Cara dan Contoh Membuat SOP Absensi Karyawan

Sebagai Pengusaha atau HR Manager, membuat SOP absensi karyawan adalah tugas utama. Dengan membuat peraturan absensi karyawan yang jelas dan runut, maka  karyawan akan mudah memahami peraturan yang ditetapkan di perusahaan tersebut. Nantinya, produktivitas karyawan pun akan turut meningkat.

Tentunya, Anda menginginkan semua karyawan menaati peraturan yang sudah dibuat?

Lalu, bagaimana ya membuat peraturan absensi karyawan? Apakah benar di setiap perusahaan berbeda-beda? Seperti apa sih contoh SOP absensi karyawan itu? Nah, temukan jawabannya di artikel Gadjian berikut ini ya.

Pengertian SOP Absensi

Dalam pengelolaan karyawan diperlukan suatu peraturan atau SOP (Standard Operating Procedure), salah satunya adalah dengan peraturan absensi karyawan.

Sebagaimana kita tahu, kehadiran karyawan adalah hal yang krusial bagi perusahaan. Hal tersebut dikarenakan akan berdampak pada produktivitas pekerjaan karyawan. Lalu apa sih SOP absensi karyawan itu?

SOP absensi karyawan adalah peraturan absensi karyawan yang sah dan secara tertulis guna menertibkan kehadiran karyawan. 

Pembuatan aturan absensi karyawan tentu saja berbeda-beda karena menyesuaikan dengan kebijakan di perusahaan tersebut. Jadi, tidak dapat disamaratakan begitu saja.

Baca Juga: Peraturan Absensi Karyawan Beserta Contoh Sanksi Disiplinnya

Hal-hal yang Harus Ada di Peraturan Absensi Karyawan

Sebelum membuat SOP kehadiran karyawan, Anda perlu memerhatikan apa saja hal yang terdapat di SOP tersebut. Berikut adalah poin-poinnya.

1. Absensi

Hal yang utama dari SOP kehadiran karyawan adalah terkait absensi. Peraturan absensi dapat dibuat oleh para pemangku kebijakan di perusahaan.

Contohnya adalah terkait karyawan yang tidak hadir di kantor, atau karyawan yang tidak mau bekerja dan mengikuti peraturan maka dianggap tidak hadir. 

2. Clock In dan Clock Out

Peraturan atau kebijakan yang harus tercantum di peraturan absensi karyawan adalah jam masuk (clock in) dan jam pulang (clock out). Sebagai HR Manager atau Business Owner, Anda juga dapat menuliskan seperti apa proses clock in dan clock out karyawan.

Misal dengan menggunakan aplikasi absensi online yang disediakan perusahaan atau dengan fingerprint yang tersedia. 

Jam masuk dan jam keluar untuk setiap shift juga harus diatur dan tercantum di SOP. Contohnya shift 1 dari jam 7.00 s/d 13.00, sementara untuk shift 2, 13.00-19.00. Semakin jelas tertulis, maka karyawan akan lebih memahaminya. 

3. Keterlambatan

Di dalam SOP kehadiran karyawan, peraturan tentang keterlambatan pun sangat penting untuk dicantumkan. Apalagi jika perusahaan Anda sangat ketat dan begitu memperhatikan terkait keterlambatan.

Untuk itu, semua kebijakan terkait keterlambatan karyawan harus dijabarkan sejelas mungkin sehingga nantinya tidak ada yang salah persepsi ketika penerapannya sehari-hari.

Nah, inilah contoh peraturan untuk keterlambatan karyawan:

• Keterlambatan dihitung berdasarkan jam kantor sesuai jobs desc dan wilayah kerja yang telah diatur.
• Tidak melapor atau melakukan presensi pada jam yang sudah ditentukan.
• Mengambil waktu istirahat lebih lama tanpa adanya persetujuan.
• Setiap keterlambatan kehadiran masuk kerja dikenakan pemotongan.
• Datang terlambat lebih dari satu jam dianggap tidak hadir dan perusahaan dapat menggantikannya dengan orang lain untuk di shift kerja tersebut.

4. Proses Konfirmasi Kehadiran

Walaupun kehadiran karyawan penting, tetapi perusahaan juga harus memberikan peluang agar karyawan dapat mengambil cuti, izin sakit, atau izin terlambat kerja.

Hal yang harus diperhatikan adalah, Anda dapat mencantumkannya dalam SOP bahwa karyawan yang akan melakukan izin diwajibkan untuk izin dan konfirmasi kepada supervisor atau atasan. 

Pastikan juga karyawan dapat menyatakan secara jujur apa alasannya untuk tidak hadir kerja dan disertai dokumen-dokumen pendukung absensi. Misalnya, surat permohonan cuti, surat dokter izin sakit, dan lain sebagainya

5. Proses Disiplin Progresif

Peraturan absensi perusahaan lainnya adalah dengan mengatur proses disiplin karyawan yang tidak menaati peraturan. Anda dapat memberlakukan teguran secara langsung sampai dengan surat peringatan. 

Hal ini agar karyawan bersungguh-sungguh dalam melakukan pekerjaannya dan menaati peraturan kehadiran yang sudah berlaku. 

Penerapan proses disiplin ini pun bertahap. Misalnya, jika karyawan satu kali telat selama lebih dari satu jam, maka ia mendapatkan surat teguran.

Lalu jika ia tetap melakukan itu untuk kedua kalinya, maka ia mendapatkan surat peringatan atau SP 1 dan SP 2. Jika tidak ada perubahan dan berturut-turut terlambat maka Anda dapat memberikan SP 3 yang artinya karyawan diberhentikan.

Baca Juga: Sanksi dan Contoh Surat Panggilan Karyawan Mangkir Kerja

Cara Membuat SOP Absensi Karyawan

Setelah mengetahui apa saja hal yang harus ada di peraturan absensi karyawan, Anda dapat mulai menyusun SOP absensi karyawan tersebut. Untuk itu, inilah cara-caranya:

• Mencantumkan sumber-sumber yang menjadi acuan dalam pembuatan SOP, misalnya surat direktur.
• Susun SOP Karyawan dimulai dari peraturan mengenai absensi, keterlambatan, izin cuti, izin sakit, pemotongan tunjangan harian, sampai dengan aturan atau hukuman pendisiplinan.
• Gunakan deskripsi yang detail dan kebijakannya harus spesifik.
• Tulislah panduan mengenai proses absensi jika menggunakan aplikasi absensi online.

Contoh SOP Absensi Karyawan

Terkait bentuk SOP, bentuknya pun bisa bermacam-macam. Tetapi secara umum, SOP adalah berbentuk dokumen. Di bawah ini adalah salah satu contoh SOP absensi karyawan.

Baca Juga: Cara Mengatasi Kecurangan Karyawan dengan Aplikasi Hadirr

Kelola Absensi Karyawan Anti Repot dengan Hadirr

Pada penerapannya, peraturan absensi karyawan akan lebih mudah dengan menggunakan aplikasi absensi online. Anda tidak perlu repot memantau secara langsung satu per satu karyawan karena aplikasi absensi online Hadirr menjadi jawaban untuk memantau kehadiran karyawan.

Karyawan cukup absen selfie saat clock in dan clock out, maka data kehadiran sudah tercantum otomatis. Aplikasi absensi online Hadirr juga berbasis GPS sehingga Anda akan mendeteksi dengan mudah jika ada karyawan yang melakukan kecurangan. 

Nikmati kemudahan lainnya melalui perpaduan antara Hadirr dengan Gadjian. Hadirr membantu Anda mencatat kehadiran karyawan, sementara Anda juga dapat menghitung gaji serta tunjangan karyawan secara akurat dan praktis melalui Gadjian. Data karyawan dan data absensi pun menjadi terpusat.

Ditambah dengan fitur analisis kinerja karyawan dari aplikasi HRIS Gadjian, Anda juga dapat mengoptimalkan produktivitas dengan melihat kinerja karyawan secara real-time di satu tempat. 

Saatnya beralih ke Hadirr dan Gadjian sekarang juga!