Contoh Laporan Kinerja Karyawan Bulanan Bagi HRD
Setiap karyawan memiliki kompetensi dan kemampuan yang berbeda-beda. Untuk mengukur kinerja mereka, perusahaan melakukan evaluasi kinerja karyawan setiap periode tertentu, misalnya setiap bulan, trisemester dan setahun.
Hasil evaluasi ini dituangkan dalam bentuk laporan kinerja bulanan karyawan. Melalui laporan tersebut, atasan dapat melihat seberapa baik kinerja karyawan swasta dalam menyelesaikan tugas, proyek atau tujuan tertentu.
Perusahaan menggunakan laporan kinerja bulanan karyawan untuk melihat performa karyawan, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, menetapkan target yang realistis, merancang kenaikan gaji/bonus, serta memutuskan pengembangan karier.
Lalu, bagaimana cara membuat penilaian kinerja karyawan? Apa saja yang harus tercantum di dalam laporan kinerja? Untuk mengetahui lebih lanjut, simak penjelasan berikut.
Apa Itu Laporan Kinerja Karyawan?
Laporan kinerja karyawan merupakan sebuah dokumen yang digunakan untuk mengukur kinerja karyawan di suatu perusahaan dalam periode tertentu. Dokumen ini berisi ringkasan informasi terkait pencapaian, kendala yang dihadapi dan potensi pengembangan karyawan.
Sebelum membuat laporan, perusahaan menyediakan form penilaian kinerja karyawan yang bisa diisi oleh beberapa pihak, di antaranya diri sendiri, sesama karyawan, karyawan ke manajer atau atasan langsung, dan manajer divisi ke bawahan.
Indikator yang kerap digunakan dalam laporan kinerja berupa :
- Kualitas pekerjaan, untuk mengukur sejauh mana karyawan menghasilkan output yang berkualitas sesuai dengan kompetensi mereka
- Kuantitas hasil, untuk mengukur jumlah output, proyek yang diselesaikan hingga durasi pengerjaan tugas.
- Ketepatan waktu, untuk mengukur efektivitas karyawan dalam menggunakan waktu dan sejauh mana karyawan bisa memenuhi tenggat yang ditetapkan.
- Efektivitas, untuk mengukur tingkat ketepatan penggunaan sumber daya seperti tenaga kerja, anggaran, bahan baku, dan teknologi.
- Kemandirian, untuk mengukur tingkat kemampuan karyawan untuk bekerja secara individu meskipun juga akan bekerja dalam tim.
Baca Juga: Contoh Laporan Kerja Harian Karyawan Swasta
Manfaat Laporan Kinerja Karyawan Bagi Perusahaan
Perusahaan membutuhkan contoh laporan kinerja karyawan bulanan untuk memperoleh sejumlah manfaat di bawah ini :
1. Mengambil keputusan strategis
Laporan kinerja dapat menjadi dasar evaluasi struktur organisasi. Misalnya, sebagai pertimbangan promosi dan kenaikan gaji untuk karyawan tetap dan sebagai pertimbangan kelanjutan kontrak untuk karyawan kontrak/percobaan.
Laporan ini membantu perusahaan menentukan program pengembangan kompetensi yang tepat untuk karyawan.
2. Mengukur kinerja karyawan
Dengan indikator kinerja yang terukur dan terlacak, perusahaan dapat mengukur kemajuan karyawan mencapai target yang ditetapkan.
Caranya dengan membandingkan contoh indikator kinerja standar dengan kinerja aktual, perusahaan dapat mengetahui karyawan mana yang perlu meningkatkan performa.
3. Mengembangkan produktivitas karyawan
Indikator penilaian laporan kinerja memberi karyawan tujuan yang jelas dalam bekerja dan memungkinkan mereka mengetahui progress tugas yang berhasil atau terkendala diselesaikan.
Jika perusahaan mendukung adanya apresiasi yang layak untuk karyawan yang berhasil mencapai target, maka karyawan akan semakin termotivasi meningkatkan produktivitas mereka.
Pelajari cara menjaga loyalitas karyawan!
Metode Penilaian Kinerja Karyawan
Terdapat dua metode penilaian karyawan yang umum digunakan HR perusahaan di Indonesia, di antaranya:
a. Metode Tradisional
Penilaian kinerja dengan metode tradisional masih banyak yang relevan digunakan hingga saat ini, contohnya :
- Skala rating : penilaian diberikan menggunakan skala tertentu (misal 1-100) untuk berbagai aspek kinerja. Skor tertinggi menunjukkan feedback yang tinggi.
- BARS (Behaviorally Anchored Rating Scale) : menggunakan deskripsi perilaku spesifik yang diurutkan secara numerik untuk setiap kinerja.
- MBO (Management by Objectives) : manajer dan karyawan membuat tujuan bersama dan menilai pencapaian tujuan tersebut.
- Essay : penilaian dideskprisikan secara naratif tentang perilaku dan kinerja karyawan.
b. Metode Modern
Metode ini lebih kompleks karena melibatkan banyak pihak, contohnya :
- 360 Degree Feedback : mengumpulkan penilaian dari berbagai sumber, seperti penilaian diri dari karyawan, managerial review, peer review (sesama rekan kerja), bawahan menilai atasan dan penilaian dari pihak eksternal (klien/pelanggan).
- Assesment : penilaian diukur berdasar kompetensi yang dibutuhkan suatu posisi.
- Aplikasi laporan kerja harian : menggunakan perangkat lunak untuk mengotomatisasi penilaian, monitoring pekerjaan dan memberikan feedback.
Membuat Laporan Kinerja Bulanan Karyawan
Di dalam laporan kinerja bulanan, terdapat sejumlah aspek berisikan indikator kinerja atau lebih sering dikenali sebagai KPI karyawan (key performance indicator).
Misalnya Anda ingin membuat KPI sales, maka contoh indikator kinerja yang bisa diukur adalah persentase pertumbuhan penjualan, jumlah target penjualan yang berhasil dicapai, dan durasi sales cycle.
Apabila Anda sedang menyusun form penilaian laporan kinerja bulanan karyawan, berikut langkah-langkahnya :
- Tentukan tujuan. Pertama tujuan pembuatan laporan, apakah untuk evaluasi kinerja atau pengembangan karier. Kedua, kepada siapa laporan ditujukan (manajer atau HRD).
- Pilih format. Ada yang disajikan dalam bentuk narasi deskriptif dan ada juga yang berbentuk tabel berisi skala-skala yang bisa dipilih.
- Kumpulkan dan analisis data. Cek rekap kinerja harian karyawan, tugas yang berhasil diselesaikan, hingga target yang berhasil dicapai, lalu identifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan dalam periode tersebut (dalam hal ini satu bulan).
- Susun laporan. Uraikan secara detail pencapaian, tantangan dan bagaimana cara karyawan mengatasi tantangan dalam bulan tersebut. Jika sudah ada ada tabel KPI, isi sesuai standar yang ditetapkan dengan jujur. Sertakan saran untuk bulan selanjutnya.
- Diskusi dengan karyawan terkait. Hal yang paling penting dari laporan kinerja adalah adanya feedback konstruktif untuk meningkatkan kinerja karyawan. Jadwalkan pertemuan dengan karyawan untuk membahas laporan lebih mendalam.
Baca Juga: Cara Membuat Key Performance Indicator (KPI) yang Efektif
Contoh Laporan Kinerja Karyawan Bulanan
Berikut adalah contoh indikator penilaian laporan kinerja karyawan bulanan yang dibuat dengan metode skala rating:
1. Kedisiplinan
| Indikator | Rating | Anchor |
| Kedisiplinan | 5 | Selalu hadir tepat waktu dengan tingkat absensi 0% |
| 4 | Selalu hadir tepat waktu dengan tingkat absensi <5% | |
| 3 | Selalu hadir tetapi kadang terlambat dan sesekali absen di beberapa kondisi yang bisa diberi toleransi | |
| 2 | Tingkat absensi >10% dan datang kadang terlambat | |
| 1 | Sering datang terlambat dan absen dengan alasan yang tidak jelas |
2. Kerjasama tim
| Indikator | Rating | Anchor |
| Kerjasama tim | 5 | Mampu berkoordinasi dan berkomunikasi dengan berbagai pihak, serta menghargai pendapat dan masukan orang secara konsisten. |
| 4 | Menjadi fasilitator yang baik dalam tim. Mampu menyelesaikan konflik dengan baik. | |
| 3 | Menjadi fasilitator yang baik dalam tim. Mampu menyelesaikan konflik dengan baik. | |
| 2 | Cukup baik dalam bekerja sama, tetapi sulit menerima kritik dan saran. | |
| 1 | Sulit bekerja sama dengan rekan kerja. Sering menimbulkan konflik dan gosip. |
3. Problem Solving
| Indikator | Rating | Anchor |
| Problem solving | 5 | Mampu merumuskan alternatif solusi yang relevan dan applicable guna menyelesaikan masalah |
| 4 | Menciptakan solusi temporer atas masalah yang terjadi | |
| 3 | Mampu membuat keputusan tanpa pertimbangan reaksi dari bawahan | |
| 2 | Mementingkan kepentingan pribadi pada saat membuat keputusan | |
| 1 | Menolak membuat keputusan saat dibutuhkan |
4. Inovatif
| Indikator | Rating | Anchor |
| Inovatif | 5 | Melakukan hal baru di tingkat organisasi yang menyebabkan perusahaan memiliki kinerja yang lebih baik lagi. |
| 4 | Melakukan hal baru di tingkat departemen sehingga meningkatkan performa departemen | |
| 3 | Melakukan hal baru di tingkat divisi sehingga meningkatkan performa divisi | |
| 2 | Melakukan hal baru untuk meningkatkan performa kerja | |
| 1 | Tidak melakukan hal baru |
5. Orientasi pada hasil
| Indikator | Rating | Anchor |
| Orientasi pada hasil | 5 | Menyusun tujuan yang menantang |
| 4 | Meningkatkan performa kerja | |
| 3 | Memenuhi standar yang ditetapkan manajemen | |
| 2 | Ingin bekerja dengan baik | |
| 1 | Hanya fokus bekerja, tanpa memiliki target yang ingin dicapai |
Baca Juga: Memilih Aplikasi KPI Terbaik untuk Penilaian Kinerja Karyawan
Otomatisasi Laporan Kinerja Karyawan dengan Hadirr
Menilai kinerja karyawan akan terasa kompleks jika terdapat banyak indikator yang ditetapkan dan bisnis Anda memiliki karyawan yang banyak. Sebagai sebuah pekerjaan yang rutin dikerjakan periodik oleh HR, sudah saatnya serahkan pengerjaannya pada aplikasi performance review seperti Hadirr.
Hadirr merupakan sebuah aplikasi monitoring kinerja karyawan berbasis GPS dan scan wajah yang memungkinkan perusahaan untuk mengukur produktivitas karyawan hanya melalui aplikasi di genggaman tangan.
Hadirr menawarkan fitur pengelolaan karyawan terlengkap di Indonesia, di antaranya fitur presensi digital yang memungkinkan karyawan untuk mencatatkan kehadiran di mana saja, fitur kunjungan kerja untuk monitoring aktivitas karyawan di lapangan, hingga fitur shift kerja yang membantu perusahaan untuk mengelola sistem shift karyawan yang ideal.
Dengan Hadirr, Anda juga dapat memantau kinerja harian karyawan secara real-time dengan fitur timesheet online. Adapun dari timesheet ini, Anda dapat memeriksa tugas yang dikerjakan dan berhasil diselesaikan beserta jadwal karyawan.
Setiap fitur yang disediakan Hadirr secara otomatis membuat laporan setiap karyawan, mulai dari laporan kehadiran, kunjungan kerja, shift kerja hingga kinerja harian. Laporan ini dapat perusahaan gunakan sebagai indikator penilaian kinerja karyawan.
Jadi, pihak manajemen dan atasan hanya perlu fokus menganalisis keputusan apa yang bisa diambil untuk meningkatkan kinerja karyawan di periode ke depannya. Hadirr adalah solusi kemudahan pelaporan kinerja karyawan.