Panduan Membuat Peraturan Perusahaan dan Contohnya

Perusahaan merupakan miniatur mini dari kegiatan bermasyarakat. Anda akan melihat perbedaan karakteristik setiap karyawan, seperti sifat dan kultur kerja. Lantas, bagaimana menyelaraskan semuanya agar dapat bekerja nyaman dan harmonis? Maka, disusunlah peraturan perusahaan.

Pengertian peraturan perusahaan dapat dimaknai sebagai pedoman tata kelola suatu perusahaan, terutama yang berkaitan dengan hubungan kerja. Peraturan ini akan mendorong penerapan disiplin karyawan, menjaga hak dan kewajiban, dan membangun lingkungan kerja yang positif, sehingga risiko konflik antar karyawan dapat diminimalisir.

Bagaimana menyusun peraturan kerja perusahaan yang baik dan benar? Berikut panduan lengkapnya.

Baca Juga: Tanya Jawab Waktu Istirahat Kerja Menurut Peraturan Ketenagakerjaan Terbaru

Apa Saja Isi dari Peraturan Kerja Perusahaan?

Sebelum membuat peraturan tersebut, Anda perlu mempelajari peraturan bidang ketenagakerjaan yang berlaku, saat ini tercantum pada Undang-Undang 11/20 tentang Cipta Kerja. Hal-hal yang perlu dimuat dalam peraturan untuk diterapkan di perusahaan berupa:

• Hak dan kewajiban pengusaha: Pengusaha memiliki hak untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan mengikuti peraturan. Sedangkan contoh kewajiban pengusaha adalah membayarkan payroll tepat waktu dan memenuhi hak cuti karyawan. 

• Tata tertib perusahaan: Tata tertib mengatur operasional harian di kantor. Misalnya, jam masuk dan jam pulang, aturan berpakaian, hingga aturan penggunaan dan peminjaman inventaris kantor.

• Jangka waktu berlakunya peraturan: Setiap peraturan memiliki jangka waktu berlaku, yaitu dua tahun. Setiap habis masa berlaku, perlu diperbarui kembali. Karyawan yang sudah resign sudah tidak terikat lagi dengan peraturan yang dibuat oleh perusahaan.

Langkah-Langkah Menyusun Peraturan untuk Karyawan

Dalam menyusun peraturan pada sebuah perusahaan, Anda perlu menyesuaikan dengan apa yang perusahaan butuhkan. Misal, perusahaan Anda bergerak di industri kreatif, mungkin dresscode karyawan diperbolehkan kasual dan formal untuk kondisi tertentu berkaitan dengan klien. Selengkapnya, ikuti langkah-langkah berikut.

1. Pelajari aturan bidang ketenagakerjaan yang berlaku

Peraturan dalam sebuah perusahaan sebaiknya mengikuti peraturan perundang-undangan yang berlaku. Anda bisa membentuk tim khusus yang berisikan orang-orang yang memahami UU Ketenagakerjaan yang berlaku, agar dapat membantu penyusunan peraturan yang tepat.

2. Analisis efektivitas peraturan sebelumnya

Saat memperbarui peraturan, Anda perlu mempertimbangkan aturan mana yang masih efektif dan yang harus diganti/dihapus. Lakukanlah pengkajian terhadap peraturan sebelumnya untuk menjadi acuan dalam membuat peraturan yang baru.

Baca Juga: Pentingnya Aplikasi HRD Berbasis Web di Era Digital

3. Susun draf peraturan 

Draf ini harus memuat poin-poin penting peraturan yang akan diberlakukan. Apabila draf sudah selesai dibuat, serahkan kepada perwakilan perusahaan atau serikat pekerja untuk dipelajari dan meminta saran perbaikan. Proses meminta saran hanya berlangsung 14 hari.

4. Hindari redaksi yang ambigu

Gunakanlah gaya bahasa yang baku dan tidak bermakna ganda. Sebab, peraturan ini dilaksanakan oleh semua pihak, baik pengusaha maupun karyawan. Jika terjadi salah tafsir, maka akan mengganggu implementasinya, sehingga tujuan peraturan agar membangun keharmonisan kultur dI dalam perusahaan malah tidak tercapai.

5. Perkirakan konsekuensi dari peraturan baru yang disusun

Peraturan harus dibuat dengan seksama, termasuk memperkirakan konsekuensi dari butir-butir peraturan. Jika peraturan yang Anda susun akan memberikan dampak positif, maka peraturan sudah bisa diimplementasikan. Namun jika sebaliknya, rumuskan ulang formula terbaik dalam peraturan.

6. Pengesahan peraturan

Setelah melakukan perbaikan draf sesuai saran yang ada, serahkan draf kepada peraturan yang telah dibuat perusahaan ke Dinas Ketenagakerjaan. Sertakan permohonan tertulis yang memuat keterangan tentang perusahaan, tiga rangkap naskah peraturan yang sudah ditandatangani dan bukti telah meminta saran perwakilan perusahaan. Pengesahan dilakukan paling lambat 30 hari setelah naskah diterima.

Contoh Peraturan Perusahaan untuk Karyawan

Setelah memahami langkah-langkah menyusun peraturan dalam suatu perusahaan, berikut disajikan contoh peraturan di sebuah perusahaan yang mengatur sistem pengupahan sebagai salah satu referensi Anda.

Hadirr! Aplikasi untuk Menunjang Karyawan Taat Aturan

Dengan adanya aturan, karyawan Anda akan memahami apa yang perlu dilakukan dan dilarang dalam perusahaan, sehingga tidak perlu bingung lagi dan dapat mewujudkan lingkungan kerja kondusif.

Anda juga bisa menggunakan alat bantuan untuk peraturan yang dibuat, misalnya dengan menggunakan software Hadirr dan Gadjian dalam mengurus kepersonaliaan karyawan.

Baca Juga: 4 Contoh Laporan HRD Excel yang Wajib Anda Tahu

Misalnya, Anda bisa andalkan Hadirr untuk mengelola kehadiran online, mengatur jadwal shift kerja karyawan serta mempermudah klaim reimbursement online. Tiga fitur unggulan Hadirr tersebut dapat memudahkan Anda dalam administrasi karyawan.

Data dalam Hadirr terintegrasi langsung dengan aplikasi Gadjian, sehingga pekerjaan seperti perhitungan gaji, pengelolaan cuti dan izin serta membuat jadwal pola kerja dapat diotomatisasi dengan cepat.

Hadirr dan Gadjian membantu Anda untuk mengelola administrasi karyawan sesuai peraturan yang dibuat perusahaan dalam langkah yang lebih sederhana. Sekarang, Anda bisa lebih fokus dalam mengelola bisnis Anda.