Ragam Laporan Absensi Karyawan yang Wajib HRD Ketahui

Ragam Laporan Absensi Karyawan yang Wajib HRD Ketahui- Absensi sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengukur kinerja dan produktivitas karyawan, termasuk untuk kebutuhan penghitungan upah. Oleh karena itu, diperlukan sistem pencatatan data kehadiran karyawan yang akurat seperti laporan absensi karyawan.

Laporan absensi merupakan rekapan kehadiran setiap karyawan dalam satu bulan. Di dalamnya memuat informasi mengenai waktu datang dan waktu pulang karyawan, termasuk keterlambatan, keterangan cuti, dan izin karyawan.

Agar lebih jelas lagi tentang laporan kehadiran karyawan, yuk simak uraian berikut.

Baca Juga: Panduan Lengkap Cara Membuat Absensi Karyawan di Excel

Pentingnya Laporan Presensi untuk Perusahaan

Adanya laporan presensi karyawan memberikan sejumlah manfaat, di antaranya :

1. Menunjukkan kinerja karyawan

Dikarenakan laporan absensi menunjukkan data-data kehadiran karyawan, Anda bisa melihat siapa saja karyawan yang sering terlambat, pulang lebih cepat, hingga mangkir dalam bekerja. 

Data ini membantu Anda menilai kinerja karyawan dan mempertimbangkan pemberian reward (penghargaan karyawan berprestasi, promosi jabatan) serta evaluasi untuk karyawan berkinerja buruk.

2. Memantau produktivitas perusahaan

Tingkat produktivitas menjadi tolak ukur keberhasilan perusahaan dalam mengelola karyawan. Dari laporan tersebut, Anda mengetahui jumlah karyawan yang masuk, lembur, dan cuti pada bulan itu. 

Ketidakhadiran karyawan memang harus selalu dilacak, karena jika jumlahnya banyak, operasional perusahaan jadi tidak berjalan baik.

3. Landasan perhitungan gaji dan tunjangan yang akurat

Data absensi karyawan digunakan untuk menghitung gaji. Apabila perekapan datanya buruk, akibatnya bisa fatal. 

Pertama, karyawan mungkin akan menerima upah yang kurang dari yang seharusnya sehingga memicu protes. Kedua, karyawan mungkin menerima upah lebih besar dari yang seharusnya sehingga keuangan perusahaan merugi.

Baca Juga: Aturan Pemotongan Gaji Berdasarkan Absensi

Perbedaan Cara Membuat Laporan Absensi Karyawan

Saat ini, terdapat dua cara membuat laporan kehadiran karyawan, yaitu dengan cara manual dan menggunakan software. 

A. Laporan absensi manual

Laporan ini menggunakan template dan rumus Excel. Biasanya, daftar absensi diberikan dalam bentuk hardcopy atau kertas, lalu diinput secara manual ke dalam template yang ada. Manajer setiap divisi bertanggung jawab mendata kehadiran karyawan masing-masing. 

Berikut ini contoh laporan absensi bulanan karyawan dalam template Excel :

Tantangan yang Anda hadapi dalam membuat laporan absensi manual ialah menghabiskan banyak waktu untuk input data manual, rentan terjadi kesalahan input dan kesalahan hitung. 

Terlebih jika sistem absensinya juga manual melalui kertas yang membuat karyawan dinas luar sulit absen dan memberi celah untuk karyawan yang suka titip absen.

B. Laporan absensi online

Laporan absensi dengan menggunakan aplikasi lebih hemat kertas, karena template-nya sudah disediakan aplikasi. Absen didata secara otomatis, disimpan dalam penyimpanan cloud, dan bisa diakses secara online. 

Setelah itu, perhitungan dan perekapan bulanannya dapat dilakukan otomatis, sehingga Anda tinggal mengunduh laporannya saja.

Banyak perusahaan yang masih khawatir mengotomatisasi pencatatan dan pelaporan kehadiran karyawan dengan sistem online, karena masalah jaminan keamanan data dan ketakutan akan sulitnya penggunaan aplikasi. 

Aplikasi absensi online justru mudah digunakan dan mampu mengatasi permasalahan kecurangan dan ketidakakuratan data yang sering dialami HRD.

Mudahnya Tracking Absensi Menggunakan Hadirr

Setelah melihat seperti apa perbedaan absensi manual dan melalui software, proses pembuatan laporan absensi karyawan jauh lebih efektif menggunakan aplikasi. Meski begitu, terdapat banyak aplikasi absensi yang tersedia di pasaran. 

Sebelum memilih, pertimbangkanlah beberapa hal ini : (1) efisiensi aplikasi dari segi waktu dan proses pengelolaannya, (2) kemampuan aplikasi berintegrasi dengan fungsi HR lainnya, (3) keamanan data karyawan, dan (4) fitur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Untuk memenuhi semua pertimbangan Anda di atas, gunakanlah aplikasi absensi online Hadirr. Aplikasi ini memiliki banyak fitur unggulan dalam manajemen karyawan, salah satunya fitur absensi digital.

Baca Juga: Mesin Absensi Wajah : Kelebihan dan Kelemahannya di Era Sekarang

Penggunaannya pun mudah, karyawan tinggal absen selfie pada ponsel masing-masing, lalu Anda dapat verifikasi kehadiran serta lokasi absen melalui aplikasi juga.

Rekap kehadiran karyawan dibuat otomatis oleh sistem Hadirr yang terjamin keamanannya dan Anda tidak perlu lagi kerepotan dengan pembuatan laporan kehadiran manual, tinggal unduh laporan absensi karyawan digital dari Hadirr.

Aplikasi Hadirr membantu karyawan dinas, WFH, hingga karyawan remote untuk mencatatkan kehadiran mereka. Tampilan interface Hadirr ramah pengguna sehingga Anda dan karyawan tak akan kesulitan saat pertama kali mengoperasikannya.

Writer: YRA