Performance Appraisal : Jenis, Tahapan, dan Cara Membuatnya

Bagaimana cara perusahaan menentukan apakah seorang karyawan layak untuk mendapatkan kenaikan gaji atau bonus? Salah satu prosedur terbaik untuk melakukannya adalah melalui performance appraisal.

Performance appraisal adalah metode penilaian kinerja karyawan yang dilakukan secara berkala, bisa sekali hingga dua kali dalam setahun. Metode penilaian ini dikenal juga dengan istilah performance review, performance evaluation, annual review, employee appraisal, atau evaluasi kinerja karyawan.

Kinerja karyawan akan didokumentasikan dan dievaluasi sebagai bahan pertimbangan untuk memberikan feedback kepada mereka. Lantas, bagaimana cara menerapkan sistem ini dengan baik di perusahaan? Simak uraian berikut.

Pentingnya Performance Appraisal bagi Perusahaan

Baca juga : Strategi dan Indikator Disiplin dan Kerja Karyawan

Performance appraisal dirancang oleh divisi HR sebagai upaya untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Penilaian ini sangat penting bagi perusahaan  karena dapat mengukur seberapa baik karyawan melakukan tugas mereka. 

Atasan dapat mencari tahu penyebab terjadinya kinerja karyawan yang buruk, lalu memberi karyawan kesempatan untuk melakukan tindakan perbaikan melalui feedback yang diberikan.

Hasil dari performance appraisal digunakan untuk menentukan kompensasi yang layak serta menentukan program pelatihan dan pengembangan yang efektif untuk karyawan.

Adapun beberapa manfaat dari performance appraisal bagi perusahaan adalah :

1. Menunjukkan aspek kelemahan yang harus diperbaiki karyawan sehingga  menjadi bahan masukan untuk meningkatkan performa kinerja karyawan di masa yang akan datang.
2. Menjadi alat bantu dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan kenaikan jabatan, kenaikan gaji, penurunan pangkat, hingga pemecatan karyawan.
3. Mendorong motivasi karyawan agar bekerja dengan lebih giat agar standar perusahaan tercapai.
4. Menggali potensi diri karyawan, kemudian dikembangkan melalui training atau workshop untuk memajukan perusahaan.
5. Sebagai bahan evaluasi untuk membangun perusahaan dan karyawan ke arah yang lebih baik.

Perbedaan Performance Appraisal dengan KPI

Adakalanya orang beranggapan bahwa performance appraisal dan key performance indicator (KPI) adalah hal yang sama, padahal berbeda.

Perbedaan yang paling mendasar adalah objek yang dinilai. Performance appraisal biasanya digunakan untuk mengukur cara kerja, komunikasi dan partisipasi dari karyawan. Perusahaan dapat mengetahui permasalahan yang terjadi dan yang akan dihadapi. Sementara KPI digunakan untuk mengukur seberapa banyak pencapaian karyawan selama periode tertentu. Apakah kinerja karyawan sudah sesuai dengan target yang harus dicapai.

Berdasarkan perbedaan tujuan tersebut, tentu jenis data penilaiannya juga berbeda. Penilaian appraisal bisa berbentuk angka dan bisa juga berbentuk kualitatif dari hasil diskusi dengan karyawan. Sedangkan cara mengukur KPI biasanya secara kuantitatif dengan hasil berupa angka.

Jenis-Jenis Performance Appraisal

Performance appraisal terdiri atas beberapa jenis sebab perusahaan memiliki langkah yang berbeda-beda dalam menilai performa karyawan, di antaranya :

1. Penilaian tradisional. Para atasan dan karyawan melakukan meeting tatap muka untuk membahas performa kerja satu tahun sebelumnya.
2. Self-appraisal. Karyawan bertanggungjawab melakukan penilaian kinerja untuk dirinya sendiri. Pencapaian akan mendorong karyawan agar tetap bekerja dan kegagalan akan memotivasi manajemen diri karyawan untuk bangkit.
3. Employee-initiated review. Karyawan meminta peninjauan kinerja mereka sendiri dari atasan atau manajer mereka.
4. Penilaian 360 derajat (upward appraisal). Semua pihak memberikan feedback terkait kinerja karyawan, seperti atasan, klien ataupun karyawan sendiri. Penilaiannya lebih lengkap dan perusahaan bisa melakukan evaluasi menyeluruh dari segi manajerial dan kinerja karyawan.

Cara Membuat Performance Appraisal

Sistem performance appraisal yang menghasilkan feedback maksimal dan akurat setidaknya menilai dua komponen kunci, yaitu kompetensi karyawan dan kinerja karyawan. 

Komponen kompetensi dirancang untuk mengukur kecakapan karyawan, misalnya kemampuan kepemimpinan, komunikasi, negosiasi, kerja sama dalam tim, pemecahan masalah, perencanaan dan kemampuan berorganisasi. Daftar kompetensi tersebut kemudian diberi skala 1 sampai 5 (buruk hingga istimewa).

Sementara itu, komponen hasil kinerja (performance) dirancang untuk memetakan output nyata karyawan dalam serangkaian KPI yang jelas dan terukur. 

Tahapan Performance Appraisal 

Tahapan-tahapan dalam melakukan performance appraisal adalah :

• Menentukan KPI di masing-masing divisi. Contoh KPI produksi adalah kesesuaian produksi dengan SOP dan waktu yang dibutuhkan untuk produksi satu jenis produk dalam kurun waktu tertentu.
• Membicarakan KPI ke masing-masing karyawan. Tujuannya agar karyawan mengetahui apa saja yang harus mereka capai sebelum waktu penilaian tiba.
• Mengukur kinerja karyawan dengan akurat dan objektif. Pengukuran harus sesuai fakta di lapangan, bisa dengan pengamatan sehari-hari, laporan lisan dan tulisan dari karyawan, atau dari perubahan performa perusahaan.
• Membandingkan hasil kinerja di performance appraisal dengan KPI yang telah ditentukan. Atasan dapat melihat apakah kinerja karyawan sudah memenuhi ekspektasi atau belum.

• Mengkomunikasikan hasil penilaian dengan karyawan bersangkutan. Pada tahap ini, diskusikan apa yang menjadi kelebihan dan kelemahan karyawan agar kinerja mereka lebih baik.
• Mengambil tindakan lebih lanjut. Karyawan yang kinerjanya melebihi ekspektasi dan sudah punya cukup kompetensi dapat dipertimbangkan untuk kenaikan gaji atau promosi, sedangkan yang kinerjanya tidak sesuai ekspektasi dapat diberikan pelatihan.

Tips agar Performance Appraisal Karyawan Berjalan Lancar

Baca juga : Ini Cara Menghitung Produktivitas Kerja yang Tepat

Pertama, pastikan bahwa form performance appraisal yang dihasilkan bagus. Hal ini ditandai oleh beberapa ciri-ciri, yakni kesesuaian form dengan pekerjaan yang dilakukan, berbentuk sederhana agar dapat dimengerti dua belah pihak (penilai dan yang dinilai), memiliki standar pelaksanaan kerja, serta ukuran prestasi kerja.

Kedua, perhatikan cara melakukan performance appraisal. Buatlah catatan dan siapkan dokumen yang dapat disimpan karyawan, beri mereka waktu untuk bersiap, sediakan salinan berisikan poin utama ulasan pimpinan kepada karyawan, memberikan karyawan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan opini mereka, serta mengakhiri pertemuan secara positif dan fokus masa depan.

Contoh Form Performance Appraisal

Agar lebih paham, inilah contoh performance appraisal form di perusahaan yang bisa Anda sesuaikan.

Baca juga : Ini Cara Menghitung Produktifitas Kerja yang Tepat

Solusi Praktis Mengelola Performance Karyawan Perusahaan

Apabila Anda memiliki banyak sekali karyawan, maka kegiatan performance appraisal harus rutin dilakukan. Tentu saja perusahaan diharuskan memiliki metode appraisal yang adil dan efektif.  Salah satu caranya adalah dengan menggunakan aplikasi penilaian kinerja karyawan seperti Hadirr dan Gadjian.

Aplikasi Mobile Hadirr membantu perusahaan memantau produktivitas karyawan saat bekerja dengan fitur timesheet online. Jika bisnis Anda memberlakukan sistem shift, pemantauan kinerja karyawan tetap dapat dilakukan pada fitur monitor shift kerja.

Berhubung performance appraisal berkaitan erat dengan kompensasi karyawan seperti gaji, Anda dapat memanfaatkan aplikasi Gadjian untuk menganalisis kinerja karyawan serta menghitung gaji hingga tunjangan secara akurat.

Dengan Hadirr dan Gadjian, Anda berkesempatan untuk melakukan manajemen performance yang hebat pada karyawan, sehingga karyawan Anda tentu akan merasa puas dan termotivasi untuk bekerja lebih optimal.