Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas Karyawan
Dalam sebuah perusahaan, karyawan dari divisi tertentu biasanya diharuskan untuk beberapa kali melakukan perjalanan dinas. Surat tugas perjalanan dinas adalah surat yang dibuat oleh pihak perusahaan sebagai bentuk penugasan kepada karyawan untuk mengurus sebuah kepentingan.
Selama perjalanan dinas berlangsung, karyawan tentu saja akan membutuhkan uang transportasi dan akomodasi. Nah, disinilah pentingnya membuat surat perjalanan dinas. Surat tersebut nantinya akan digunakan sebagai bukti untuk mendapatkan kompensasi dari perusahaan.
Dengan adanya SPPD atau surat perintah perjalanan dinas, karyawan pun akan mudah melakukan klaim reimbursement. Surat ini harus dibuat dengan format dan isi yang lengkap agar proses reimbursement berjalan lancar.
Untuk itulah mengapa Anda butuh mendalami pengertian SPPD hingga contoh surat tugas dinas.
Baca Juga: Mengenal Aplikasi Kehadiran Pegawai yang Aman dan Akurat
Apa Itu Surat Tugas Perjalanan Dinas Karyawan?
Surat perjalanan dinas karyawan atau yang biasa kita kenal sebagai SPPD karyawan adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak berwenang perusahaan untuk memerintahkan staff melakukan kunjungan atau menghadiri acara tertentu.
SPPD menandakan bahwa perusahaan telah mengirimkan representatif untuk mewakili sebuah kepentingan.
Pentingnya Surat Tugas Perjalanan Dinas
Adanya surat tugas bukan hanya untuk karyawan mengklaim reimbursement dana yang keluar selama perjalanan berlangsung, tapi surat tugas perjalanan dinas perusahaan juga penting sebagai bukti resmi bahwa seorang karyawan telah diberi perintah oleh atasannya untuk melaksanakan tugas di luar instansi.
Selain itu, SPPD akan memudahkan karyawan dalam melaksanakan tugasnya, karena SPPD juga berisi rincian tugas apa saja yang harus dilakukan penerima tugas.
Format Surat Tugas
Surat perjalanan dinas karyawan dibutuhkan dalam struktur yang benar agar rincian penugasan juga bisa dipahami dengan jelas. Berikut adalah format tugas perjalanan dinas karyawan.
Kepala atau Kop Surat
Kepala surat menandai keresmian surat yang dikeluarkan. Baik surat tugas perjalanan dinas doc atau pdf, keduanya harus memiliki kop surat agar keresmian surat terjamin.
Nomor Surat
Selanjutnya, yang harus ada di dalam SPPD adalah nomor surat. Nomor surat ini berfungsi sebagai aspek yang bisa membantu dalam kemudahan pengarsipan surat-surat yang dikeluarkan perusahaan.
Identitas dari yang Memberikan Tugas
Pihak pertama yang memberikan mandat kepada staff harus tertulis identitasnya di dalam surat.
Identitas yang Melaksanakan Tugas
Contoh surat tugas perjalanan dinas perusahaan yang baik dan benar adalah surat yang menyertakan identitas si penerima tugas. Identitas ini perlu ditulis dengan jelas beserta dengan nomor induk karyawan (jika ada) hingga jabatan yang dibebankan.
Rincian Tugas
Rincian tugas perlu dipaparkan secara jelas di dalam format surat perjalanan dinas pdf, doc atau format lainnya. Mau apapun formatnya, rincian tugas perlu dicantumkan dengan detail beserta keterangan-keterangannya agar pelaksana tugas memahami apa yang harus dilakukan saat melakukan kunjungan.
Lokasi dan Waktu
Poin ini juga tidak kalah penting dari poin-poin yang sudah disebutkan di atas. Lokasi dan waktu adalah keterangan kemana dan kapan karyawan harus melaksanakan perjalanan dinas.
Penutup
Umumnya, penutup berisikan pesan berupa harapan agar pihak pelaksana tugas melaksanakan tugasnya dengan penuh tanggung jawab.
Baca Juga: Referensi Form Reimbursement Excel Karyawan Lapangan
Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas
Agar terhindar dari kesalahan dalam menulis surat perjalanan dinas karyawan, mari perhatikan contoh SPPD karyawan berikut ini.
Contoh Surat Tugas Dinas Karyawan
Berikut adalah contoh surat perjalanan dinas yang diajukan oleh seorang sales manager kepada salah satu sales representative.
Anda juga bisa membuat surat tugas dinas dengan mengunduh template contoh surat tugas dinas doc yang ada di internet.
Contoh Surat Dinas Pegawai Swasta
Khusus staff perusahaan swasta, berikut adalah contoh surat dinas pegawai swasta:
Penulisan surat tugas harus dilakukan dengan benar, karena akan mempengaruhi kinerja penerima tugas saat pelaksanaan tugas berlangsung.
Itulah mengapa contoh surat tugas dinas doc, pdf, dan format lainnya penting untuk dijadikan acuan.
Kalau Anda ingin yang lebih mudah dan cepat pada saat pembuatan surat perintah dinas karyawan, Anda bisa langsung download surat perjalanan dinas sebagai template dan sesuaikan dengan format tempat Anda bekerja.
Baca Juga: Inilah Contoh Laporan Sales dan Cara Membuatnya
Aplikasi Reimbursement dan Absensi Online, Hadirr
Tugas Anda sebagai HR tidak hanya sebagai pembuat surat perjalanan dinas, bukan? Jadi, membuat surat perjalanan dinas kantor dengan mengacu pada contoh SPPD karyawan saja tidak cukup.
Anda juga harus mengurus kompensasi dari transportasi dan akomodasi yang diajukan karyawan untuk melakukan perjalanan dinas.
Agar menangani pengajuan klaim reimbursement karyawan makin mudah, Anda bisa menggunakan fitur reimbursement online dari software Hadirr. Dengan aplikasi sales lapangan, Hadirr, memungkinkan pengajuan klaim dengan cepat dan pengelolaan data reimbursement semakin efisien.
Baca Juga: Aturan Pemotongan Gaji Berdasarkan Absensi
Terdapat juga fitur absensi online untuk melakukan Visit In/Out. Sehingga, HR tidak perlu khawatir karyawan akan bolos melakukan perjalanan dinas, karena absensi online sudah terintegrasi dengan teknologi GPS yang akan melacak perjalanan dinas karyawan.
So? Tunggu apa lagi? Ayo, coba Hadirr sekarang juga!
