis F&B Terbaik

Fitur Wajib Alat Ukur Produktivitas Kerja

Apakah Anda sedang mencari rekomendasi alat ukur produktivitas kerja yang tepat? Pertimbangkan ketersediaan fitur-fitur menarik berikut.

1. Pelacakan waktu

Pastikan alat ukur produktivitas yang Anda gunakan dapat mencatat waktu pengerjaan tugas/proyek dengan akurat, baik dalam hitungan jam maupun menit. Biasanya fitur ini disajikan dalam bentuk timesheet online.

Cara mengisi timesheet kerja adalah dengan mencatatkan waktu dan deskripsi tugas dengan jelas.

Fitur timesheet akan lebih menarik lagi jika terintegrasi dengan kalendar, sehingga fungsinya bertambah, yaitu membantu penyusunan jadwal dan pengingat tugas.

2. Pengelolaan shift

Perusahaan di bidang tertentu beroperasi 24 jam dengan memberlakukan sistem shift. Sistem kerja shift berisiko menganggu kesehatan karyawan, sebab karyawan bekerja di luar jam tidur. 

Pengelolaan shift yang tidak teratur berisiko membuat karyawan kelelahan dan memengaruhi produktivitas mereka saat bekerja.

Oleh karena itu fitur pengelolaan shift kerja dibutuhkan untuk mengukur produktivitas. Fitur ini memungkinkan perusahaan mengatur berbagai jadwal shift dan menghitung waktu lembur juga. 

Jadi, tidak ada karyawan yang sampai overwork atau hanya bekerja di shift malam berturut-turut.

3. Kemudahan penggunaan

Penting untuk mempertimbangkan aplikasi yang mudah digunakan oleh semua kalangan, baik pihak manajemen maupun karyawan di berbagai level posisi. 

Semakin mudah tampilan antarmukanya, semakin cepat proses yang dibutuhkan untuk adaptasi teknologi tersebut di kantor. Harapannya tentu saja aplikasi yang benar-benar digunakan dan terbukti membuat pekerjaan lebih efisien. Akan lebih baik jika aplikasi tersebut juga fleksibel, misalnya tersedia untuk smartphone.

4. Laporan dan analisis

Fitur yang paling wajib ada di aplikasi produktivitas adalah laporan dan analisis indikator produktivitas kerja. 

Fitur ini memungkinkan HR untuk melihat data produktivitas karyawan yang disajikan dalam bentuk visual yang mudah dipahami seperti grafik dan diagram, serta menganalisis lebih dalam terkait tren, pola, dan area yang perlu ditingkatkan.

Di samping itu juga menyediakan laporan otomatis yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik dalam periode tertentu, sehingga HR tinggal mengunduhnya untuk dianalisis.

5. Integrasi dengan aplikasi lain

Pertimbangkan aplikasi yang menyediakan paket komplit pengelolaan sumberdaya manusia karena bisa saling terintegrasi. Misalnya, aplikasi produktivitas yang bisa terintegrasi dengan sistem HRIS (Human Resources Information System), CRM, hingga penggajian karyawan.

6. Keamanan data

Keamanan data menjadi salah satu aspek krusial dalam pemilihan aplikasi. Jangan lupa untuk menelusuri perihal keamanan alat ukur produktivitas kerja yang akan Anda pilih.

Misalnya, apakah aplikasi tersebut melindungi data pengguna, memiliki tingkat keamanan tinggi dari serangan siber, dan mematuhi regulasi hukum terkait perlindungan data yang harus dipatuhi oleh pengembang aplikasi.

Baca Juga: Jenis Perusahaan Retail dan Contoh Shift Kerjanya

Memilih Hadirr untuk Meningkatkan Produktivitas Kerja Karyawan

Setelah mengetahui fitur yang wajib Anda pertimbangkan untuk alat ukur produktivitas karyawan, kini saatnya memilih aplikasi terbaik dan memiliki semua fitur di atas untuk kesuksesan bisnis Anda. Aplikasi timesheet mobile Hadirr adalah pilihan yang tepat!

Hadirr dikenal sebagai aplikasi yang menawarkan fitur monitoring karyawan terlengkap, termasuk fitur-fitur yang mendukung peningkatan produktivitas karyawan Anda seperti timesheet online dan pengatur shift kerja. 

Kedua fitur ini membantu HR dan perusahaan memantau (monitoring) kinerja karyawan hingga mengukur efektivitas penerapan shift kerja secara real-time dan akurat. Perusahaan dapat mengetahui sejauh mana kinerja karyawan telah memenuhi target. 

Hadirr menampilkan laporan analisis produktivitas karyawan secara otomatis tanpa perlu membuatnya manual, sehingga HR dapat berfokus mengidentifikasi masalah penghambat produktivitas dan menciptakan solusi terbaik mengatasinya.

Dengan memilih Hadirr sebagai alat ukur produktivitas kerja karyawan Anda, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, membuat keputusan lebih baik dan mencapai tujuan bisnis secara keseluruhan.