7 Cara Mengatur Shift Kerja Kantor Sesuai Aturan Pemerintah
7 Cara Mengatur Shift Kerja Kantor Sesuai Aturan Pemerintah- Menyusun sistem shift kerja memerlukan keahlian strategi yang baik. Sebab, jika terjadi kesalahan, karyawan bisa bekerja melebihi jam kerja seharusnya dan menimbulkan gangguan terhadap produktivitas bisnis akibat kelelahan.
Uraian berikut akan membahas bagaimana cara mengatur shift kerja yang efektif untuk bisnis Anda, baik kerja shift malam, siang dan pagi hari sesuai dengan aturan pemerintah terbaru yang berlaku di Indonesia saat ini.
Mengenal Shift Kerja
Shift kerja adalah sistem waktu kerja yang memungkinkan suatu kelompok karyawan berpindah dari satu waktu ke waktu lain bergantian dengan kelompok kerja lainnya, sehingga keseluruhan waktu yang tersedia bisa dimanfaatkan untuk menjalankan operasional bisnis.
Setiap karyawan yang sudah dibagi sesuai kelompok shiftnya datang bergantian ke tempat kerja, kemudian melakukan pendelegasian pekerjaan ke kelompok shift berikutnya.
Banyak industri yang sangat bergantung pada kerja shift untuk mengoptimalkan produksi, misalnya untuk pekerjaan yang bersifat jasa dan pelayanan seperti pelayan toko atau resto, petugas medis, polisi, pekerja transportasi, dan pemadam kebakaran. Penerapannya sesuai dengan jenis usaha dan kebutuhan, namun perusahaan harus tetap memerhatikan keamanan dan kesehatan karyawan selama bekerja.
Terdapat beberapa jenis shift yang umum diterapkan di Indonesia, di antaranya :
1. Shift tetap (fixed shift)
Jenis shift ini memiliki jadwal kerja yang konsisten. Umumnya terdiri atas tiga tipe :
- Shift pagi yaitu jenis shift kerja yang paling normal, biasanya antara pukul 08.00 hingga 17.00. Waktu kerjanya dapat berlaku selama 5 hari dalam seminggu. Ada juga yang seminggu penuh tanpa libur dengan jam kerja lebih pendek.
- Shift siang yaitu dimulai pada siang hari sekitar pukul 12.00 hingga 20.00 atau dari sore hari pukul 15.00 hingga 23.00.
- Shift malam yaitu jenis shift yang paling banyak diterapkan oleh perusahaan atau instansi berlayanan 24 jam seperti rumah sakit, call center, polisi dan transportasi. Karyawan kerja malam hari dengan pola waktu biasanya pukul 20.00 – 03.00 atau 23.00 – 07.00.
2. Shift bergilir
Shift bergilir memberlakukan jam kerja yang tidak konsisten sepanjang minggu. Misalnya seorang karyawan bisa saja masuk pagi di hari Senin dan masuk malam di hari Rabu.
3. Shift Fleksibel (Flexible Shift)
Jenis shift ini memperbolehkan karyawan mengatur jam kerjanya sendiri, maka karyawan bisa memulai lebih cepat atau lambat. Ada perusahaan yang menetapkan syarat jumlah jam kerja per hari atau per minggu yang harus dipenuhi, ada juga yang tanpa syarat. Sistem ini sering dipakai start-up.
4. Split shift
Split shift adalah sistem kerja shift yang dibagi dua. Contohnya, Anda meminta karyawan bekerja di pagi hari selama 5 jam dan meminta mereka bekerja lagi selama 3 jam di malam hari.
5. On-Call Shift
Karyawan yang bekerja dengan jenis shift ini harus stand by dan siap siaga apabila ada pekerjaan yang harus ditangani segera, misalnya karyawan yang bekerja untuk perbaikan kabel listrik.
Aturan Terbaru Shift Kerja di Indonesia 2023
Regulasi sistem shift kerja di Indonesia ada payung hukumnya, yakni sejak berlakunya UU Ketenagakerjaan, UU Cipta Kerja hingga saat ini di PERPU Cipta Kerja.
Durasi kerja shift
Setiap shift di sebuah perusahaan hanya boleh diberikan durasi kerja maksimal 8 jam sehari. Jumlah jam kerja kumulatif karyawan shift dalam seminggu tidak boleh melebihi 40 jam.
Adapun jika ada karyawan shift bekerja melebihi 8 jam dalam sehari atau 40 jam dalam seminggu, maka akan diperhitungkan sebagai waktu lembur. Perusahaan diberi kewenangan untuk mengatur shift melalui Surat Perjanjian Kerja (PK), Peraturan Kerja Bersama (PKB) dan Peraturan Perusahaan (PP).
Waktu istirahat
Pengaturan shift juga harus mencakup waktu istirahat, yaitu sekurang-kurangnya setengah jam setelah kerja selama 4 jam berrturut-turut. Waktu istirahat ini tidak termasuk jam kerja. Selain itu, aturan shift kerja juga mengatur jadwal istirahat mingguan dan cuti tahunan karyawan.
Aturan Shift Kerja Khusus Perempuan
Meski tidak diatur secara eksplisit tentang penerapan sistem 3 shift di perusahaan, namun pemerintah memberlakukan sejumlah pasal untuk melindungi karyawan, khususnya karyawan perempuan.
Merujuk pada Pasal 76 UU Ketenagakerjaan, dijelaskan bahwa karyawan perempuan yang berusia kurang dari 18 tahun dan sedang dalam keadaan hamil dilarang diperkerjakan antara pukul 23.00 sampai 07.00.
Perusahaan yang mempekerjakan karyawan perempuan dalam rentang waktu tersebut diwajibkan memberikan asupan makanan dan minuman bergizi, menjaga kesusilaan dan keamanan selama di tempat kerja, serta menyediakan angkutan antar jemput bagi karyawan perempuan yang berangkat dan pulang kerja antara pukul 23.00 sampai 05.00.
Cara Mengatur Jadwal Shift Kerja Kantor
Manajemen shift yang baik akan meningkatkan produktivitas dan retensi karyawan, tanpa mengabaikan keselamatan, kesehatan dan kesejahteraan karyawannya. Yuk ikuti tips menyusun peraturan jam kerja shift berikut :
- Pertimbangkan kebutuhan perusahaan dan karyawan
Kebutuhan perusahaan meliputi waktu operasional, jenis tugas yang harus dilakukan dan jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk mengisi setiap tugas selama durasi shift. Pastikan bahwa pola yang dipilih dapat mengoptimalkan produktivitas dan efisiensi perusahaan, serta dapat mendorong motivasi kinerja yang lebih baik.
- Menyusun pedoman dan aturan pelaksanaan shift
Susunlah pedoman shift yang jelas agar manajer dan karyawan memiliki pemahaman yang sama dan tidak kebingungan. Misalnya, memuat informasi bahwa durasi kerja shift tidak melebihi peraturan pemerintah, adanya status senioritas di shift tertentu, adanya rotasi kerja berkala, dan perlunya karyawan bersertifikasi di jadwal shift tertentu.
- Memetakan jadwal kerja shift dengan jelas
Anda dapat simulasikan jadwal shift kerja dalam tabel Excel. Dalam tahap ini, lokasi dan waktu sudah ditentukan, tinggal mengisi slotnya saja. Jadwal berisikan nama karyawan, jabatannya, hari kerja, waktu shift dan durasi shift. Buat sesederhana mungkin, namun tetap mudah dipahami. Hindari kelebihan karyawan di shift tertentu.
- Menyiapkan solusi perubahan jadwal
Adakalanya setelah jadwal disusun masih terjadi perubahan, misalnya dikarenakan permintaan, ketersediaan karyawan dan ketidakhadiran. Anda harus tetap menyiapkan manajemen terkait perubahan jadwal supaya setiap perubahan ditangani dengan efisien dan tidak mengganggu operasional bisnis.
- Mengkomunikasikan jadwal shift dengan karyawan
Menginformasikan mengenai jadwal kerja merupakan bentuk komitmen perusahaan untuk memahami dan menghargai keseimbangan kehidupan karyawan yang bekerja, sebab karyawan memiliki kehidupan pribadi.
Pembagian Shift Kerja Karyawan Makin Praktis dengan Hadirr
Aplikasi HRIS Online | Hadirr
Masih banyak HR atau perusahaan yang menyusun jadwal shift karyawan dengan Excel, namun apakah cara ini efektif untuk perusahaan dengan karyawan yang banyak? Anda tentu akan kebingungan dalam membaginya.
Sekarang sudah tidak perlu kerepotan lagi, sudah ada aplikasi pembagian shift kerja seperti aplikasi Hadirr. Hadirr merupakan aplikasi absensi online yang mendukung manajemen shift karyawan. Anda bisa kelola shift kerja dengan sangat mudah, seperti menyusun pola kerja shift serta absensi digital karyawan shift yang berbeda-beda jam clock-in dan clock-out-nya. Efektif dan efisien sekali, bukan?
Selain itu, untuk urusan penggajian karyawan shift, data absensi Hadirr bisa diintegrasikan ke aplikasi payroll Indonesia Gadjian untuk menghitung gaji karyawan shift. Terakhir, Gadjian pun mampu membantu HR menganalisis kinerja karyawan shift, apalagi risiko kerja shift sangat rentan memengaruhi produktivitas.
Dengan Hadirr cara mengatur shift karyawan jadi praktis karena menghemat waktu HR dalam mengelola shift serta dapat menyesuaikan kebijakan-kebijakan yang berlaku di Indonesia.
