3 Faktor Penting untuk Memonitor Data Absensi Karyawan

Data absensi karyawan merupakan data yang penting untuk perusahaan apalagi untuk bagian HR. Data absensi dapat digunakan untuk mengelola administrasi personalia dari menghitung tunjangan makan dan transport yang akan diberikan kepada karyawan saat penggajian, menghitung upah lembur hingga perhitungan denda potongan gaji. 

Absensi bukan hanya sekedar catatan kehadiran, tetapi juga termasuk data yang menyimpan berbagai informasi seperti kedisiplinan, produktivitas dan loyalitas karyawan. Berikut  faktor-faktor penting mengapa perusahaan wajib memantau kehadiran karyawan:

Mengecek Produktivitas Kerja Karyawan

Data absensi karyawan harus dipantau secara periodik dan dapat dijadikan sebagai indikator produktivitas. Apabila semakin positif tren kehadiran karyawan, seperti nihil keterlambatan, tidak ada mangkir kerja, pulang tepat waktu maka hal tersebut mengindikasikan bahwa karyawan tersebut produktif.

Namun apabila tren yang dihasilkan negatif atau berbanding terbalik dengan produktivitas karyawan, misalnya gagal memenuhi target harian. Maka perlu adanya observasi mengenai aktivitas kerja karyawan tersebut agar penyebabnya dapat cepat diketahui dan dicari solusi yang tepat. 

Baca Juga: Masa Depan HR dan Payroll Usai Pandemi Covid-19

Sebagai Dasar Pembuatan Keputusan 

Data kehadiran karyawan dapat digunakan untuk membuat penilaian terhadap kinerja suatu karyawan di perusahaan terutama terkait loyalitas dan komitmen terhadap pekerjaan.

Dengan melihat catatan kehadiran dapat dijadikan sebagai salah satu  indikator yang membantu apakah seorang karyawan diberi surat peringatan, dipecat atau tidak diangkat sebagai pegawai tetap dengan melihat apakah karyawan tersebut terlambat masuk atau kerap mangkir.

Namun sebaliknya, apabila dari data absensi tersebut menunjukkan hal yang positif perusahaan bisa memberikan penghargaan, promosi jabatan maupun kenaikan gaji agar karyawan tersebut tetap termotivasi bekerja. 

Evaluasi Kebijakan Jam Kerja 

Pasti di suatu perusahaan pernah mencoba menerapkan kebijakan jam kerja baru, seperti perubahan hari kerja, pergeseran jam kerja atau mungkin perubahan pembagian shift kerja. Adanya data absensi dapat memberitahu apakah kebijakan baru tersebut berjalan dengan baik atau tidak dan apakah kebijakan baru tersebut memberikan efek positif atau negatif terhadap kehadiran karyawan.

Jika data absensi setelah diterapkannya kebijakan baru menunjukan tren keterlambatan karyawan secara berturut-turut, maka sebaiknya kebijakan tersebut dilakukan evaluasi. Apakah pembagian shift yang baru kurang tepat sehingga membuat karyawan kurang waktu istirahat. 

Memantau kehadiran karyawan lebih mudah dilakukan dengan menggunakan aplikasi absensi online. Karena, sistem absensi online memberikan data real-time, sehingga bisa langsung mengakses catatan kehadiran karyawan saat itu juga. Perusahaan dapat menggunakan aplikasi kehadiran Hadirr yang menggunakan teknologi GPS location dan face recognition yang memungkinkan perusahaan memantau kehadiran seluruh karyawan di lokasi berbeda.

Baca Juga: Rumus Menghitung Absensi Karyawan dengan Mudah

Karyawan pun bisa melaporkan kehadiran hanya dengan melakukan foto selfie di telepon genggam mereka, sistem secara otomatis akan memverifikasi dan mencocokkan dengan data karyawan, lalu mencatat kehadiran dan menyimpannya di server.

Selain itu, karyawan juga bisa membuat jadwal kerja di aplikasi sehingga memudahkan perusahaan dalam memantau manajemen waktu mereka. Pencatatan jam lembur hingga pengajuan reimbursement  bisa dilakukan  lewat aplikasi absensi Hadirr juga.

Writer: Diyan Faranayli