Cara Manajemen Shift Kerja dan Regulasinya

Banyak yang tidak menyadari, bahwa dalam mengatur shift karyawan, dibutuhkan keahlian strategi yang baik. Karena jika terjadi kesalahpahaman, bisa saja karyawan merasa jam kerja dalam seminggu melebihi batasnya, resikonya karyawan menjadi mangkir dan berujung dengan terganggunya produktivitas bisnis.

Dalam artikel ini akan dibahas bagaimana mengelola manajemen shift kerja, regulasi atau aturan shift kerja yang berlaku dan tips mengatur shift karyawan. Baik pengaturan shift kerja 24 jam maupun kurang dari 24 jam.

Apa Itu Shift Kerja?

Shift kerja adalah pola jam kerja yang dirancang untuk mengatur waktu karyawan atau pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Pola shift kerja umumnya terdiri dari beberapa shift yang berbeda dalam satu periode waktu tertentu, seperti hari, minggu, atau bulan.

Baca Juga: Cara Mengatur Shift Kerja Karyawan Pabrik

Setiap shift biasanya memiliki durasi kerja yang sama dan diatur sedemikian rupa sehingga dapat mencakup seluruh waktu operasional perusahaan.

Seperti yang disampaikan sebelumnya, pola shift kerja memiliki manfaat yang signifikan bagi perusahaan dan karyawan. Dalam hal efisiensi, shift kerja membantu meningkatkan produktivitas perusahaan karena memungkinkan operasi berjalan terus menerus.

Dari sisi karyawan, shift kerja dapat membantu menciptakan keseimbangan antara kehidupan kerja dan pribadi, sehingga mendorong karyawan untuk lebih bahagia dan produktif. 

Namun, implementasi shift kerja yang salah dapat menyebabkan dampak negatif pada karyawan dan perusahaan. Shift kerja yang terlalu panjang atau tidak teratur dapat menyebabkan kelelahan, stres, dan bahkan kecelakaan kerja pada karyawan.

Selain itu, jadwal shift kerja yang buruk dapat mengganggu keseimbangan kehidupan kerja dan pribadi karyawan, sehingga menurunkan motivasi dan kinerja mereka. 

Aturan Shift Kerja

Peraturan shift kerja telah diatur sejak terbitnya Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan hingga saat ini di UU Cipta Kerja.

Menurut UU tersebut, durasi kerja maksimum dalam satu minggu adalah 40 jam atau 8 jam per hari, dengan waktu istirahat minimal 1 jam setiap hari. Jika karyawan bekerja di atas waktu tersebut, maka dianggap lembur.

Selain itu, aturan shift kerja juga mengatur tentang jadwal libur mingguan dan cuti tahunan karyawan. Perlu diingat dan perhatikan, pola kerja apapun yang menggunakan sumber daya manusia di perusahaan, maka wajib diberikan waktu istirahat dan diberikan hak untuk cuti.

Perusahaan di Indonesia dapat menetapkan jadwal shift kerja yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan operasional perusahaan dan kesepakatan dengan karyawan atau serikat pekerja. Kesepakatan tersebut dapat dibuat melalui perjanjian kerja bersama atau peraturan perusahaan.

Baca Juga: Cara Mengatur Shift Kerja Karyawan Pabrik

Aturan Shift Kerja Khusus Perempuan

Dalam pasal 76 UU 13/2003 telah diatur secara khusus mengenai jam kerja shift bagi perempuan. Ketika Anda mengatur shift karyawan, khususnya seorang karyawan perempuan berumur kurang dari 18 tahun dan atau sedang dalam keadaan hamil, maka dilarang menerapkan shift antara pukul 23.00 – 07.00 untuk mereka.

Tips Membuat Jadwal Shift Karyawan

Dalam membuat manajemen shift kerja, apalagi ketika mengatur shift karyawan, banyak aspek yang perlu diperhatikan agar seluruh proses bisnis dapat berjalan dengan baik.

Jangan lupa, karyawan adalah aset termahal yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga perlu manajemen shift kerja karyawan yang baik.

Berikut ini beberapa tips sebelum mengatur shift karyawan yang dapat Anda jadikan referensi.

Pertimbangkan kebutuhan operasional perusahaan

Perhatikan kebutuhan operasional yang spesifik, seperti waktu operasi perusahaan, jumlah karyawan yang dibutuhkan, dan jenis tugas yang harus dilakukan. Pastikan bahwa pola shift kerja yang dipilih dapat mengoptimalkan produktivitas dan efisiensi perusahaan.

Pertimbangkan kebutuhan karyawan

Selain mempertimbangkan kebutuhan perusahaan, perusahaan juga harus memperhatikan kebutuhan karyawan, seperti waktu istirahat, waktu bersosialisasi, dan keseimbangan kehidupan kerja dan pribadi.

Pastikan bahwa jadwal shift kerja yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan karyawan dan mendorong motivasi dan kinerja yang lebih baik.

Gunakan aplikasi atau software manajemen shift kerja

Perusahaan dapat menggunakan perangkat lunak manajemen shift kerja untuk membantu merancang dan mengatur shift karyawan. Perangkat lunak ini dapat membantu memantau jadwal kerja karyawan, membuat jadwal shift kerja secara otomatis, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

Berikan pelatihan dan pengembangan

Perusahaan harus memberikan pelatihan dan pengembangan kepada karyawan dalam hal manajemen shift kerja dan keamanan kerja. Hal ini dapat membantu mencegah kecelakaan kerja dan meningkatkan produktivitas karyawan.

Buat Sistem Monitoring & Evaluasi

Setelah pola shift kerja diimplementasikan, perusahaan harus melakukan monitoring, evaluasi dan perbaikan secara teratur. Evaluasi ini dapat membantu mengidentifikasi masalah dan kesempatan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas, serta memastikan bahwa jadwal shift kerja tetap sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan.

Cara Membuat Jadwal Shift

Mengacu pada aturan jam kerja karyawan yang sempat disinggung sebelumnya, yaitu maksimal 40 jam kerja seminggu. Maka sebelum Anda membuat jadwal shift kerja karyawan, hitung dahulu jumlah karyawan yang dimiliki kemudian bandingkan dengan kebutuhan perusahaan.

Berikut ini contoh shift kerja sebuah apotek yang menerapkan pola 3 shift kerja per hari dengan jumlah karyawan 5 orang

Kebutuhan karyawan:

• Waktu kerja 8 jam per hari
• Hari kerja 5 hari dalam seminggu
• Waktu libur 2 hari dalam seminggu

Kebutuhan perusahaan:

• Apotek harus beroperasi penuh 24 jam selama 1 minggu
• Minimal 1 orang karyawan harus masuk di setiap jadwal shift

Setelah mengetahui kebutuhan baik dari karyawan maupun perusahaan, mari simulasikan ke dalam tabel jadwal shift kerja.

Jika melihat tabel diatas, dapat dilihat, jumlah shift setiap karyawan totalnya 5 hari kerja dan mendapatkan 2 hari libur. Dapat dilihat pula di setiap harinya, apotek tetap ada yang bekerja minimal 1 orang di setiap jadwal shift.

Pastikan ketika mengatur shift karyawan, tidak ada satu karyawan pun yang mengalami jumlah total shift kerja yang tidak seimbang dengan karyawan lainnya atau terjadinya kekosongan karyawan di satu shift. Agar kebutuhan perusahaan dan karyawan sama sama dapat dipenuhi secara seimbang.

Baca Juga: Download Contoh Jadwal Kerja Shift Lengkap Berbagai Pola

Teknologi Otomatisasi Shift Kerja Karyawan

Setelah memahami definisi, aturan atau regulasi hingga cara membuat jadwal shift kerja, semoga Anda dapat mengatasi seluruh tantangan ketika menerapkan pengaturan shift kerja 24 jam atau kurang yang ada di dalam perusahaan.

Kuncinya hanya satu, pahami dan pertimbangkan dengan matang kebutuhan perusahaan dan kebutuhan perusahaan agar seluruh sistem berjalan secara seimbang.

Memang bukan hal mudah dalam mengatur shift karyawan bahkan melakukan monitoring kinerja karyawan di setiap shift kerjanya. Anda dapat menggunakan aplikasi monitoring shift kerja dan perhitungan gaji otomatis dari Hadirr & Gadjian.

Dengan kedua aplikasi ini, Anda dapat mengatur shift karyawan, monitor kehadiran dengan aplikasi HR Hadirr hingga cara menghitung gaji karyawan shift dengan aplikasi Gadjian secara otomatis dan akurat.

Sehingga seluruh proses manajemen shift kerja di perusahaan Anda menjadi baik dan digital tanpa harus repot dengan banyak file excel atau menghubungi satu per satu karyawan di setiap shiftnya.

Anda dapat mencoba kedua aplikasi ini secara gratis tanpa mengeluarkan biaya sepeserpun.