Perbedaan Presensi dan Absensi – Mana yang Benar?
Perbedaan presensi dan absensi dapat ditemukan dalam konteks kehadiran atau partisipasi seseorang dalam suatu kegiatan. Dua kata ini memiliki arti yang bertolak belakang. Namun memang, kata ‘absen’ atau ‘absensi’ cenderung lebih populer dan banyak digunakan dalam banyak bidang.
Baik presensi maupun absensi berkaitan dengan kehadiran seseorang. Akan tetapi, presensi cenderung dianggap positif dan diharapkan, sedangkan absensi bisa dianggap negatif dan tidak diinginkan. Lantas, apa perbedaan presensi dan absensi secara keseluruhan? Yuk simak penjelasan lengkapnya di artikel ini!
Pengertian Absensi
Absensi adalah istilah yang mengacu pada ketidakhadiran atau tidak berpartisipasinya seseorang dalam suatu kegiatan tertentu. Singkatnya, absensi itu berarti seseorang tidak hadir secara fisik di tempat yang diadakan. Konsekuensi yang didapat dari absensi juga berbeda-beda tergantung konteks berikut:
- Pendidikan
Absensi dalam pendidikan berarti siswa tidak hadir di lingkungan pembelajaran. Absensi yang sering dilakukan bisa mempengaruhi kemajuan akademik siswa ke depannya.
Contoh absensi dalam pendidikan: siswa sering tidak hadir di kelas tanpa alasan dan tidak mengikuti kegiatan akademik yang diberikan.
- Acara
Absensi dalam suatu acara itu mengacu pada ketidakhadiran peserta yang diharapkan untuk hadir dalam suatu acara atau pertemuan.
Absensi dalam acara contohnya: peserta yang mendaftar tetapi tidak hadir pada hari acara, atau peserta yang keluar lebih awal sebelum acara berakhir.
- Dunia kerja
Dalam dunia kerja absensi merujuk pada ketidakhadiran karyawan di tempat kerja. Absensi yang tidak teratur dapat berdampak negatif pada produktivitas dan kinerja tim secara keseluruhan. Karyawan yang sering absen dapat mengganggu jadwal kerja, proyek kolaboratif, dan menghambat kemajuan organisasi.
Contoh absensi kerja meliputi karyawan yang sering terlambat, sering absen tanpa pemberitahuan, atau tidak menghadiri pertemuan dan acara penting di tempat kerja.
Baca Juga: 10 Aplikasi Absensi Online Android Berbasis Web Gratis
Perbedaan Presensi dan Absensi
- Definisi
| Presensi mengacu pada kehadiran fisik seseorang dalam suatu tempat atau acara tertentu. | Absensi mengacu pada ketidakhadiran seseorang atau tidak berpartisipasinya mereka dalam suatu momen. |
- Konsekuensi
| Presensi dianggap sebagai tindakan yang positif, sehingga jika selalu dilakukan bisa membuat citra yang baik. | Absensi dianggap sebagai tindakan yang kurang diinginkan. Umumnya, jika absensi sering dilakukan dapat mencerminkan kurangnya tanggung jawab seseorang. |
- Pemantauan dan pelaporan
| Presensi dicatat dan dilaporkan sebagai bukti kehadiran seseorang yang nantinya digunakan untuk evaluasi individu. | Absensi juga dicatat dan dilaporkan untuk mengetahui seberapa tidak teratur seseorang sehingga bisa ditetapkan sanksi maupun pengurangan hak. |
Dari perbedaan presensi dan absensi di atas, dapat disimpulkan bahwa penggunaan untuk menyebut ‘kehadiran’ seseorang adalah presensi. Sedangkan, ‘absensi’ dipakai untuk keterangan tidak hadir.
Baca Juga: Cara Ambil Data Absen Fingerprint
Cara Membuat Kebijakan Presensi yang Efektif
Membuat kebijakan presensi kehadiran yang efektif merupakan langkah penting dalam manajemen sumber daya manusia. Kebijakan presensi yang baik membantu memastikan kehadiran karyawan yang konsisten, disiplin, dan bertanggung jawab terhadap tugas dan tanggung jawab mereka.
Berikut langkah-langkah yang bisa dilakukan untuk membuat kebijakan presensi kehadiran:
1. Pertimbangkan budaya kerja karyawan
Jika ingin membuat kebijakan presensi yang efektif dan diterapkan oleh seluruh karyawan, ada baiknya untuk menganalisis dulu bagaimana budaya kerja mereka. Terkadang, aturan yang terlalu ketat dapat menurunkan semangat bekerja dan berakhir mencari tempat kerja yang lebih baik.
Salah satu cara paling aman yang bisa digunakan adalah mempertimbangkan pandangan dari manajer atau supervisor shift tentang metode yang mereka gunakan dalam mengelola kehadiran karyawan selama ini. Cari tahu apakah ada kesamaan pola setiap divisi dan apakah selama ini karyawan melapor tepat waktu.
2. Tetapkan parameter kehadiran yang diharapkan
Misalnya, tetapkan jumlah hari kerja yang diharapkan dalam satu periode atau jumlah keterlambatan yang bisa diterima. Pastikan parameter tersebut masuk akal dan realistis dengan mempertimbangkan karakteristik pekerjaan dan industri tempat Anda beroperasi.
3. Tetapkan konsekuensi
Tentukan sanksi yang akan diberlakukan jika karyawan melanggar kebijakan presensi. Misalnya, bisa membaginya dengan skala, mulai dari peringatan tertulis hingga tindakan disiplin yang lebih keras. Pastikan sanksi tersebut adil, proporsional, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan serta aturan hukum yang berlaku.
4. Sosialisasikan kebijakan secara menyeluruh
Komunikasikan kebijakan presensi kehadiran secara jelas dan menyeluruh kepada seluruh karyawan. Pastikan karyawan memahami tujuan, parameter kehadiran yang diharapkan, prosedur pelaporan, serta konsekuensi dari pelanggaran kebijakan tersebut.
5. Monitor dan evaluasi kebijakan secara teratur
Lakukan pemantauan dan evaluasi teratur terhadap kebijakan presensi untuk memastikan keberhasilannya. Tinjau data kehadiran karyawan dan identifikasi pola atau masalah yang mungkin muncul. Jika ada kekurangan atau pelanggaran yang terjadi, lakukan tindakan korektif yang sesuai.
Baca Juga: Cara dan Contoh Membuat SOP Absensi Karyawan
Contoh Kebijakan Presensi dan Absensi
- Absen: karyawan memberitahu atasan sebelum ketidakhadiran mereka dari pekerjaan.
- Absen dadakan: karyawan memberitahu atasan ketidakhadiran mereka karena adanya keadaan mendesak atau darurat yang tidak terduga.
- Keterlambatan: seorang karyawan melapor untuk bekerja terlambat beberapa menit.
- No-show: seorang karyawan tidak melapor atasan karena datang terlambat atau tidak datang bekerja, serta tidak memberi tahu manajemen hal yang sama.
- Cuti sakit: seorang karyawan tidak masuk kerja karena sakit.
Contoh Laporan Presensi Online yang Akurat dengan Aplikasi Hadirr
Dari penjelasan di atas, dapat dilihat bahwa presensi dan absensi jadi bagian penting dari penilaian kinerja seseorang di dunia kerja. Kehadiran fisik seseorang di tempat yang ditentukan perusahaan, entah itu kantor atau Work From Home (WF) perlu dicatat dan dilaporkan dengan baik.
Oleh sebab itu, diperlukan media pencatatan presensi yang akurat, dan cara manual sudah bukan pilihannya! Aplikasi presensi online Hadirr bisa menjadi solusi yang tepat untuk segala urusan kehadiran karyawan Anda di kantor.
Sebagai aplikasi absensi otomatis, Hadirr dilengkapi dengan validasi wajah dan lokasi. Karyawan dapat mencatatkan kehadiran mereka dari berbagai lokasi dengan “absen selfie”, sementara Anda bisa melihat informasi real-time pada dashboard admin sebelum memberikan approval dalam satu kali klik.
Bukan cuma itu, selain rekap otomatis data kehadiran, Hadirr juga membantu Anda memproses langsung data tersebut ke sistem payroll Gadjian. Ringkas pekerjaan panjang Anda bersama Hadirr sekarang!
