5 Kelemahan Kartu Absensi Karyawan

Hal pertama yang dilakukan karyawan saat masuk kantor adalah mencatatkan kehadiran mereka melalui sistem absensi karyawan yang berlaku di perusahaan. Apa saja sistem absensi perkantoran yang Anda ketahui? Bagaimana cara absensi di kantor Anda?

Salah satu cara pencatatan kehadiran yang sudah cukup lama dikenal yaitu menggunakan kartu absensi atau absen ceklok (check lock). Dibandingkan dengan metode absensi manual di kertas, sistem kartu tentu lebih praktis dan cukup mudah dilakukan. 

Pertanyaannya, masih relevankah kartu absensi karyawan di era digital saat ini?

Mengenal Kartu Absensi Karyawan

Kartu absensi karyawan merupakan peralihan dari absensi manual di kertas. Perusahaan menerbitkan kartu absensi yang berfungsi sebagai media pencatatan jam kehadiran karyawan. 

Cara kerjanya cukup memasukkan kartu absensi ke dalam mesin ceklok untuk input data kehadiran.

Mesin ceklok memiliki 6 tombol pengaturan posisi, yaitu masuk pagi, pulang pagi, masuk siang, pulang siang, masuk lembur, dan pulang lembur. 

Baca Juga: Cara Membuat Jadwal Kerja Shift dengan Excel

Perusahaan yang memberlakukan 2 shift bisa memanfaatkan mesin absensi ini. Setiap bulannya, kartu absensi akan diganti dengan yang baru.

Kartu absensi dan mesin ceklok lebih cocok digunakan oleh perusahaan yang baru merintis dan berkembang, sebab harga absen ceklok masih sangat terjangkau, sekitar ratusan ribu saja. 

Berbeda dengan harga mesin absensi lain yang diberandol dengan harga jutaan. Harga kartunya pun juga cukup terjangkau dan mudah ditemukan di marketplace.

Dikarenakan kemudahan dalam penggunaannya, sistem kartu absensi karyawan dapat dipertimbangkan jika perusahaan Anda memiliki karyawan dengan rentang usia variatif dan mengantisipasi kesulitan memperkenalkan teknologi baru.

5 Kelemahan Kartu Absensi Karyawan

Investasi menggunakan kartu absensi karyawan cukup terjangkau. Sistem ini memang tampak lebih canggih dan sederhana dibandingkan absensi manual. Padahal, terdapat beberapa kelemahan kartu absensi karyawan yang perlu disadari oleh perusahaan karyawan. 

1. Boros kertas dan biaya

Dari cara absensi, sistem kartu karyawan tidak mendukung prinsip manajemen yang efisien, dalam hal ini mengenai efisiensi kertas. 

Mesin ceklok mengharuskan perusahaan menyediakan kertas khusus setiap bulannya sehingga boros kertas dan tidak ramah lingkungan. 

Pengadaan kertas secara rutin tentu juga berhubungan dengan kebutuhan biaya operasional yang harus selalu dianggarkan untuk kertas sehingga sistem ini tidak efisien dari segi biaya.

2. Kartu absensi rentan hilang atau rusak

Kartu absensi dapat hilang, misalnya tercecer di antara tumpukan file saat diambil HRD atau diambil oleh rekan kerja yang berniat tidak baik. 

Selain itu, juga bisa rusak dikarenakan kondisi cuaca lembab serta kondisi tangan yang basah dan kotor sehingga membuat kartu mudah sobek.

Kerusakan kartu juga bisa terjadi saat dimasukkan dalam mesin ceklok. Kartu yang terlipat membuat mesin macet, lalu saat ditarik akan sobek dan sebagian sobekannya tertinggal di mesin.

Baca Juga: Harga Mesin Absensi versus Absensi Wajah Android

3. Rawan menimbulkan kecurangan

Absensi kartu rentan rawan kecurangan. Karyawan sewaktu-waktu bisa berbuat “nakal” untuk terlambat dan bolos dengan cara menitipkan kartu absensi mereka pada rekan kerja, yang biasa disebut titip absen. Lebih parah lagi jika terjadi titip absen lembur.

Hal ini merupakan tindakan indisipliner dan berisiko dikenai sanksi dikeluarkannya Surat Peringatan bagi yang menitipkan absen maupun yang dititipkan. Jika dibiarkan, selain melanggar disiplin kerja, tindakan ini menganggu produktivitas perusahaan.

4. Tidak efisien waktu dan perlu staf HRD khusus

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendata kehadiran karyawan mulai dari mengambil kartu, melakukan absensi, dan mengembalikan kartu ke tempat semula? Berapa lama juga waktu yang dihabiskan untuk rekap data tanpa 1 kesalahan pun?

Data kehadiran karyawan berhubungan dengan pembayaran upah mereka. Perlu HRD khusus yang bertanggungjawab mengelola tugas ini. Jika terdapat banyak karyawan di perusahaan, tentu tidak cukup jika dikerjakan satu orang saja. 

Perusahaan harus menggaji HRD untuk mengurus kehadiran karyawan, padahal jika lebih efektif, HRD semestinya lebih berperan dalam mengembangkan sumber daya manusia perusahaan.

5. Tidak fleksibel

Sejak terjadinya pandemi COVID-19, banyak bisnis menyadari kebutuhannya akan sistem absensi yang hemat biaya dan fleksibel tanpa harus ke kantor. Apalagi sistem kerja WFH, hybrid, dan remote working mulai dikenal luas.

Mesin ceklok tidak relevan dengan kebutuhan bisnis era digital saat ini, karena tidak fleksibel digunakan kapan saja dan di mana saja. Tidak cocok juga dengan perusahaan yang jumlah karyawannya besar dan memberlakukan beragam sistem kerja.

Rekomendasi Sistem Absensi Terbaik untuk Perusahaan Anda

Kelemahan dari sistem absensi kartu perlu diperhatikan, sebab Anda tentu kini sudah memahami bahwa sistem tersebut sudah tidak tepat lagi menjadi instrumen absensi bisnis Anda. 

Saat ini sudah ada instrumen absensi yang mampu mencatatkan kehadiran karyawan secara otomatis dan mampu memenuhi kebutuhan pengelolaan karyawan di kantor Anda secara menyeluruh, yaitu aplikasi absensi Hadirr.

Aplikasi absensi berbasis GPS ini memiliki sederet keunggulan, di antaranya :

• Mencatat data kehadiran karyawan secara real time tanpa bisa diwakilkan oleh siapa pun.
• Setiap kali melakukan absensi, data kehadiran akan direkap otomatis. Tugas HRD dalam merekap manual sudah tidak diperlukan lagi.
• Paperless, ramah lingkungan, dan biaya investasinya terjangkau.
• Mudah digunakan di mana saja, sebab hanya memerlukan instalasi aplikasi di setiap ponsel karyawan.

Data kehadiran dapat terintegrasi langsung dengan sistem payroll. Perhitungan dan distribusi penggajian karyawan bisa dilakukan secara otomatis juga.

Baca Juga: Wajib Tahu! Data Tren Digitalisasi UMKM Pasca Pandemi (Infografis)

Keunggulan Aplikasi Berbasis GPS Hadirr

Adapun fitur unggulan yang dimiliki Hadirr untuk memudahkan manajemen karyawan di perusahaan adalah fitur absensi online untuk mencatatkan kehadiran karyawan online. Fitur ini didukung teknologi GPS dan face biometric, jadi karyawan hanya perlu absensi selfie.

Hadirr cocok digunakan oleh beragam skala bisnis, mulai dari yang baru merintis hingga memiliki banyak cabang.

Hadirr juga akan membantu Anda dalam mengelola lembur dan shift kerja karyawan. Pengajuan lembur dan pengaturan jadwal pola kerja dapat dilakukan dengan lebih praktis melalui ujung jari Anda saja.

Terakhir, Anda bisa melaksanakan tugas monitoring produktivitas harian karyawan melalui timesheet online.

Fitur ini mendukung tugas HRD dalam mengembangkan kapasitas dan kinerja harian karyawan.

Data yang ditampilkan di dashboard admin sangat membantu HRD dalam menganalisis waktu yang karyawan habiskan setiap menyelesaikan sebuah pekerjaan.

Menarik, bukan? Tunggu apalagi, beralihlah dari sistem absensi lama Anda dan segera gunakan Hadirr sekarang!

Writer: YRA