Cara Klaim Reimbursement Karyawan
Di situasi tertentu terkadang karyawan terpaksa harus mengeluarkan uang pribadi untuk memenuhi keperluan yang berkaitan dengan operasional dan pekerjaan kantor. Di mana hal tersebut membuat karyawan harus melakukan klaim reimbursement ke bagian keuangan perusahaan.
Baca Juga: Praktis! Aplikasi Reimbursement Online Tingkatkan Transparansi di Perusahaan
Apa yang Dimaksud dengan Reimbursement?
Reimbursement adalah proses penggantian sejumlah uang oleh perusahaan ke karyawan terhadap klaim pengeluaran yang dilakukan karyawan untuk kepentingan pekerjaan atau bisnis perusahaan dengan persyaratan menyerahkan bukti pembayaran atau invoice.
Umumnya perusahaan memiliki standar dan peraturan terkait reimbursement. Untuk itu karyawan harus mengetahui bagaimana proses reimbursement agar nantinya dapat memperlancar proses tersebut.
Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Sebelum Klaim Reimbursement
Pahami dan Taati Peraturan Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki peraturan yang berbeda beda terkait reimbursement. Karyawan perlu mengetahui pengeluaran seperti apa yang dianggap valid oleh perusahaan dan dapat diganti. Karyawan pun harus mengetahui rentang waktu pencairan dana reimbursement.
Terkadang perusahaan juga menetapkan batasan maksimal jumlah uang yang dapat diganti. Oleh karena itu, sebaiknya karyawan mengikuti aturan yang ada untuk menghindari kesalahan pelaksanaan prosedur.
Lengkapi Semua Berkas Persyaratan untuk Klaim Reimbursement
Sebelum mengajukan reimbursement, karyawan diwajibkan mempersiapkan seluruh berkas persyaratan seperti mengisi form penggantian uang, menyerahkan bukti bayar yang asli seperti kuitansi, faktur atau invoice secara rapi dan sesuai dengan jumlah yang akan diajukan. Karyawan dapat memfotokopi bukti bayar tersebut untuk berjaga-jaga jika jumlah yang diterima nantinya tidak sesuai.
Ajukan Proses Klaim Reimbursement Secepatnya
Untuk meminimalisir terjadinya kehilangan bukti bayar, karyawan harus melakukan klaim secepatnya. Perusahaan pun menetapkan waktu maksimal pengajuan reimbursement dari tanggal yang tertera di bukti bayar dikarenakan perusahaan membutuhkan waktu untuk memproses klaim tersebut. Untuk itu alangkah baiknya karyawan tidak menunda-nunda pengajuan reimbursement.
Baca Juga: 3 Contoh Form Reimbursement Perusahaan yang Wajib Diketahui
Periksa Kembali Jumlah Uang yang Dicairkan
Karyawan setelah menerima uang ganti sebaiknya dicek kembali apakah jumlah yang diterima sudah sesuai dengan nilai yang diajukan. Jika tidak, karyawan dapat mengajukan ketidaksesuaian tersebut dengan memberikan fotocopy bukti bayar sebagai bukti yang sah apabila uang yang diterima tidak sesuai.
Namun terkadang beberapa karyawan ada yang tidak jujur ketika mengajukan reimbursement sehingga membuat perusahaan harus lebih teliti.
Untuk meminimalisir terjadinya tindak kecurangan karyawan seperti manipulasi nominal dan bukti pembayaran, perusahaan membutuhkan aplikasi HR seperti Hadirr yang dapat membantu perusahaan dalam manajemen reimbursement dengan mudah dan juga merupakan aplikasi absensi online berbasis cloud yang mampu mengakomodasi kebutuhan perusahaan terkait pengelolaan data absensi.
Tahapan Klaim Reimbursement Menggunakan Hadirr
Tahap-tahap klaim reimbursement menggunakan Hadirr dapat dilakukan dengan mudah yaitu:
- Buka aplikasi Hadirr di handphone
- Klik menu reimbursement
- Tulis reimbursement digunakan untuk acara apa
- Pilih jenis reimbursement seperti klaim pembelian bensin, klaim parkir, atau klaim lainnya
- Tulis nominal yang digunakan
- Upload bukti bayar
Baca Juga: Aplikasi Absensi Online Sekaligus Hitung Lembur dan Reimbursement
Pengajuan reimbursement pun siap diproses. Sehingga membuat setiap karyawan tidak perlu mengajukan klaim secara manual dan menunggu waktu lama untuk mendapatkan persetujuan. Bagaimana dengan proses reimbursement di perusahaan Anda? Yuk, gunakan Hadirr sekarang juga!
Writer: Diyan Faranayli