4 Jenis Surat Dinas dan Formatnya yang Perlu Diketahui

Surat dinas adalah salah satu alat komunikasi internal yang penting dalam perusahaan, khususnya dalam dunia bisnis. Surat dinas berperan sebagai sarana formal untuk menyampaikan informasi, instruksi, atau keputusan kepada berbagai pihak di dalam organisasi. Dengan adanya jenis surat dinas dan format surat dinas yang berbeda, tentunya setiap kategori surat memiliki tujuan masing-masing.

Bagian HRD dan GA (biasa disebut HR/GA) memiliki peran sentral dalam mengelola seluruh surat dinas. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa surat dinas yang dikirim atau diterima oleh perusahaan memenuhi standar komunikasi yang efektif dan efisien. Selain itu bagian HR/GA akan melakukan seluruh dokumentasi berbagai jenis surat dinas yang masuk maupun keluar.

Maka dari itu, sangat penting bagi HR/GA untuk memahami jenis-jenis surat dinas dan format. Hal ini akan membantu bagian HR/GA dalam membuat, memproses, dan mengelola surat dinas dengan tepat, sesuai dengan kebutuhan dan aturan yang berlaku. Selain itu juga membantu mencegah kesalahan komunikasi dan memastikan bahwa pesan yang disampaikan jelas dan terstruktur.

Dalam artikel ini, akan dibahas secara lebih rinci tentang jenis-jenis surat dinas yang umum digunakan di perusahaan beserta contoh dan format surat dinas.

Baca Juga: Jenis Biaya Perjalanan Dinas Karyawan Swasta

Jenis-jenis Surat Dinas di Perusahaan

Surat Dinas Permohonan

Surat dinas permohonan merupakan salah satu jenis surat dinas yang sering digunakan di perusahaan. Biasanya, tujuan utama dari jenis surat dinas ini adalah untuk meminta persetujuan dari pihak leader atau HR/GA, seperti permohonan izin bekerja dari luar kota, permohonan pergi untuk mengikuti pelatihan, atau permohonan melakukan dinas untuk pengadaan barang.

Dalam menyusun surat dinas permohonan yang efektif, penting untuk menjelaskan secara jelas tujuan permohonan secara tertulis, berikan alasan yang meyakinkan dan mendukung atas permohonan yang diajukan.Tuliskan pula secara rinci biaya perjalanan dinas yang dibutuhkan. Tips dalam menyusun surat dinas permohonan yang berhasil adalah membuat isi surat dinas permohonan yang bersifat persuasif, sehingga dapat memaksimalkan kemungkinan mendapatkan respons positif.

Surat Dinas Pemberitahuan

Jenis surat dinas pemberitahuan digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada pihak-pihak terkait di dalam organisasi atau perusahaan.Tujuannya adalah untuk memberitahu tentang adanya kegiatan di luar perusahaan, perubahan kebijakan yang mengakibatkan karyawan harus melakukan dinas, pengumuman penting terkait dengan dinas, atau hal-hal lain yang perlu dikomunikasikan secara resmi.

Dalam menyusun format surat dinas pemberitahuan, penting untuk menyampaikan informasi dengan jelas dan tegas, tujuannya tentu untuk menghindari keambiguan atau penafsiran yang salah oleh pihak yang menerima.Contoh umum format surat dinas pemberitahuan mencakup penulisan tanggal, tujuan/penerima surat dinas pemberitahuan, salam pembuka, isi pemberitahuan, dan penutup.

Tidak lupa jika isi pemberitahuan ini membutuhkan biaya yang ditanggung oleh perusahaan, informasikan pula uang perjalanan dinas pegawai swasta yang akan diberikan oleh perusahaan agar karyawan mendapatkan informasi penuh yang perlu ia ketahui.

Cek juga Contoh Laporan Perjalanan Dinas Lengkap di Word dan Excel!

Surat Dinas Undangan

Jenis surat ini digunakan untuk mengundang pihak-pihak terkait, seperti karyawan, mitra bisnis, atau tamu penting, untuk menghadiri rapat, pertemuan, atau acara penting perusahaan. Surat dinas undangan memiliki peran penting dalam mengatur jadwal dan memastikan kehadiran karyawan yang diberikan izin untuk melakukan dinas.

Dalam menyusun format surat dinas undangan, perlu memperhatikan komponen-komponen penting seperti judul undangan, tanggal, waktu, tempat, rincian agenda, biaya perjalanan dinas untuk memenuhi undangan dan informasi kontak yang relevan.Menyusun surat dinas undangan dengan baik akan membantu menciptakan kesan profesional dan menghargai pihak penerima atau yang diundang.

Surat Dinas Pengumuman

Jenis surat dinas pengumuman biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi secara luas kepada seluruh karyawan perusahaan.Tujuan utamanya adalah untuk memberitahu tentang perubahan kebijakan, pengumuman penting, atau hal-hal lain yang relevan dengan seluruh anggota organisasi. Jenis surat dinas ini sebenarnya mirip dengan jenis surat pemberitahuan.

Dalam menulis surat dinas pengumuman yang efektif, penting untuk menggunakan bahasa yang jelas, langsung, dan mudah dipahami.Penggunaan format umum surat dinas pengumuman yang mencakup judul, tanggal, isi pengumuman yang lengkap dan to the point akan membantu memperjelas pesan yang disampaikan dan memudahkan para karyawan dalam memahaminya.

Baca Juga: Terbaru! 3 Contoh Surat Referensi Kerja dari Perusahaan

Format Umum Surat Dinas

Setelah memahami jenis surat dinas yang umum di perusahaan, selanjutnya penting untuk mengetahui lebih rinci format surat dinas yang baik dan benar, agar pesan yang disampaikan dapat dipahami dengan jelas dan efektif. Berikut adalah komponen-komponen utama dalam format surat dinas:

• Heading Surat Dinas: Heading surat dinas berisi identitas perusahaan, tanggal penulisan surat, nomor surat, jenis surat dinas dan nama penerima/ tujuan surat dinas diberikan. Identitas perusahaan biasanya mencakup nama perusahaan dan alamat lengkap. Tanggal penulisan surat sangat penting untuk mencatat waktu surat dibuat. Nomor surat membantu dalam pengarsipan dan referensi surat. Alamat penerima harus ditulis secara jelas dan lengkap.
• Pembukaan Surat Dinas: Pada bagian pembukaan, format surat dinas biasanya dimulai dengan salam pembuka yang sesuai dengan tingkat formalitas, contohnya seperti “Kepada Yth.” atau “Dengan Hormat,”. Buatlah judul surat dinas yang jelas dan ringkas kemudian diikuti dengan tujuan surat dinas yang ingin disampaikan. Tujuan surat harus diungkapkan secara singkat dan langsung agar penerima dapat dengan cepat memahami maksud dari surat dinas.
• Isi Surat Dinas: Isi surat dinas berisi penjelasan, informasi, dan konten utama yang ingin disampaikan. Pada bagian ini, jenis surat dinas yang digunakan akan menentukan fokus dan struktur isi dari surat dinas. Pastikan untuk menyusun paragraf yang terorganisir dengan baik dan mengikuti alur logis. Sampaikan pula secara jelas uang perjalanan dinas pegawai swasta yang ditanggung dan biaya perjalanan dinas yang tidak ditanggung oleh perusahaan. Dengan menggunakan bahasa yang jelas, ringkas, rinci dan mudah dipahami, tentunya akan membantu menyampaikan pesan dengan efektif kepada penerima surat dinas.
• Penutup Surat Dinas: Pada bagian penutup, surat dinas diakhiri dengan penutup yang sesuai, seperti “Demikian disampaikan untuk menjadi perhatian dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.” atau “Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.”. Salam penutup juga harus disertakan, seperti “Hormat kami,” atau “Yang bertanda tangan,” diikuti dengan nama dan jabatan pemberi atau pembuat penandatangan surat. Tanda tangan fisik atau digital juga perlu ditambahkan jika dibutuhkan.
• Lampiran dan Penyebaran Surat Dinas: Apabila surat dinas memiliki lampiran, sebutkan jumlah dan jenis lampiran yang disertakan. Lampiran surat dinas biasanya terdiri dari dokumen pendukung yang relevan dengan isi surat dinas. Seperti biaya perjalanan dinas yang ditanggung dan uang perjalanan dinas pegawai swasta, rincian agenda penuh selama dinas (rundown kegiatan) dan dokumen penting lainnya.

Selain itu, surat dinas biasanya ditujukan kepada banyak pihak di dalam organisasi. Pastikan untuk mencantumkan salinan yang diperlukan dan menyalin surat kepada pihak yang diperlukan sesuai kebijakan perusahaan. Hal ini penting dilakukan agar penyebaran surat dinas dapat dilaksanakan secara efektif.

Dengan memahami format umum surat dinas, seluruh pihak yang menerima atau membuat surat dinas dapat menyusun format surat dinas yang terstruktur dan profesional sesuai dengan jenis surat dinas yang dibutuhkan.Memperhatikan format ini juga penting dalam konteks uang perjalanan dinas pegawai swasta dan biaya perjalanan dinas, karena dapat mempengaruhi pertanggungjawaban dalam surat-surat terkait perjalanan dinas tersebut.

Baca Juga: 4 Syarat Reimbursement yang Wajib Dipenuhi Karyawan

Aplikasi Reimbursement Uang Perjalanan Dinas

Dalam mengelola uang perjalanan dinas pegawai swasta, penggunaan aplikasi yang memudahkan proses klaim reimbursement menjadi sangat penting. Hal ini akan berpengaruh pada informasi yang dibutuhkan untuk mengetahui total biaya perjalanan dinas dan menghindari adanya kecurangan terhadap biaya perjalanan dinas.

Salah satu aplikasi yang dapat digunakan adalah aplikasi klaim reimbursement Hadirr, yang menyediakan fitur-fitur canggih untuk mempermudah pengajuan dan pengelolaan klaim reimbursement.Fitur reimbursement online Hadirr memungkinkan pegawai untuk mengajukan klaim secara digital dengan mengunggah bukti-bukti pengeluaran. Proses ini memungkinkan HR atau pihak yang berwenang untuk secara efisien memproses klaim tersebut dengan cepat dan akurat.

Selain fitur reimbursement online, aplikasi Hadirr juga memiliki fitur client visit berbasis GPS yang sangat berguna dalam mengatur perjalanan dinas dan mengontrol biaya perjalanan dinas. Fitur ini memungkinkan pegawai untuk mencatat dan melacak kunjungan ke klien atau tempat lain dengan menggunakan teknologi GPS.

Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan bahwa biaya perjalanan dinas yang diajukan sesuai dengan kunjungan yang dilakukan, sehingga dapat meminimalkan potensi kesalahan atau penyalahgunaan.

Anda dapat menggunakan aplikasi Hadirr secara GRATIS dengan klik link di bawah ini.