Jenis, Cara Kerja, dan Harga Mesin Presensi

Sistem manajemen presensi pegawai sangat penting dalam menjalankan perusahaan. Sistem ini membantu perusahaan memenuhi persyaratan ketepatan waktu sesuai dengan peraturan perusahaan.

Selain itu, sistem ini juga bisa melacak apakah pegawai masuk dan keluar kantor tepat waktu, terlambat, cuti atau sakit.

Menggunakan sistem absensi pegawai juga penting saat perusahaan menerapkan upah per jam bagi pegawai . Dengan begitu perusahaan dapat dengan mudah menghitung upah yang harus diberikan kepada pegawai secara adil.

Baca Juga: Tanya Jawab: Cara Pakai Aplikasi Absen (Presensi) Hadirr Saat WFH

Keuntungan Menerapkan Sistem Absensi Karyawan

Menerapkan absensi pegawai juga mendatangkan banyak keuntungan lain untuk perusahaan. Di antaranya adalah:

• Memaksimalkan produktivitas

Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor terpenting dalam produksi. Dengan menerapkan sistem absensi yang efisien maka akan meningkatkan jam kerja produktif pegawai.

• Melacak lembur pegawai

Bagi perusahaan yang menerapkan banyak shift, misalnya pabrik, rumah sakit, dan ritel, ada kalanya permintaan produksi tinggi sehingga jam kerja karyawan semakin lama di luar jam kerja biasa. Sistem absensi bisa dengan mudah menghitung lembur karyawan per bulannya.

• Meningkatkan efektivitas operasional perusahaan

Bukan hanya produktivitas individu saja yang akan meningkat ketika sistem absensi diterapkan, tapi juga dalam tim dan perusahaan. Coba bayangkan apabila salah satu karyawan tidak hadir akan memunculkan masalah koordinasi untuk karyawan lain sehingga akan menunda tempo kerja perusahaan. 

Hal ini tentunya menyulitkan tim untuk meraih tujuan perusahaan. Untuk itulah diperlukan absensi agar perusahaan dapat melacak kehadiran karyawan.

• Membuat pembayaran upah lebih akurat

Menerapkan sistem absensi juga dapat menghitung upah pegawai lebih akurat. Catatan kehadiran akan membantu menghitung jumlah hari kerja karyawan, tunjangan shift, bonus kehadiran, THR, dan juga lembur.

Jenis, Cara Kerja, dan Harga Mesin Presensi Pegawai

Nah, sekarang Anda sudah tahu kan pentingnya menerapkan manajemen absensi pegawai. Jenis absensi yang menghitung kehadiran, jam kedatangan dan jam kepulangan karyawan ada beragam macamnya.

Semuanya memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Oleh karena itu, yuk, ketahui jenis-jenis sistem absensi dan cara menggunakannya berikut ini. Simak ulasannya berikut ini, ya!

1. Sistem manual

Jenis absensi ini bisa dikatakan cara yang paling sederhana. Cara ini ada sebelum datangnya era teknologi di mana pegawai cukup menuliskan jam datang dan jam pulang pada kertas atau buku. Seiring berkembangnya waktu dan teknologi, sistem ini juga masih dipakai perusahaan menggunakan MS-Excell.

Perusahaan masih menggunakan cara ini karena dibilang sangat murah. Cukup sediakan kertas atau MS-Excel gratis. Namun, cara ini dikatakan cukup using dan tidak praktis di tengah berbagai teknologi yang digunakan saat ini.

2. Mesin presensi ceklok atau amano

Mesin presensi ceklok atau amano ini memiliki jam di bagian bawah serta terdapat bagian yang dapat dimasuki kertas. Apabila dimasukkan kertas, bunyinya berupa “ceklok”.

Pegawai bisa memasukkan kertas saat ia datang dan pergi lalu mesin akan mencetak jam kedatangan dan kepulangan karyawan.

Mesin ini sudah lama digunakan oleh berbagai perusahaan dan bisa dibilang menjadi salah satu yang paling tua dalam sejarah mesin presensi.

Harga mesin presensi ceklok berbeda-beda tergantung kualitasnya. Mulai dari Rp 500.000- Rp 650.000 dan harga kertas khususnya berkisar Rp 35.000 isi 50 lembar.

Di Indonesia, biasanya perusahaan yang sudah lama masih menggunakan sistem ini karena dikatakan cukup murah, terjangkau, dan dapat menghemat pengeluaran perusahaan.

Baca Juga: Seberapa Efektifkah Absensi Ceklok untuk Karyawan?

3. Mesin menggunakan kartu

Cara mesin presensi ini lebih canggih daripada amano yaitu menggunakan kartu. Setiap pegawai biasanya memiliki kartu identitas perusahaan.

Kartu ini berisi data karyawan yang dapat digesek atau ditempel pada mesin yang kemudian akan mencatat jam hadir dan jam pulang karyawan.

Harga mesin absen kartu ini sekitar Rp 700.000 hingga Rp 2.000.000 tergantung kualitas yang dimiliki mesin masing-masing.

4. Mesin absensi biometrik

Tujuan penggunaan mesin ini ialah memverifikasi dan mengidentifikasi karyawan kepada perusahaan menggunakan perangkat biometrik. Cara ini bisa menggunakan fingerprint, face ID, atau retina mata. Sistem fingerprint merupakan cara yang paling banyak digunakan.

Karyawan lebih suka menggunakan cara ini karena tanpa menggunakan kartu yang terkadang dapat hilang atau lupa dibawa. Harga mesin absensi biometrik biometrik juga beragam. Mulai dari Rp. 500.000 hingga Rp 3.000.000 tergantung dari fitur dan kualitas mesin tersebut.

5. Mesin presensi online

Mesin presensi online merupakan cara yang paling umum digunakan saat ini terutama setelah adanya pandemi Covid-19. Sistem absensi online ini menggunakan web atau aplikasi yang merekam jam datang dan jam ulang karyawan. Kelebihannya yaitu karyawan dapat melakukan presensi di mana pun ia berada, tanpa harus ke kantor.

Pasalnya, setelah pandemi Covid-19 banyak perusahaan yang menerapkan sistem work from home atau kerja hybrid sehingga membutuhkan sistem presensi yang fleksibel. 

Cara absennya juga cukup mudah. Karyawan diharuskan memiliki aplikasi absen dan cukup mengklik tombol dari handphone mereka. Cara ini juga cukup efektif bagi tenaga sales yang harus bekerja di lapangan atau jarak jauh.

Biaya aplikasi yang dibutuhkan juga cukup terjangkau untuk perusahaan. Beberapa pilihan aplikasi dengan berbagai fitur juga dapat Anda pilih sesuai kebutuhan perusahaan.

Dibandingkan dengan sistem tradisional, absensi online bisa dikatakan jauh lebih efisien. Hal ini karena karyawan dapat meningkatkan produktivitas, menghemat waktu, dan lebih praktis.

Aplikasi Presensi Online Hadirr Berbasis Web

Jika saat ini Anda berencana mencoba aplikasi manajemen kehadiran atau sedang mencari aplikasi dengan fitur lengkap, yuk, coba aplikasi Hadirr! Terdapat banyak keunggulan di aplikasi ini, seperti fitur presensi online dengan selfie, fitur shift kerja, fitur timesheet online, hingga monitor sales lapangan.

Selain itu, aplikasi Hadirr juga aman dan terpercaya karena menerapkan tingkat daya tinggi sehingga keamanan datanya terjaga. Cara ini juga sangat hemat waktu untuk mengelola administrasi personalia karena dapat terhubung langsung dengan sistem administrasi perusahaan.

Baca Juga: Seputar Hadirr, Aplikasi Manajemen Kehadiran Karyawan

Aplikasi presensi Hadirr juga praktis digunakan pegawai karena memiliki keterangan yang jelas sehingga pegawai tidak perlu beradaptasi cukup lama. 

Tunggu apalagi? Yuk, segera pakai aplikasi Hadirr untuk sistem presensi perusahaan!

Writer: ANIS