Absensi Online Google Form vs Aplikasi: Mana yang Lebih Praktis?
Saat ini banyak perusahaan yang beralih dari sistem absensi manual menjadi sistem absensi online. Ini karena sistem absensi online dinilai lebih efektif dan efisien di era digital, dibanding sistem absensi manual.
Ada berbagai macam bentuk sistem absensi online, ada yang berbentuk google form dan ada pula yang berbentuk aplikasi.
Pada artikel kali ini, kami akan membahas perbedaan antara absensi online Google Form dan absensi online aplikasi beserta kelebihan dan kekurangan masing-masing.
Yuk, simak informasinya!
Absensi Online Menggunakan Google Form
Google Form adalah salah satu produk dari Google Workspace yang berfungsi untuk membuat kuesioner atau survei secara online. Google Form dapat digunakan untuk mencatat data kehadiran karyawan.
Absensi online Google Form bisa dibagikan pada seluruh karyawan dalam bentuk link. Ada beberapa kelebihan dan kekurangan absen online menggunakan Google Form yang wajib Anda ketahui.
Kelebihan absensi karyawan menggunakan Google Form
Berikut beberapa kelebihan absensi online Google Form yang perlu Anda pertimbangkan sebelum menggunakannya.
Pengoperasian absensi online Google Form sangat mudah
Karyawan dapat dengan mudah mengisi formulir absensi dari link yang tersedia menggunakan perangkat apa pun yang terhubung ke internet, baik itu komputer, tablet, atau ponsel. Cara membuat absensi online di google form juga tergolong mudah.
Menghemat biaya operasional
Penggunaan Google form untuk absen memungkinkan perusahaan lebih menghemat biaya operasional karena Google Form dapat digunakan secara gratis.
Data dapat tersimpan dengan aman
Data absensi yang dikumpulkan melalui Google Form tersimpan secara teratur dan dapat dengan mudah diakses untuk dilakukan analisis. Anda dapat membuka data keseluruhan melalui Google Drive.
Laporan kehadiran karyawan dapat tersimpan otomatis dalam bentuk Spreadsheet
Setelah data kehadiran seluruh karyawan tersimpan. Anda dapat menggunakan fitur pengurutan dan filter di Spreadsheet Google untuk melihat data secara lebih rinci atau membuat laporan yang sesuai.
Baca Juga: 10 Aplikasi Absensi Online Android Berbasis Web Gratis
Kekurangan absensi karyawan menggunakan Google Form
Sebelum menerapkan sistem absensi online Google Form Anda juga perlu mempertimbangkan kekurangan Google Form dalam melakukan absensi karyawan. Berikut beberapa kekurangan absensi online Google Form.
Tidak memiliki fitur untuk autentikasi karyawan
Absensi online Google Form tidak menyediakan autentikasi yang kuat untuk memastikan identitas karyawan yang mengisi formulir. Hal ini dapat memungkinkan orang lain untuk mengisi absensi atas nama karyawan yang sebenarnya.
Tidak memiliki fitur pemantauan waktu real time dan GPS
Absensi online Google Form memungkinkan karyawan hanya mengisi data survei dan menambahkan bukti berupa file saja. Google Form tidak dilengkapi dengan fitur pemantauan waktu real time dan GPS.
Hal ini berarti bahwa tidak ada cara langsung untuk melihat siapa yang telah mengisi formulir pada saat tertentu dan di lokasi tertentu.
Rawan terjadinya kecurangan saat absen
Google Form dapat dibagikan dengan link tautan, sehingga dapat diakses oleh orang yang tidak berkepentingan. Ini tentu akan menjadi masalah jika ada orang yang iseng mencoba untuk memalsukan absensi karyawan.
Hanya bisa digunakan untuk satu tujuan saja
Penggunaan Google Form hanya bisa digunakan untuk satu tujuan saja, yaitu melakukan pencatatan kehadiran. Untuk kepentingan lain seperti pengajuan cuti atau klaim tidak dapat dilakukan dalam satu form, harus membuat formulir lagi.
Absensi Online Menggunakan Aplikasi
Absensi online aplikasi merupakan salah satu cara mengumpulkan data kehadiran secara elektronik melalui sebuah aplikasi. Ini mengartikan bahwa, pengguna harus mengunduh aplikasi absensi terlebih dahulu jika ingin menggunakannya.
Kelebihan absensi karyawan menggunakan aplikasi
Beberapa kelebihan absensi online aplikasi di bawah ini, akan menjadi pertimbangan utama Anda dalam memilih sistem absensi online. Inilah beberapa kelebihannya.
Penggunaan yang fleksibel
Aplikasi absensi online memungkinkan karyawan untuk melakukan absen dari mana saja dan kapan saja selama terhubung dengan internet. Ini tentu akan sangat menguntungkan bagi perusahaan yang memiliki karyawan yang bekerja dari jarak jauh atau memiliki jadwal kerja yang fleksibel.
Menghemat biaya operasional
Dengan menggunakan aplikasi absensi online, perusahaan Anda dapat mengurangi biaya yang terkait dengan pencetakan data kehadiran, pemeliharaan kartu absensi fisik, pembelian mesin absensi dan pemeliharaan, ataupun sistem absensi manual lainnya.
Dilengkapi dengan fitur-fitur yang mendukung
Aplikasi absensi online seringkali dilengkapi dengan fitur pendukung untuk melakukan pengajuan cuti, pengelolaan jadwal kerja, pengajuan klaim, pencatatan hasil kerja karyawan, serta fitur yang mendukung analisis dan pelaporan untuk manajemen pengelolaan sumber daya manusia.
Sistem keamanan data terjamin
Aplikasi absensi umumnya memiliki fitur keamanan yang ketat untuk melindungi data absensi karyawan. Data ini dapat dienkripsi dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
Contohnya seperti pada aplikasi absensi online Hadirr, yang dilengkapi dengan sistem keamanan sekelas perbankan. Ini tentu akan menjamin keamanan dan kerahasiaan data pengguna.
Baca Juga: Absensi Digital Android: Solusi Efektif Manajemen Kehadiran Karyawan
Kekurangan absensi karyawan menggunakan aplikasi
Setelah memahami kelebihan absensi karyawan menggunakan aplikasi, Anda juga perlu mempertimbangkan kekurangan absensi berbasis aplikasi berikut ini.
Membutuhkan device dengan minimal storage tertentu
Sistem absen dengan aplikasi memungkinkan pengguna harus mengunduh aplikasi terlebih dahulu sebelum menggunakannya. Beberapa aplikasi absensi juga membutuhkan kapasitas penyimpanan tertentu agar bisa mengunduh aplikasinya.
Namun jangan khawatir, ada pula sistem absensi online yang dapat dilakukan melalui web juga tanpa harus mengunduh aplikasi.
Membutuhkan pelatihan tersendiri sebelum menggunakan aplikasi absen
Beberapa karyawan mungkin mengalami kesulitan atau resistensi dalam menggunakan aplikasi absen karyawan. Mereka mungkin tidak terbiasa dengan teknologi atau merasa tidak nyaman dengan perubahan tersebut.
Itulah perbedaan antara absensi online Google Form dan absensi online aplikasi beserta kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Anda dapat mempertimbangkan mana yang lebih cocok digunakan perusahaan Anda.
Dari penjelasan di atas, secara keseluruhan pengelolaan absen karyawan lebih praktis jika menggunakan aplikasi. Kami merekomendasikan aplikasi absen yang praktis dan efisien, dapat digunakan untuk semua jenis perusahaan.
Hadirr! Aplikasi Pengelola Karyawan Praktis
Hadirr menjadi aplikasi absensi online terbaik saat ini. Hadirr memiliki Fitur absensi online, yang dapat memudahkan Anda dalam melakukan absen harian dan melakukan rekap data kehadiran setiap bulan.
Karyawan Anda bisa absen dengan hanya melakukan selfie, kemudian secara otomatis data kehadiran akan tercatat beserta waktu secara Real dan lokasi yang akurat. Fitur Real Time Scanning dan GPS di aplikasi Hadirr dapat mencatat lokasi dan waktu yang akurat.
Baca Juga: Aplikasi Absen Digital Jadi Tren, Apa Saja Keuntungannya?
Software absensi Hadirr juga dilengkapi dengan Biometric Face Capture yang dapat melakukan pengenalan wajah pengguna.
Fitur ini akan melakukan validasi akankah pengguna yang sedang absen benar-benar yang bersangkutan atau bukan. Ini tentu akan meminimalisir terjadinya kecurangan saat absen.
Hadirr juga dilengkapi dengan sistem keamanan sekelas perbankan menggunakan Security Socket Layer (SSL) 256-bit. Sehingga keamanan data pengguna akan terjamin.
Dari berbagai jenis sistem absensi online, Aplikasi Hadirr merupakan sistem absensi online terbaik dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan. Anda bisa mulai mencobanya dengan klik di bawah ini!
