Ingin Invoice Dibayar Lebih Cepat? 6 Elemen Ini Harus Ada di Template Invoicemu

Sebuah template invoice yang baik berpengaruh terhadap lama/tidaknya proses pembayaran. Jika berisi informasi yang jelas, customer akan dengan mudah memproses dan membayarnya sesuai dengan ketentuan yang ada.

Jika tidak jelas, customer akan bolak-balik meminta kamu untuk merevisi invoice yang ada. Bisa jadi, invoice akan telat dibayar jika terus-terusan direvisi. Untuk mencegah hal tersebut, kamu harus memastikan invoice memiliki 6 elemen penting seperti: 

1. Informasi dasar terkait identitas

Hal mendasar yang harus adalah informasi dari supplier (kamu) dan juga customer yang berisi:

• Detail kontak perusahaan kamu: Ini meliputi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, dan website jika ada.
• Detail kontak customer: Sama seperti informasi perusahaan kamu, detail kontak customer juga penting, termasuk nama perusahaan customer, alamat lengkap, kontak person, nomor telepon, dan alamat email. 

Dengan mencantumkan informasi yang jelas pada invoice template, komunikasi dapat dengan mudah dilakukan dengan menghubungi nomor telpon atau email yang dicantumkan. Selain itu, alamat juga perlu disertakan dengan jelas, mengingat ini berkaitan dengan pengiriman barang yang dibeli. 

2. Logo perusahaan kamu

Logo adalah representasi visual dari merek perusahaan, dan ketika ditempatkan pada dokumen bisnis, logo tersebut membantu dalam meningkatkan pengenalan merek dan memberikan kesan pertama yang positif kepada penerima. Kehadiran logo dapat membantu penerima dokumen mengidentifikasi perusahaan dengan lebih cepat dan mempercayai keaslian dokumen tersebut.

3. Rincian produk atau jasa yang dibeli

Rincian produk atau jasa yang dibeli adalah salah satu elemen terpenting dalam sebuah invoice. Tanpa rincian yang jelas, risiko kesalahpahaman meningkat, sehingga perlu mengisi informasi secara detil : 

• Rincian barang atau jasa yang dibeli
  Apakah itu barang fisik, layanan konsultasi, atau lisensi perangkat lunak? Deskripsi yang jelas membantu pelanggan memahami apa yang mereka bayar. Misalnya, bukan hanya menulis “konsultasi”, tetapi lebih spesifik seperti “konsultasi strategi pemasaran selama 3 jam”. Hal ini memastikan bahwa tidak ada ruang bagi keraguan atau kesalahpahaman.
• Jumlah dan harga per unit juga
  Ini memberikan gambaran yang jelas tentang bagaimana total biaya dihitung. Sebagai contoh, jika kamu menjual produk dalam jumlah besar, cantumkan jumlah produk, harga per satuan, dan total biaya dari semua produk tersebut.
• Kode produk atau kode jasa
  Dalam bisnis B2B, dimana transaksi seringkali kompleks dan melibatkan banyak item, kode ini memudahkan proses pelacakan dan referensi di kemudian hari. Misalnya, jika terjadi masalah dengan produk tertentu, pelanggan dapat merujuk pada kode produk saat berkomunikasi dengan supplier, memudahkan identifikasi dan penyelesaian masalah.

4. Nomor purchase order (PO) dan invoice

Dalam bisnis B2B, salah satu elemen krusial dari sebuah invoice adalah penomoran purchase order (PO) dan invoice

• Nomor purchase order

Keberadaan nomor PO memudahkan kamu & customer untuk mengecek ulang jumlah barang, harga dan juga jenis barang agar sesuai dengan invoice, sehingga perlu disertakan dengan jelas. 

• Nomor invoice
  Penomoran invoice yang konsisten, seperti memulai dengan tahun fiskal atau kombinasi tanggal dan urutan nomor, misalnya INV-230923-001, tidak hanya membantu membedakan satu invoice dari yang lain, tetapi juga memudahkan pelacakan dan pencatatan akuntansi. 

5. Tanggal jatuh tempo pembayaran

Tanggal jatuh tempo di sebuah invoice memainkan peran penting dalam mengatur aliran kas dan mencegah keterlambatan pembayaran. Menetapkan tanggal jatuh tempo dengan jelas, seperti “30 hari setelah diterimanya invoice” atau memberikan tanggal spesifik seperti “Harap lunasi sebelum 20 Oktober 2023”, memberi customer kejelasan tentang kapan mereka harus melunasi pembayaran. 

Misalnya, perusahaan software yang menjual lisensi ke perusahaan lain akan menetapkan jatuh tempo 30 hari setelah penerbitan. Jika invoice diterbitkan pada tanggal 1 September, maka pembayaran harus diterima sebelum 1 Oktober. Sebagai tambahan, mengirimkan pengingat sebelum tanggal jatuh tempo dapat memastikan customer tetap sadar akan tenggat waktu pembayaran.

6. Pilihan metode pembayaran

Terakhir, masukkan informasi mengenai metode pembayaran yang disarankan. Menawarkan opsi seperti transfer bank, cek, atau kartu kredit, dan memberikan instruksi yang jelas untuk setiap metode, memudahkan proses bagi customer. 

Biasanya, metode pembayaran disepakati sesuai dengan kesepakatan yang ada. Di Indonesia, pebisnis biasanya membayar dengan uang tunai maupun transfer bank. Cek sendiri jarang digunakan, tapi biasanya digunakan jika volume transaksi sudah mencapai angka di atas ratusan juta.

Nah, sedikit tips agar invoice cepat dibayar, sediakan berbagai metode pembayaran, agar customer tinggal pilih yang mereka inginkan. Biar simple, kamu bisa menggunakan platform pembayaran digital untuk bisnis, karena bisa digunakan langsung. 

Kesimpulan

Menyusun informasi dengan detil yang jelas mempermudah & mempercepat proses pembayaran. Customer bisa memproses invoice langsung tanpa harus terhambat. Kamu juga bisa menerima pembayaran sesuai dengan jatuh tempo yang ada. 

Agar lebih mudah, kamu bisa memanfaatkan invoice digital. Biasanya sudah tersedia beragam jenis template invoice yang bisa dipilih sesuai dengan keinginan. Dengan begitu, kamu hanya tinggal mengisi informasi sesuai dengan kolom yang tersedia. Lebih cepat & mengurangi waktu untuk menyusun invoice, sehingga invoice lebih cepat dibayar.

*Artikel ini adalah hasil kerja sama antara Hadirr dan Paper.id