Contoh Surat Pertukaran Shift Kerja di Perusahaan

Contoh Surat Pertukaran Shift Kerja di Perusahaan- Di sebuah perusahaan yang menerapkan shift, sebuah jadwal shift ini merupakan suatu ketetapan yang harus dipatuhi oleh seluruh karyawan.

Namun, ada kalanya karyawan perlu untuk mengganti jadwal shift dikarenakan adanya sebuah alasan tertentu. Di kasus seperti ini, biasanya karyawan diminta untuk membuat permohonan kepada tim HR atau manager. 

Mengenai surat pertukaran shift kerja yang akan kita bahan di artikel ini, yuk simak selengkapnya!

Baca Juga: 7 Cara Mengatur Shift Kerja Kantor Sesuai Aturan Pemerintah

Pengertian Surat Tukar Shift

Surat pertukar shift diartikan sebagai surat formal yang berisikan permohonan atau permintaan untuk menukar jadwal shift ke jadwal shift lainnya. Dalam surat tukar shift ini biasanya disertai alasan menukar jadwal, jadwal pengganti yang diinginkan, dan hal apa yang harus dilakukan agar tukar jadwal shift berjalan dengan lancar. 

Surat pertukaran shift ini, ada baiknya dibuat sesingkat dan sejelas mungkin, agar HR dan manager yang dituju bisa langsung mengerti apa alasan dan maksudnya. Meskipun surat pertukaran shift sudah dibuat sejelas mungkin, namun tidak ada jaminan bahwa permintaan pertukaran jadwal ini akan disetujui.

Dalam prosesnya, HR atau Manager berhak menentukan apakah pertukaran jadwal shift ini disetujui atau tidak berdasarkan kebutuhan dan keadaan manajemen perusahaan.

Hal yang Harus Diperhatikan dalam Membuat Surat Tukar Shift

Setelah kita mengetahui apa pengertian dari surat pertukaran shift kerja, sebagai HR atau Manager, kita harus mengetahui apa saja yang harus dilengkapi oleh karyawan. Dengan demikian, karyawan akan lebih mudah mengerti dan juga akan memudahkan Anda selama melakukan proses persetujuan.

Berikut adalah hal-hal yang harus ada di dalam surat pertukaran shift:

• Informasi Diri: Berisikan nama, posisi kerja, nomor telepon, dan alamat email merupakan dasar informasi yang harus dicantumkan dalam membuat permohonan. Selain itu, karyawan juga bisa menambahkan informasi mengenai siapa HR atau manajer yang akan memberi persetujuan. Karyawan juga bisa menuliskan tanggal penulisan surat.
• Jadwal Shift yang diinginkan: Pada bagian ini, karyawan bisa mengisi jadwal shift yang sedang ia jalani saat ini serta jadwal shift baru yang ingin diimplementasikan.
• Alasan melakukan penukaran shift: Karyawan bisa membuat alasan yang kuat mengapa harus dilakukan penukaran shift. Hal ini bisa menjadi pertimbangan HR atau manager selama proses persetujuan permohonan.
• Menawarkan insentif: Untuk karyawan yang mengajukan pertukaran jadwal, mereka juga bisa menawarkan insentif atau hal-hal lain yang dapat dilakukan saat permohonan tukar jadwal mereka disetujui. Misal, karyawan akan lembur di dua minggu pertama pertukaran shift. Hal ini tidak wajib dilakukan, namun bisa sebagai bentuk untuk mempermudah proses persetujuan..
• Menulis dengan ringkas dan jelas: Karyawan tidak perlu menulis panjang-panjang permohonan tukar jadwal yang diajukan. Cukup menulis dengan jelas maksud dan tujuannya, agar HR atau manager yang dituju lebih mudah untuk memahami maksud dan tujuannya.

Baca Juga: Panduan Lengkap Manajemen Shift Kerja dan Regulasinya

Contoh Surat Pertukaran Shift 

Untuk mempermudah Anda sebagai HR atau manager dalam memproses pertukaran shift, ada dua contoh format surat berbeda yang biasa karyawan ajukan kepada HR atau managernya. Anda dapat memilih format mana yang lebih cocok untuk perusahaan, dan yang sekiranya jauh lebih efektif untuk dipahami. Berikut contoh surat pertukaran shift:

01) Contoh Surat Tukar Shift

02) Contoh Surat Tukar Shift

Regulasi Shift Kerja

Mengenai shift kerja di Indonesia sendiri, tentunya telah diatur oleh undang-undang yang berlaku. UU No. 13 tahun 2003 Pasal 77 – 85 tentang ketenagakerjaan menyebutkan bahwa:

“Pekerjaan dibidang pelayanan jasa kesehatan, pelayanan transportasi, usaha pariwisata, jasa pos dan telekomunikasi, penyediaan tenaga listrik, jaringan pelayanan air bersih, dan penyedia bahan bakar minyak dan gas bumi, usaha swalayan, media massa, pengamanan, konservasi, dan pekerjaan yang apabila berhenti dapat mengganggu proses produksi dapat dikerjakan pada hari libur resmi sesuai dengan kesepakatan antara pekerja, dan pengusaha”

Berdasarkan undang-undang di atas, jika sebuah perusahaan menerapkan tiga jadwal shift dengan masing-masing delapan jam per-shift. Maka keseluruhan jam kerja tiap karyawan tidak boleh melebihi 40 jam per minggunya. Dan karyawan akan terhitung lembur, jika melebihi waktu tersebut.

Sedangkan khusus untuk pekerja shift perempuan, mengacu pada UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 Pasal 76 yang menjelaskan bahwa:

• Pekerja perempuan yang usianya dibawah 18 tahun dilarang bekerja antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 07.00
• Pengusaha dilarang mempekerjakan perempuan yang sedang hamil bekerja pukul 23.00 sampai pukul 07.00 dengan alasan berbahaya bagi kesehatan dan keselamatan dirinya sendiri ataupun kandungannya.

Selain itu, perusahaan juga wajib memberikan tunjangan kepada karyawan shift sesuai dengan aturan undang-undang berikut:

• Perusahaan atau pengusaha yang mempekerjakan pekerja perempuan antara pukul 23:00 sampai dengan pukul 07:00 wajib untuk memberikan makanan dan minuman yang bergizi. Selain itu, wajib untuk menjaga kesusilaan dan keamanan selama di tempat kerja.
• Perusahaan atau pengusaha juga wajib untuk menyediakan angkutan antar jemput bagi pekerja perempuan yang pulang dan pergi bekerja antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 05.00.

Perusahaan wajib memberi makanan dan minuman yang bergizi sebagaimana yang dimaksud adalah makanan dengan jumlah kalori minimal 1400 kal dan disajikan dengan higienis. Jumlah kalori yang dimaksud ini juga harus memenuhi kebutuhan karbohidrat, protein, mineral ataupun vitamin.

Baca Juga: Aturan Lengkap Tunjangan Shift Malam

Hadirr! Aplikasi Pembagian Shift Kerja yang Praktis

Surat atau form permohonan tukar jadwal shift adalah hal yang wajib diisi oleh karyawan yang ingin menukar jadwalnya. Namun, beberapa perusahaan masih menggunakan sistem manual dimana karyawan harus menuliskan surat atau mengisi form melalui selebaran kertas. Hal ini, tentunya akan membuat HR atau manager menjadi kurang efektif dalam melakukan pekerjaannya. 

Terlebih lagi, sistem manual ini sangat beresiko surat yang diterima bisa hilang atau tercecer. Aplikasi pembagian shift kerja Hadirr bisa memudahkan Anda sebagai HR atau tim manajemen dalam mengelola bahkan menukar jadwal shift kerja secara praktis.

Data penjadwalan shift kerja karyawan akan tercatat dan tersimpan dengan baik di dashboard admin, jika ingin mendownloadnya, Anda hanya butuh beberapa kali klik.

Selain itu, Anda juga bisa menghitung gaji dan tunjangan karyawan secara otomatis melalui aplikasi Gadjian. Tentunya, akan meringankan pekerjaan tim dan jumlah perhitungan yang lebih akurat. Yuk, mulai gunakan aplikasi HRIS terbaik Hadirr dan Gadjian!