Shift Kerja: Panduan Utama Penjadwalan Karyawan Shift

Shift Kerja : Panduan Utama Penjadwalan Karyawan Shift – Perusahaan yang beroperasi 24 jam seperti bidang kesehatan, perhotelan dan manufaktur harus mampu membagi jam kerja karyawan sesuai ketentuan perundang-undangan. Setiap karyawan tidak boleh dipekerjakan melebihi 40 jam seminggu.

Sesuai ketentuan tersebut, diberlakukanlah pola kerja bergilir atau disebut sistem shift kerja. Umumnya, perusahaan menerapkan jadwal kerja 2 shift dan 3 shift. Bagaimana cara membuat jadwal kerja tersebut di Microsoft Excel dengan baik dan benar? Berikut panduan dan contohnya.

Baca Juga: Cara Mengatur Shift Kerja Karyawan Hotel

Tips Membuat Jadwal Shift

Merancang jadwal shift yang tepat berpengaruh signifikan terhadap tingkat kehadiran, kepuasan, dan retensi karyawan Anda. Inilah tips menyusun jadwal shift yang memenuhi kebutuhan bisnis dan karyawan.

1. Memahami kebutuhan karyawan

Agar target produksi tercapai, Anda perlu memahami berapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mengisi setiap peran selama durasi shift, terutama saat aktivitas tinggi. 

Gunakanlah papan tulis dan spreadsheet untuk mempermudah pembagian jadwal shift karyawan sesuai persyaratan yang perusahaan butuhkan.

2. Membuat pedoman dan peraturan pelaksanaan shift

Sebelum menyelenggarakan shift, susunlah pedoman dan aturan yang jelas agar manajer dan karyawan tidak kebingungan.

Misalnya memastikan bahwa karyawan tidak bekerja lebih lama dari yang diatur undang-undang, menentukan perlukah adanya status senioritas untuk shift tertentu, hingga memastikan shift yang memerlukan karyawan bersertifikasi benar-benar diikuti oleh karyawan bersangkutan.

3. Memetakan jadwal shift karyawan

Dalam tahap ini, lokasi dan waktu sudah ditentukan, sehingga tinggal mengisinya slotnya saja. Umumnya, manajer yang menetapkan jadwal anggota tim mereka (top-down), namun karyawan juga bisa mendaftar secara terbuka selama memenuhi syarat untuk bekerja (bottom-up). 

Memahami profil karyawan akan membantu Anda dalam menempatkan jadwal yang tepat.

4. Mengelola perubahan jadwal

Meski jadwal sudah disusun, Anda juga harus siap dengan perubahan. Penjadwalan bukanlah kegiatan yang langsung berhenti dilakukan setelah selesai dibuat, manajemen perubahan tetap perlu dimiliki agar setiap perubahan dapat ditangani dengan cepat dan efisien. 

Perubahan jadwal shift biasanya disebabkan adanya perubahan permintaan, perubahan ketersediaan karyawan, dan ketidakhadiran karyawan.

Cara Membuat Schedule Kerja Karyawan

Sebelum mempelajari cara membuat schedule kerja shift, pastikan bahwa Anda sudah memahami aturan Cipta Kerja yang menetapkan maksimal jam kerja karyawan setiap minggunya adalah 40 jam. Jam kerja yang melebihi ketetapan tersebut dihitung sebagai lembur.

Berikut disajikan langkah-langkah dan rumus membuat jadwal shift kerja di Excel dengan mengambil contoh kasus 4 orang karyawan restoran bekerja selama 5 hari seminggu dan dikelompokkan dalam 2 jadwal kerja.

1. Buatlah tabel shift 

Langkah pertama untuk membuat jadwal shift adalah membuat tabel terlebih dahulu, sesuaikan dengan jenis sistem shift yang ingin diselenggarakan.

Dalam tabel di atas, tercantum kolom untuk nama karyawan atau grup shift, urutan hari dalam seminggu, jumlah karyawan shift pagi dan siang per hari dan per minggu, serta total keseluruhan jam kerja shift karyawan.

Kolom jumlah shift dan jam kerja berfungsi untuk memperlihatkan apakah distribusi shift sudah merata atau belum.

Baca Juga: Contoh Pembagian Jam Kerja di Restoran

2. Masukkan keterangan dan rumusnya

• Pada kolom hari, masukkan keterangan jadwal shift, misalnya keterangan P (shift pagi), S (shift siang), dan off/libur.
  
• Rumus yang digunakan untuk menghitung jumlah karyawan/grup di shift pagi dan siang setiap hari dan minggunya adalah COUNTIF. Rumus ini akan sangat berguna saat karyawan Anda dalam jumlah yang banyak.

Contohnya, Anda ingin menghitung berapa kali karyawan A mendapatkan shift pagi setiap minggunya (cell I3), gunakan rumus =COUNTIF(B3:H3,”P”). Sementara untuk menghitung shift siangnya setiap minggu (J3) bisa dengan rumus =COUNTIF(B3:H3,”S”).

Untuk menghitung jumlah karyawan yang bekerja shift pagi pada hari Senin (cell B8), gunakan rumus =COUNTIF(B3:B6,”P”), sedangkan pada shift siangnya (cell B9) bisa dengan menggunakan rumus =COUNTIF(B3:B6,”S”).

• Rumus yang digunakan untuk menghitung jumlah total jam kerja bisa dengan cara manual. Rumus total jam kerja karyawan A setiap minggu (cell K3) adalah =(I3*8)+(J3*8). Beginilah hasil akhirnya jadwal kerja 2 shift karyawan Anda.

Anda juga bisa menggunakan cara yang sama dengan langkah di atas untuk menyusun jadwal kerja 3 shift karyawan. Silakan sesuaikan keterangannya, misal menambahkan keterangan M untuk shift malam untuk kebutuhan rumus Excel.

Berikut contoh hasil jadwal 3 shift untuk 6 hari kerja per minggu :

Permudah Pembagian Shift Karyawan dengan Aplikasi Hadirr

Penyusunan jadwal kerja akan terasa rumit untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak, apalagi harus dikelompokkan dalam banyak grup shift sesuai divisi masing-masing. 

Oleh karena itu, mudahkan pekerjaan Anda menggunakan aplikasi pembuat jadwal shift Hadirr.

Aplikasi ini menawarkan fitur kelola pola kerja yang membantu distribusi shift semudah drag and drop saja. Pembagian shift sudah dilakukan otomatis, sehingga Anda tidak membutuhkan waktu lama seperti saat menggunakan tabel Excel.

Baca Juga: Peraturan Jam Kerja Karyawan Menurut UU Cipta Kerja

Tak perlu khawatir ingin menerapkan pola 2 atau 3 shift, aplikasi Hadirr akan membantu penjadwalan shift karyawan Anda. Hadirr bisa diunduh gratis melalui ponsel Anda dan karyawan. Selamat mencoba!