5 Cara Membuat Budget Tahunan HRD

5 Cara Membuat Budget Tahunan HRD – Tak jauh berbeda dengan departemen lainnya, di sebuah perusahaan HRD juga punya kewajiban membuat budget bulanan atau budget tahunan HRD (Human Resources Development). HR budgeting ini bisa menjadi rujukan untuk operasional divisinya agar berjalan lancar.

Jika Anda salah satunya, tentu harus tahu bagaimana cara menyusun anggaran HRD yang baik dan benar. Sebab hal ini berkaitan juga dengan pengambilan keputusan dan pencapaian perusahaan.

Untuk itu, artikel berikut akan membahasnya untuk Anda. Simak terus ya!

Seputar HR Budgeting dan Jenisnya

HR Budget | Hadirr

Sebelum membahas bagaimana cara membuat laporan HRD seputar budgeting, Anda juga harus paham tentang apa yang dimaksud dengan HR budget ini. 

Budget atau anggaran sendiri merupakan sebuah perencanaan yang disusun secara sistematis oleh perusahaan yang berlaku untuk jangka waktu tertentu. 

Baca Juga: 9 Program Kerja HRD untuk Optimalkan Produktivitas Karyawan

Nah, HR budget sendiri bisa diartikan sebagai anggaran dana yang khusus dialokasikan untuk proses dan kerja HR di sebuah perusahaan. Biasanya dilakukan oleh tim finance dan harus sejalan dengan anggaran perusahaan.

HR juga memiliki peran untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan begitu, perusahaan dan HR harus berjalan selaras, salah satunya dalam penyusunan anggaran ini.

Dalam pembuatannya, perusahaan bisa memilih salah satu dari dua jenis penyusunan ini, diantaranya:

Zero-Based HR Budget

Jenis yang satu ini merupakan cara penyusunan anggaran tanpa menyertakan data apapun. Dengan kata lain, HR memang benar-benar membuat budget nya dari nol.

Hal itu biasanya dilakukan oleh HR yang ingin melakukan perombakan besar-besaran di perusahaan atau organisasinya dan sering juga dilakukan oleh perusahaan baru. 

Penyusunan anggaran ini akan memerlukan persiapan ekstra, karena harus memperhitungkan aspek yang banyak. Namun siapa sangka, penerapannya selalu berjalan lancar karena alokasi dana sesuai dengan realisasinya.

Incremental HR Budget 

Kebalikan dari zero-based HR budget, incremental HR budget ini dilakukan dengan menggunakan basis data anggaran HRD di tahun sebelumnya. Meskipun menggunakan data lama, penyesuaian bisa dilakukan dengan baik.

HR bisa menambah atau mengurangi anggaran sesuai dengan keperluan dan tujuan perusahaan.

Nah, dari kedua jenis penyusunan tersebut, incremental HR Budget lah yang sering digunakan oleh perusahaan. Jadi, Anda pilih yang mana untuk diterapkan di perusahaan?

Komponen Penyusun Anggaran HR

Selain mengetahui jenis-jenis HR budgeting, dalam proses penyusunannya perlu juga memperhatikan beberapa komponen penting. Ini karena budget akan dipergunakan untuk kepentingan perusahaan. 

Adapun beberapa komponen penting yang harus dipersiapkan diantaranya:

• HR Administration
• Training & development program
• Talent acquisition & rekrutmen karyawan
• Benefit karyawan dan kompensasi
• Hubungan antara karyawan dan manajemen talenta
• Pelatihan HRD
• Pelatihan & pengembangan
• Keselamatan & kesejahteraan karyawan
• Penerapan kesetaraan, kebijakan inklusif, dan keberagaman

Jika beberapa komponen tersebut sudah dipersiapkan, proses penyusunan pun bisa dilakukan dengan baik asalkan menerapkan cara yang tepat dan tersusun.

Baca Juga: Ragam Laporan Absensi Karyawan yang Wajib HRD Ketahui

5 Cara Menyusun Anggaran HRD

Adapun cara yang bisa Anda lakukan untuk menyusun anggaran ini yakni dengan melakukan lima langkah berikut:

1. Persiapkan data-data terkait

Baik itu laporan tahunan ataupun laporan bulanan HRD, Anda harus memulainya dengan cara mengumpulkan data terkait lebih dulu. Sebut saja data tentang jumlah karyawan, gaji karyawan, data lembur karyawan hingga informasi seputar perhitungan lembur yang juga perlu dimiliki.

Perlu diingat semakin rinci data yang dimiliki, penyusunan anggaran HR pun akan semakin baik. Jadi data yang dipersiapkan harus detail ya.

 2. Kelompokkan data sesuai kategorinya

Kedua, Anda perlu mengelompokkan data-data yang sudah dikumpulkan dan pastikan semua komponen HR dikategorikan dengan baik dan tersusun. Teliti lagi jangan sampai ada yang tertinggal.

Pengelompokan bisa dilakukan secara detail disesuaikan dengan sifat pekerjaan, unit kerja, dan lainnya.

Tujuan dari pengelompokkan ini yakni untuk memastikan anggaran perusahaan untuk satu pos tersedia. Jika hal ini sampai terlewat, HR budget secara umum akan berantakan dan membuat sistem operasional tidak berjalan optimal.

3. Buatlah perhitungan budget dengan baik

Tahapan yang satu ini harus dilakukan dengan cermat. Alangkah baiknya agar Anda memperhatikan seluruh komponen yang akan diperhitungkan.

Selain itu, Anda juga harus berpikir ke depan dengan melakukan perkiraan sebaik mungkin seputar biaya yang harus dikeluarkan. Memprediksi biaya ini akan lebih baik dibandingkan jika tidak memasukkannya sama sekali.

Namun tentu, data yang valid harus diperhatikan dalam perhitungan anggaran HR ini. Nah, keberadaan teknologi cloud HR akan sangat membantu untuk menghadirkan data sekaligus menganalisisnya secara instan.

Penting diingat, hindari juga menyusun anggaran HR hanya dengan berasumsi ya!

4. Bandingkan budget dengan realisasinya

Membandingkan budget yang Anda buat saat ini dengan realisasi anggaran yang pernah ada perlu dilakukan, sebut saja membandingkan dengan anggaran HR tahun sebelumnya.

Nantinya perbandingan tersebut bisa menunjukkan perbedaan antara penggunaan dan anggarannya. Jika sudah diketahui, analisis untuk memperhitungkan budget HR kedepan bisa dibuat dengan akurat.

5. Ajukan anggaran HR dan presentasikan

Jika keempat cara sebelumnya sudah tersusun dengan baik, waktunya Anda mengajukan anggaran HR ke manajemen perusahaan. Nantinya HR akan memberi pemaparan dibalik pengajuan anggaran yang sudah disusun, dan sebaliknya manajemen akan mengulasnya.

Mungkin selama waktu presentasi ini akan terjadi diskusi antara HR dengan manajemen perusahaan. Tapi, hal ini menjadi salah satu bagian dari upaya menemukan anggaran HR terbaik sesuai dengan kesepakatan bersama.

Lakukan prosesnya hingga HR budget disetujui. Jika sudah, proses pengajuan pun selesai.

Itulah kelima cara yang bisa Anda lakukan untuk membuat HR budget atau anggaran HR yang tepat. Melihat penjelasan di atas, pembuatan anggaran HR ternyata tidak terlepas dari data-data terkait.

Baca Juga: Menyusun Strategi Sales yang Efektif dengan Aplikasi Monitoring

Tingkatkan Efisiensi Budget HR dengan Aplikasi HR Hadirr

Semakin datanya akurat, penyusunan budget tahunan HRD pun akan semakin baik!

Dalam hal ini, sebetulnya Anda bisa memanfaatkan teknologi untuk efisiensi kerja HRD. Sebut saja aplikasi HR terbaik di Indonesia, Hadirr.

Aplikasi dan software HR terbaik ini merupakan aplikasi presensi online dan sales canvassing. Kehadirannya bisa meringankan pekerjaan HR dan tentu akan lebih menghemat dari segi tenaga, waktu dan biaya.

Dengan begitu, data-data penting untuk penunjang penyusunan HR budgeting seperti jumlah karyawan, kehadiran karyawan, pengelolaan jam lembur, hingga proses reimbursement bisa diperoleh dengan mudah dan aman.

Jadi, tunggu apalagi segera gunakan Hadirr sebagai software dan aplikasi HRIS terbaik untuk mencatat data-data karyawan agar proses penyusunan anggaran berjalan lancar dan efisien. Yuk, coba Hadirr sekarang juga!