Tanya Jawab: Cara Pakai Aplikasi Absen (Presensi) Hadirr Saat WFH
Kebijakan PPKM darurat menjadi tantangan tersendiri bagi banyak perusahaan untuk mengadaptasi cara kerja agar roda operasional perusahaan terus dapat berputar. Kami telah menerima berbagai pertanyaan terkait penerapan aplikasi absen Hadirr untuk WFH selama PPKM diberlakukan.
Berikut ini kami merangkum beberapa pertanyaan yang ditanyakan oleh rekan-rekan pelaku bisnis maupun praktisi HR :
Cara Mencatatkan Presensi Karyawan yang Work From Home (WFH)
Di masa PPKM darurat ini, saya ingin mengatur persentase karyawan yang WFO dan WFH. Untuk yang WFH, tetap saya minta melakukan presensi melalui aplikasi absen Hadirr. Bagaimana cara setting aplikasi agar mendeteksi lokasi karyawan yang sedang #bekerjadirumah?
Hadirr memungkinkan perusahaan mengatur attendance spot, yaitu lokasi-lokasi di mana karyawan diijinkan untuk mencatatkan presensinya. Untuk karyawan WFH, Anda dapat menambahkan attendance spot baru yaitu alamat-alamat rumah karyawan dan memasangkan attendance spot tersebut ke karyawan WFH sehingga karyawan dapat mencatatkan presensi kerjanya di lokasi yang telah ditentukan.
Sebelumnya kami menggunakan fitur shareloc melalui WhatsApp. Kami ingin menambahkan lokasi yang sudah dibagikan oleh karyawan. Bisakah saya menambahkan lokasi untuk presensi ini untuk karyawan yang WFH atau melakukan client visit?
Ya, bisa. Anda dapat membuka lokasi yang telah dikirim di WhatsApp di komputer desktop/PC untuk melihat koordinat lokasi karyawan. Koordinat inilah yang dapat Anda tambahkan ke attendance spot Hadirr untuk presensi karyawan di luar kantor (WFH/client visit).
Gambar 1: Copy koordinat di Google Maps
Gambar 2: Buka akun Hadirr, pilih menu Attendance Spots > Add Spot dan masukkan informasi Latitude dan Longitude dari Google Maps, lalu simpan.
Cara Memberi dan Memantau Tugas ke Karyawan yang sedang Work From Home (WFH)
Bagaimana caranya mendelegasikan tugas ke karyawan yang WFH agar pekerjaan tetap termonitor?
Fitur Timesheet di Hadirr menyediakan menu untuk membuat to-do-list karyawan dan merekam berapa lama karyawan tersebut menyelesaikan satu tugas ke tugas yang lain. Admin juga dapat membuatkan to-do-list untuk karyawan dan meninjaunya dari dashboard admin.
Fitur ini sangat berguna agar atasan dapat mendelegasikan pekerjaan kepada bawahan, mengawasi terlaksananya pekerjaan, serta menjaga inisiatif karyawan untuk selalu produktif bekerja terutama pada saat WFH seperti sekarang. Misal :
- Project Manager dapat memantau kemajuan suatu proyek setiap hari agar suatu proyek selesai tepat waktu.
- Divisi Sales bisa menginputkan daftar hal-hal yang harus disampaikan ke klien pada saat kunjungan klien. Lebih ideal lagi jika fitur ini digunakan bersamaan dengan fitur Client Visit.
Untuk cara penggunaannya, silakan klik menu Timesheet > Timesheet List > pilih tanggal yang diinginkan dan klik Add Timesheet, seperti berikut:
Kebijakan PPKM darurat membuat perusahaan harus menerapkan WFH. Tim marketing yang biasanya bertemu secara langsung dengan klien sekarang hanya bisa melalui telepon ataupun video call. Saya ingin nantinya bukti telepon ataupun video call tersebut di screenshot oleh karyawan dan di lampirkan di Hadirr supaya bisa dipantau aktivitasnya bersama customer kami. Apakah bisa?
Tentu bisa dilakukan, untuk fitur Visit In dan Visit Out karyawan bisa melampirkan gambar dari galeri yang dilakukan secara manual, seperti yang tertera di gambar berikut:
Karyawan cukup melampirkan hasil screenshot telepon ataupun video call dengan customer dengan klik Manual. Setelah itu ketik tanggal dan jam yang sesuai ketika karyawan melakukan telepon.
Baca Juga: Ini Aplikasi Absensi Selfie Terbaik untuk Karyawan WFH
Deteksi fake GPS untuk memastikan karyawan benar-benar WFH dan tidak keluyuran
Apakah aplikasi absen Hadirr bisa mendeteksi fake GPS yang digunakan karyawan?
Betul sekali, Hadirr yang juga dikenal sebagai aplikasi work from home bisa mendeteksi apabila ada karyawan yang mengaktifkan fake GPS. Dan karyawan yang bersangkutan tidak akan bisa melakukan pencatatan kehadiran hingga fake GPS dinonaktifkan.
Baca Juga: Aplikasi Pendukung untuk Work From Home (WFH)
Menjaga kedisiplinan dan produktivitas kerja karyawan adalah panduan utama dalam WFH. Work from Home di tengah pandemi yang awalnya hampir tidak mungkin, kini menjadi mungkin dan lebih praktis karena adanya aplikasi absensi Hadirr.
