Contoh Surat Tukar Shift Kerja
Disuatu perusahaan pasti ada beberapa divisi yang menggunakan sistem kerja shift. Apabila ada karyawan memiliki kendala pada jadwal shift yang telah ditentukan, karyawan dapat menukarkan shiftnya.
Salah satu cara menukar shift adalah dengan membuat surat tukar shift yang ditujukan pada HR atau manajer perusahaan. Selanjutnya keputusan tergantung pada HR atau manajer, baik menyetuji atau tidak menyetujui permohonan surat tukar shift.
Sudah tahukah Anda apa itu surat tukar shift dan bagaimana contoh suratnya? Nah, pada artikel kali ini kami akan membahas mengenai surat tukar shift, contoh, dan cara membuatnya. Yuk, simak penjelasannya di bawah ini.
Apa itu Surat Tukar Shift Kerja?
Baca juga : Jenis Shift Kerja yang Sesuai dengan Perusahaan Anda
Surat tukar shift kerja merupakan surat formal, yang digunakan untuk mengajukan permohonan menukar shift kerja dengan karyawan lain. Hal tersebut bisa terjadi apabila terdapat suatu kendala atau kepentingan pada jadwal kerja karyawan yang telah tetapkan.
Biasanya surat tersebut berisi tujuan atau maksud untuk meminta permohonan agar shift kerja dapat ditukar. Selain itu juga, di dalam surat ini Anda juga perlu menjelaskan jadwal pergantian shift yang Anda inginkan lengkap dengan waktunya. Lalu, jangan lupa sertakan alasan atau kendala yang membuat adanya perubahan shift kerja.
Terkait isinya akan lebih baik jika dituliskan dengan ringkas dan jelas. Tujuannya ialah agar lebih mudah dipahami oleh pihak HR atau manajer perusahaan. Meski demikian, keputusan untuk mengabulkan permohonan pergantian tergantung dari pihak HR dan manajer perusahaan Anda.
Selain itu, perusahaan Anda berhak menentukan untuk menerima atau tidak menerima permohonan pergantian shift kerja tersebut.
Bagaimana Cara Membuat Surat Tukar Shift Kerja?
Tuliskan informasi HR atau manajer, dan informasi perusahaan
Informasi perusahaan dan pada siapa surat ditujukan, menjadi komponen utama dalam membuat surat tukar shift. Jelaskan nama HR atau nama manajer Anda dan nama perusahaan Anda. Ini agar surat tukar shift kerja Anda jelas ditujukan pada siapa dan akan disetujui oleh siapa.
Isi informasi data diri
Selanjutnya tuliskan informasi data diri Anda. Hal ini penting dalam membuat surat permohonan. Tidak hanya surat tukar shift kerja, semua surat memang membutuhkan informasi data diri dari pembuat surat.
Dijelaskan juga isinya secara ringkas dan jelas, jangan memasukkan informasi yang tidak terlalu dibutuhkan. Isi nama Anda, NIK, divisi, posisi atau jabatan, alamat email atau informasi kontak yang dapat dihubungi.
Jelaskan tujuan atau maksud Anda
Setelah komponen informasi perusahaan, jelaskan tujuan Anda mengirim surat tukar shift kerja tersebut. Jelaskan bahwa maksud Anda membuat permohonan tersebut.
Anda juga perlu menyebutkan jadwal pergantian shift yang diinginkan beserta waktunya. Komponen ini penting, karena pengaturan shift kerja 24 jam memberikan banyak pilihan jadwal shift, karena itu untuk mengganti jadwal Anda juga harus menyebutkan jadwal yang Anda inginkan.
Jelaskan alasan mengapa membutuhkan pergantian shift
Setelah menjelaskan maksud dan jadwal yang diinginkan, untuk membuat surat tukar shift kerja Anda juga perlu menjelaskan alasan mengapa menginginkan perubahan shift kerja tersebut. Apa yang menjadi kendala Anda sehingga mengharuskan Anda menukar shift.
Baca juga : Contoh Jadwal Kerja 3 Shift di Restoran atau Kafe 24 Jam
Tulis dengan bahasa formal, ringkas dan jelas
Jika komponen diatas terpenuhi, ada baiknya Anda menuliskan surat tukar shift kerja dengan bahasa yang formal dan ditulis dengan ringkas dan jelas. Hal ini bertujuan agar surat permohonan Anda mudah dimengerti oleh pihak perusahaan.
Contoh Surat Tukar Shift Kerja
Setelah memahami cara membuat surat tukar shift kerja, berikut adalah contoh surat tukar shift kerja yang sesuai dengan komponen di atas.
Contoh form tukar shift kerja berikut bisa Anda jadikan referensi :Berikut ini contoh surat tukar shift kerja dengan karyawan lain:
Baca juga : Panduan Lengkap Manajemen Shift Kerja dan Regulasinya
Surat tukar shift di atas merupakan contoh cara menukarkan shift secara manual. Cara manual ini tentu akan menyulitkan HR, karena HR harus melakukan pencatatan juga secara manual. sekarang ada cara yang lebih efektif untuk melakukan pertukaran shift kerja melalui aplikasi Hadirr.
Tukar Shift Kerja Lebih Efektif dengan Aplikasi Hadirr
Software Hadirr merupakan aplikasi berbasis cloud dengan berbagai fitur yang dapat memudahkan Anda dalam mengelola kebutuhan karyawan. Kini karyawan Anda dapat melakukan pengajuan pertukaran shift dengan mudah melalui aplikasi Hadirr.
Anda juga dapat mengatur jadwal shift karyawan melalui fitur kelola shift kerja. Dengan fitur ini, pengaturan jadwal shift dan pergantian shift karyawan akan terasa lebih mudah dilakukan, karena hanya membutuhkan ponsel tanpa harus ribet menggunakan excel.
Aplikasi pengatur jadwal shift ini juga dilengkapi dengan fitur timesheet online, yang akan membantu mencatat report harian karyawan, Anda bisa memantau kinerja mereka melalui fitur ini.
Permasalahan absensi harian karyawan juga lebih efektif dengan aplikasi mobile Hadirr, melalui fitur absensi selfie (clock in/out). Karyawan dapat melakukan absen cukup dengan selfie dan secara otomatis data kehadiran akan masuk pada portal admin secara akurat dan real-time. Anda hanya perlu menerima data kehadiran yang telah masuk. Mudah bukan?
Tidak hanya mengatur shift dan absen, untuk mengelola gaji karyawan juga dapat dilakukan dengan hanya menggunakan aplikasi saja. Gadjian adalah aplikasi hitung payroll online berbasis cloud yang dapat mengelola gaji karyawan Anda secara otomatis dan akurat.
Gadjian dilengkapi dengan Fitur hitung payroll dan tunjangan karyawan. Yang dimana aplikasi akan menghitung secara otomatis besaran gaji, tunjangan, pajak dan potongan karyawan. Aplikasi Gadjian juga sudah terintegrasi dengan Hadirr. Nantinya akan secara otomatis menerima data kehadiran karyawan.
Anda hanya perlu memasukkan data tunjangan dan data pajak potongan karyawan yang dibutuhkan. Kemudian secara otomatis gaji karyawan akan terhitung beserta tunjangan dan pajaknya. Lebih efektif dan efisien bukan? Anda dapat menghemat waktu dan tenaga untuk pekerjaan yang lainnya.
Bersama Hadirr dan Gadjian mengelola kebutuhan karyawan akan terasa lebih mudah, efektif dan efisien. Yuk, konsultasikan perusahaan Anda di Hadirr dan Gadjian, rasakan kemudahan dalam mengelola seluruh kebutuhan karyawan Anda. Konsultasi gratis sekarang juga!
