Review Absensi Perusahaan Distribusi dengan Aplikasi Canggih

Pengelolaan absensi yang efisien sangat dibutuhkan untuk kelancaran operasional perusahaan distribusi. Absensi perusahaan distribusi yang terkontrol dengan baik, membuat perusahaan dapat memastikan setiap karyawan hadir tepat waktu, mengoptimalkan distribusi tenaga kerja, dan mencegah gangguan dalam proses pengiriman.

Untuk mewujudkan hal tersebut, kini perusahaan dipermudah dengan hadirnya teknologi absensi online atau yang biasa dikenal juga dengan aplikasi e-absensi. Aplikasi absensi online biasanya merupakan salah satu fitur utama dalam aplikasi HRIS (Human Resource Information System). 

Apa saja yang bisa didapatkan perusahaan distribusi dari absensi online? Yuk simak artikel berikut!

Tantangan dalam Pengelolaan Absensi Perusahaan Distribusi

Salah satu tantangan utama dalam pengelolaan absensi adalah memastikan pencatatan yang akurat dan tepat waktu. 

Di perusahaan distribusi yang memiliki banyak karyawan dengan jadwal yang bervariasi, pengelolaan absensi secara manual bisa sangat merepotkan. Salah catat atau terlambat dalam memasukkan data absensi bisa menyebabkan ketidaktepatan dalam penghitungan gaji, yang berpotensi menurunkan motivasi karyawan.

Selain itu, perusahaan distribusi yang tersebar di berbagai lokasi atau memiliki cabang di beberapa daerah juga menghadapi tantangan dalam memantau absensi secara langsung. Jika absensi masih menggunakan sistem manual, maka memastikan setiap cabang atau lokasi operasional mematuhi standar absensi yang sama akan cukup sulit.

Baca Juga: Keunggulan Software Timesheet untuk Perusahaan Konstruksi

Manfaat Aplikasi Absensi untuk Perusahaan Distribusi

Salah satu solusi terbaik untuk bisa menghadapi tantangan dalam pengelolaan absensi perusahaan distribusi adalah dengan menggunakan aplikasi absensi, seperti aplikasi Hadirr. Berikut beberapa manfaat dari aplikasi absensi online:

1. Efisiensi waktu dan proses

Dengan menggunakan aplikasi absensi, karyawan cukup melakukan check-in dan check-out melalui ponsel atau perangkat lainnya. Proses ini lebih cepat dibandingkan metode tradisional seperti pencatatan di buku absensi atau mesin fingerprint, yang memerlukan lebih banyak waktu dan tenaga.

Dengan aplikasi Hadirr, karyawan cukup melakukan selfie di ponsel mereka saat melakukan proses check-in dan check-out.

2. Aksesibilitas yang mudah

Bagi perusahaan distribusi dengan cabang yang tersebar di berbagai lokasi, aplikasi absensi online memberikan kemudahan untuk memantau kehadiran karyawan dari jarak jauh. 

Data absensi di Hadirr dapat diakses secara terpusat melalui satu platform. Hal ini memungkinkan manajer atau HRD untuk memeriksa kehadiran karyawan di semua lokasi hanya dengan beberapa klik. 

Baca Juga: 9 Aplikasi E Absensi Mobile untuk Pemerintahan dan Perusahaan

3. Pencatatan yang akurat dan transparan

Sistem yang otomatis dalam aplikasi Hadirr mengurangi adanya human error dalam proses pencatatan. Data yang tercatat juga biasanya tidak dapat diubah tanpa izin, sehingga pencatatan lebih transparan & dapat dipertanggungjawabkan. Hal ini membantu menghindari perselisihan terkait absensi karyawan di kemudian hari.

4. Mengurangi kecurangan dan penyalahgunaan

Penggunaan absensi manual membuka kemungkinan adanya penyalahgunaan atau kecurangan di lapangan yang tidak bisa dikontrol oleh manajemen. Dengan adanya fitur pemindaian wajah atau GPS, aplikasi absensi online Hadirr dapat membantu mengurangi potensi kecurangan-kecurangan. 

Dengan fitur seperti geofencing, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan hanya dapat melakukan absensi jika berada di lokasi kerja yang sah, sehingga mengurangi kemungkinan penyalahgunaan sistem absensi.

5. Permudah analisis kinerja dan perencanaan SDM

Hadirr tidak hanya mencatat kehadiran, tetapi juga dapat menghasilkan laporan analitis mengenai pola absensi karyawan. Dengan data yang terkumpul, perusahaan distribusi dapat menganalisis tingkat kehadiran, absensi mendadak, atau keterlambatan yang mungkin terjadi dalam suatu periode. 

Informasi tersebut bisa digunakan untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja, seperti mengatur shift kerja atau menggantikan karyawan yang sering absen, guna meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional.

6. Fleksibilitas untuk absensi karyawan lapangan

Di perusahaan distribusi, seringkali ada karyawan yang bekerja di lapangan, seperti petugas pengiriman atau sales. Aplikasi Hadirr yang dapat diakses melalui ponsel memberikan fleksibilitas bagi karyawan lapangan untuk mencatat kehadiran mereka tanpa harus berada di kantor. 

7. Membantu menjaga kepercayaan pelanggan 

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, absensi yang dicatat secara akurat dapat mencegah gangguan dalam proses pengiriman. Ketika karyawan hadir tepat waktu, maka pengiriman pun bisa berjalan tepat waktu. 

Contoh perusahaan distribusi yang membutuhkan sistem absen yang akurat adalah distribusi consumer goods produk makanan dan minuman. Perusahaan ini harus memastikan bahwa tenaga kerja di gudang dan sopir pengiriman selalu hadir tepat waktu untuk memenuhi permintaan pasar. 

Ketidakhadiran atau keterlambatan karyawan dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman barang, yang pada akhirnya berdampak pada kepuasan pelanggan dan reputasi perusahaan.

Baca Juga: Solusi Digital HR Bantu Perusahaan BUMN

Integrasikan Sistem Perusahaan Distribusi Anda dengan Absensi Hadirr

Untuk mengelola absensi perusahaan lebih efisien, solusi terbaik adalah mengintegrasikan HRIS perusahaan Anda dengan aplikasi Hadirr. Fitur-fitur di aplikasi absensi Hadirr memudahkan pemantauan kehadiran, pengelolaan jadwal shift, dan pembuatan laporan otomatis. 

Integrasi tersebut tidak hanya meningkatkan akurasi absensi, tetapi juga mendukung strategi distribusi efektif dengan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan. Berikut penjelasan lengkap mengenai bagaimana fitur unggulan Hadirr memudahkan perusahaan:

1. Tersedia empat laporan utama

Mengelola laporan kehadiran karyawan kini menjadi lebih mudah tanpa perlu membuat laporan secara terpisah. Hadirr menyediakan empat jenis laporan utama yang membantu manajemen dalam merangkum data dengan lebih efisien, yaitu:

• Rekap kehadiran karyawan. Anda masih melakukan rekap absensi manual dengan Excel setiap bulan? Hadirr otomatis menghasilkan rekap yang bisa langsung diunduh, menghemat waktu dan meminimalkan kesalahan manusia saat mengelola data absensi online.
• Pengajuan reimbursement online. Tim sales bisa langsung mengajukan klaim reimbursement setelah kunjungan ke klien hanya dengan mengunggah bukti digital di aplikasi. HRD dapat menyetujui klaim secara langsung melalui aplikasi.
• Timesheet (jadwal dan aktivitas karyawan). HRD atau manajer bisa lebih mudah memonitor produktivitas karyawan lewat fitur timesheet online di Hadirr. Laporan ini sangat berguna untuk menghitung kompensasi secara adil, baik berdasarkan upah per jam maupun per proyek.
• Catatan kunjungan klien: HRD atau supervisor bisa mengunduh laporan kunjungan lewat fitur Client Visit/Canvassing di Hadirr. Data akan tercatat otomatis seperti lokasi kunjungan, tanda tangan digital, dan dokumen pertemuan.

Dengan adanya laporan-laporan ini, perusahaan bisa mengakses informasi yang lebih mendetail dan membuat keputusan berdasarkan data yang akurat.

2. Memantau aktivitas karyawan secara real-time

Proses pemantauan aktivitas karyawan di pabrik maupun tim sales di lapangan bisa dengan mudah dilakukan secara real-time berkat adanya teknologi GPS anti-fake di aplikasi Hadirr. Hal ini memudahkan manajemen untuk menyesuaikan distribusi sumber daya sekaligus menghindari manipulasi data lokasi.

Bagaimana, jika perusahaan Anda tidak ingin mengintegrasikan HRIS yang sudah dimiliki dengan aplikasi absensi Hadirr? Tenang! HRIS Anda tetap bisa berjalan optimal karena Hadirr juga terintegrasi dengan aplikasi Gadjian. Integrasi ini memastikan pengelolaan penggajian dan absensi tetap efisien. 

Yuk, integrasikan HRIS Anda dengan Hadirr untuk hasil yang lebih maksimal!