Absensi dengan Mudah Tanpa Form Absensi Karyawan XLS

Absensi Karyawan XLS. Dalam suatu perusahaan pasti terdapat beberapa permasalahan, misalnya permasalahan mengenai tunjangan untuk karyawan. Pasti ada salah satu karyawan yang pernah mempertanyakan mengenai tunjangan makan yang mereka terima ternyata tidak sesuai, padahal mereka masuk kerja selama sebulan penuh. Permasalahan tersebut membuat perusahaan perlu melakukan pengecekan ulang data absensi karyawan, karena kemungkinan karyawan bersangkutan sudah benar-benar mencatat kehadirannya tetapi terjadi kekeliruan saat HR melakukan rekap data. 

Absensi karyawan merupakan faktor yang ikut mempengaruhi dalam perhitungan penggajian karyawan, terutama jika perusahaan menerapkan prinsip no work no pay atau adanya tunjangan berdasarkan kehadiran. Untuk itu, perusahaan perlu melakukan pencatatan data absensi karyawan secara akurat.

Kekurangan Absensi Manual

Namun hingga saat ini ternyata masih ada perusahaan yang menggunakan cara manual yaitu menggunakan program Excel untuk mencatat data kehadiran karyawannya. Cara penggunaannya cukup sederhana, dimana setiap karyawan mengisi absensi dengan tanda tangan di kertas yang telah disediakan kantor, kemudian HR akan merekap data ke format XLS.

Baca Juga: Choosing Cloud Payroll vs Payroll Outsourcing in Indonesia

Cara tersebut memang tidak membutuhkan biaya yang banyak, namun cukup menghabiskan banyak waktu karena untuk memindahkan data secara manual membutuhkan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan input. Tugas HR seharusnya yaitu mengalokasikan lebih banyak waktu untuk pengembangan SDM dari pada urusan administrasi.

Absensi XLS penyimpanan datanya terdapat di hard disk komputer kantor, dimana rentan untuk terhapus datanya dan terkadang ada serangan malware yang mengakibatkan data tidak dapat diakses lagi. Untuk itu HR perlu membuat backup data, yang mengakibatkan perusahaan harus menyiapkan biaya lebih untuk menyiapkan storage yang memadai. 

Kekurangan Mesin Fingerprint

Selain absensi manual, pencatatan kehadiran karyawan dapat dilakukan dengan menggunakan mesin fingerprint. Sistem absen ini cenderung lebih akurat dan meminimalkan risiko kecurangan karena dilengkapi dengan teknologi biometrik. Namun dengan menggunakan cara ini perusahaan harus mengeluarkan biaya besar karena harus menyediakan unit perangkat mesin fingerprint di setiap titik absen, termasuk dengan biaya pemeliharaannya. Absensi fingerprint juga kurang fleksibel digunakan apabila terdapat karyawan yang bekerja secara remote. 

Saatnya Beralih ke Sistem Absensi Online

Di era saat ini, dimana angkatan kerja lebih didominasi oleh generasi milenial membuat tren remote working diperkirakan akan terus naik. Generasi milenial lebih suka bekerja secara fleksibel. Artinya, perusahaan yang berorientasi pada masa depan akan membutuhkan tool yang dapat mengakomodasi karyawan yang bekerja di luar kantor. Solusi yang tepat adalah menggunakan sistem absensi online berbasis cloud. Selain lebih praktis dan efisien karena menghemat waktu dan biaya, metode pencatatan karyawan secara online sangat cocok digunakan untuk karyawan remote. 

Baca Juga: Ini Aplikasi Absensi Pegawai di BUMN

Perusahaan Anda dapat menggunakan Hadirr, yaitu software absensi online yang dapat diakses di smartphone Android maupun iOS. Hadirr dapat digunakan untuk melakukan absensi karyawan di banyak lokasi. Perusahaan tidak perlu membuat form absensi XLS di Excel dan database, sebab absen dapat dilakukan dengan selfie di smartphone masing-masing karyawan.

Data absensi akan diverifikasi menggunakan teknologi face recognition dan Global Positioning System (GPS) sebelum disimpan di data center penyedia layanan cloud. Tak kalah penting, aplikasi absensi Hadirr tetap dapat dioperasikan dengan mode offline.

Baca Juga: Ini Aplikasi Absensi Selfie Terbaik untuk Karyawan WFH

Data absensi karyawan akan disajikan secara real-time. Perusahaan dapat mengetahui kehadiran karyawan di berbagai kota tanpa perlu memasang mesin fingerprint. Hadirr juga dapat mengakomodasi reimbursement, terutama bagi karyawan remote yang tidak memungkinkan untuk menyerahkan bukti fisik pengeluaran ke kantor.

Cukup unggah bukti di aplikasi dan tinggal menunggu bagian finance untuk menyetujui pembayarannya. Perusahaan dapat memantau produktivitas karyawannya dengan melihat laporan kehadiran dari aplikasi absensi Hadirr. Performa karyawan terjaga, operasional perusahaan ikut terjaga menggunakan aplikasi absensi Hadirr.