Cara Membuat Absensi Barcode untuk Mempermudah Manajemen SDM

Di era di mana teknologi semakin mendominasi dunia bisnis, implementasi sistem yang efisien menjadi kunci untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas operasional. Salah satu inovasi yang semakin banyak digunakan adalah sistem absensi menggunakan barcode atau kode QR. 

Awalnya, kode ini digunakan pada industri manufaktur kendaraan Jepang untuk melacak bagian-bagiannya. Kini, QR digunakan secara komersial untuk pengguna telepon seluler. Pengembangannya sendiri merupakan kelanjutan dari kode batang (barcode) dan dapat memuat data lebih banyak. 

Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang cara membuat sistem barcode absensi, serta manfaatnya bagi departemen HR dan pemilik bisnis dalam upaya meningkatkan manajemen sumber daya manusia. Simak, yuk!

Pentingnya Sistem Absensi yang Efisien

Manajemen absensi adalah bagian penting dari manajemen sumber daya manusia. Keberadaan sistem absensi karyawan yang efektif sangat penting untuk mengoptimalkan produktivitas karyawan, memantau kedisiplinan, dan menghindari kesalahan dalam perhitungan gaji. 

Pada lingkungan bisnis yang dinamis, mengelola absensi dengan tepat merupakan tugas yang krusial. Oleh sebab itu, muncullah inovasi sistem absen yang lebih praktis namun akurat berupa kode QR (quick response). 

Sistem absensi dengan QR adalah salah satu metode modern dalam merekam clock-in dan clock-out karyawan. Bentuknya berupa pola piksel di dalam kotak yang dapat dibaca oleh fitur pemindai barcode di smartphone. Data kehadiran karyawan pun otomatis tercatat dalam sistem. 

Pengolahan absensi barcode bisa dibuat secara sederhana di Excel. Nantinya, ketika karyawan memindai kode QR di ID card mereka, data masuk otomatis ke sheet Excel. Selanjutnya, data diolah dengan keterangan H (Hadir) jika nomor ID karyawan ada dan sebaliknya, TH (Tidak Hadir) jika nomor ID tidak ada. 

Oleh sebab itu, setiap karyawan dapat memiliki QR pribadi yang mewakili identitasnya. Sistem ini memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi dengan cepat dan akurat serta menghindari manipulasi data.

Baca Juga: Kelebihan dan Kekurangan Aplikasi Absensi Mobile Karyawan

Langkah-Langkah Membuat Absensi QR Code yang Efektif

Sebelum mengetahui cara membuat sistem absensi dengan barcode, perusahaan memerlukan beberapa persiapan, yaitu:

1. Mengidentifikasi kebutuhan

Pertama, identifikasi kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Apakah Anda ingin mengintegrasikan absensi dengan sistem gaji atau hanya untuk memantau kedisiplinan? Menentukan tujuan akan membantu dalam merancang sistem yang tepat. 

2. Pilih sistem

Penerapan absensi melalui QR bisa dilakukan melalui berbagai cara, seperti membuat sistem kode yang bisa di-scan oleh karyawan di kantor, membuat kode QR di ID card tiap karyawan yang bisa dipindai oleh mesin absensi di kantor, atau menggunakan aplikasi absensi. Anda perlu memilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan Anda.

3. Buat sistem

Selanjutnya, yang tak kalah penting dalam membuat sistem absensi mobile seperti QR adalah Entity Relationship Diagram (ERD), yakni diagram yang menjelaskan hubungan antardata di database. 

Terkait data absensi karyawan maka yang diperlukan mencakup informasi, seperti nama, jam masuk dan jam pulang, serta lokasi kerja. Agar sistem dapat bekerja, semua data itu harus jelas hubungannya dalam ERD. 

4. Integrasi 

Jika Anda ingin mengintegrasikan sistem pelacak kehadiran dengan sistem lain, seperti sistem gaji atau manajemen karyawan, pastikan untuk memastikan kompatibilitas dan menghubungkannya dengan baik sesuai ERD di poin 3. 

5. Terapkan sistem

Setelah semua data sudah siap, Anda bisa mencoba sistem. Barcode ini dapat dicetak pada kartu identitas karyawan atau diaplikasikan dalam bentuk lain yang mudah diakses. Jika sistem yang dipilih adalah aplikasi, coba install di smartphone lalu lakukan login. 

Gunakan scanner barcode yang ada di aplikasi untuk mengetes bahwa pencatatan presensi berhasil tersimpan di server. Mintalah beberapa karyawan untuk melakukan absensi dengan barcode mereka dan pastikan sistem berfungsi dengan baik.

6. Pelatihan karyawan

Untuk memastikan semua karyawan paham menggunakan sistem absensi terbaru, segera adakan training atau sosialisasi aplikasi. Berikan pelatihan kepada karyawan mengenai cara menggunakan barcode absensi. Pastikan mereka memahami langkah-langkahnya dengan benar.

Setelah sistem diterapkan, lakukan pemantauan secara berkala. Pastikan bahwa perangkat pemindai barcode berfungsi dengan baik dan perbaiki masalah segera jika ditemukan.

Baca Juga: Cara Membuat Absensi di Google Form dan Spreadsheet

Manfaat Membuat Absensi QR Code bagi HR dan Perusahaan

Penggunaan kode QR kini cukup masif terutama pada industri bisnis dan penjualan. Namun, kode unik ini tak hanya bermanfaat bagi operasional suatu bisnis, tapi juga internal perusahaan. Manfaat QR bagi manajemen SDM, antara lain sebagai berikut. 

1. Akurasi data

Pemindaian barcode untuk absensi menghindari kesalahan dalam mencatat waktu clock-in dan clock-out karyawan secara manual. Data yang lebih akurat berarti perhitungan gaji yang lebih tepat.

2. Efisiensi waktu

Bagi karyawan, sistem scan berarti melakukan absensi dengan cepat hanya dengan memindai barcode mereka. Dengan demikian, menghemat waktu dan mengurangi antrian di lokasi absensi.

3. Mencegah manipulasi data

Kode barcode yang unik mencegah karyawan untuk melakukan kecurangan dalam absensi, misalnya titip absen, padahal sebenarnya belum hadir atau tidak hadir.

4. Menghemat budget operasional

Dalam jangka panjang, menggunakan barcode absensi bisa menghemat biaya administrasi terkait absensi manual dan pengolahan gaji yang memakan waktu. Apalagi jika Anda memilih aplikasi absensi online yang sekaligus menyediakan fitur lengkap untuk mengerjakan beragam tugas HR. 

5. Meningkatkan produktivitas

Dengan cara absensi yang mudah dan cepat, karyawan lebih fokus pada tugas-tugas mereka sehingga meningkatkan produktivitas keseluruhan tim.

6. Monitoring kedisiplinan lebih mudah

Sistem mobile memungkinkan HR atau pemilik bisnis untuk memantau kedisiplinan karyawan dengan lebih efektif. Hal ini membantu mengambil langkah-langkah yang sesuai jika diperlukan, seperti pemberian reward dan punishment.

7. Pengambilan keputusan yang lebih baik

Data absensi yang akurat dapat digunakan untuk mengidentifikasi tren absensi dan mengambil keputusan berdasarkan informasi yang diperoleh.

Baca Juga: 5 Rekomendasi Software Absensi Gratis 2023

Cuma dengan Selfie, Cara Praktis Absensi Aplikasi Hadirr

Penerapan barcode absensi merupakan langkah yang cerdas dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam manajemen sumber daya manusia. Dengan mengikuti langkah-langkah pembuatan sistem yang tepat, HR dan pemilik bisnis dapat merasakan manfaatnya dalam pengelolaan waktu dan kedisiplinan karyawan. 

Meskipun canggih, cara membuat dan menerapkan absensi barcode juga memiliki kekurangan, seperti kurang praktis jika QR code hanya bisa diakses di suatu titik di kantor. Sedangkan, pembuatan kode barcode di ID card karyawan akan membutuhkan biaya dan rentan hilang atau rusak. Biaya juga bisa lebih jika ID card dipergunakan juga untuk mengakses pintu. 

Kini ada cara absensi yang lebih praktis dan mudah dilakukan melalui aplikasi absensi Hadirr. Hadirr merupakan aplikasi yang memiliki fitur lengkap untuk menunjang kelancaran aktivitas HR dan karyawan. Salah satunya, fitur Absensi Online yang memungkinkan cara absensi antiribet namun akurat hanya dengan selfie. 

Absensi selfie di aplikasi Hadirr sudah dipercanggih dengan teknologi biometric face recognition yang dan GPS yang merekam data kehadiran secara real-time. HR tak perlu mempertanyakan keaslian data absensi karyawan dengan teknologi tersebut ketika karyawan sedang Work from Home (WFH). 

Praktis, kan? Ayo tingkatkan produktivitas di perusahaan Anda dengan mencoba Hadirr sekarang.