6 Cara Evaluasi Kehadiran Karyawan dan Alat untuk Melacaknya

Evaluasi kehadiran karyawan merupakan bagian penting dari manajemen sumber daya manusia yang dapat memberikan gambaran tentang kinerja dan keterlibatan anggota tim di suatu perusahaan.

Kehadiran karyawan bukan cuma mencakup keteraturan waktu masuk dan pulang sesuai kontrak kerja, tetapi juga mencerminkan tingkat keterlibatan dan dedikasi mereka terhadap tugas dan tanggung jawab di tempat kerja. 

Dengan evaluasi kehadiran rutin, manajer atau supervisor bisa tahu ketidakhadiran karyawan, keterlambatan, dan masalah kehadiran lainnya serta membuat rencana untuk mengatasinya. Hal ini juga membantu meminimalkan kesalahan penggajian.

Tapi, bagaimana cara evaluasi kehadiran karyawan? Artikel berikut akan menjelaskan informasi tersebut serta bagaimana memantau kinerja karyawan lewat aplikasi bisa menjadi solusi. 

Cara Evaluasi Kehadiran Karyawan

Berikut adalah beberapa langkah umum dalam proses evaluasi kehadiran:

1. Periksa laporan kehadiran karyawan

Untuk bisa mengevaluasi kehadiran, hal pertama yang perlu dilakukan tentu saja mengecek data laporan kehadiran karyawan. Saat mengumpulkan data ini, pastikan untuk menyertakan semua informasi terkait jam kerja karyawan. Ini akan membantu Anda melakukan penilaian yang akurat dengan data asli.

Baca Juga: Macam Laporan Absensi Karyawan yang Wajib HRD Ketahui

Berikut beberapa faktor yang perlu Anda pertimbangkan:

Kartu waktu atau timesheet kerja

Timesheet kerja akan menunjukkan penggunaan waktu karyawan dalam satu hari kerja, minggu, atau bulan. Dengan melacak waktu mereka, Anda dapat memastikan bahwa seorang karyawan bekerja selama jumlah jam minimum setiap hari. Anda juga dapat melihat keterlambatan dari entri waktu. 

Hari sakit dan cuti berbayar lainnya

Dalam operasional sehari-hari, bisa saja karyawan menyalahgunakan cuti berbayar dan membuat catatan palsu, yang dapat mempengaruhi proses evaluasi kehadiran karyawan. 

Untuk menghindarinya, Anda perlu memastikan alasan karyawan tidak masuk kerja termasuk dalam kategori cuti berbayar sesuai kebijakan kehadiran perusahaan.

Pelajari tipe cuti, aturan dan hak cuti karyawan swasta!

2. Lakukan cross check atau pemeriksaan silang

Selain melihat data dari laporan kehadiran, perlu dilakukan juga cross check atau pemeriksaan silang. Gunanya agar data lebih valid dan menghindari ketidakcocokan antara laporan kehadiran dengan fakta yang terjadi di lapangan.

Anda bisa melakukan pemeriksaan silang dengan bertanya kepada rekan setim karyawan yang hendak dievaluasi. Atau bisa juga dari klien jika memungkinkan.

Apabila ditemukan ketidakcocokan, maka manajemen bisa mengambil langkah yang tegas, bisa berupa teguran atau mungkin sanksi.

3. Berikan kesempatan karyawan untuk evaluasi diri sendiri

Untuk membuat evaluasi kehadiran karyawan lebih fair, Anda bisa memberikan kesempatan bagi karyawan untuk menilai diri mereka sendiri.

Melalui form evaluasi karyawan, mereka bisa secara jujur mengevaluasi tingkat kehadiran, faktor-faktor yang mungkin memengaruhinya, serta memberikan pandangan mengenai langkah-langkah yang bisa diambil untuk meningkatkan kedisiplinan. 

Simak juga panduan menghitung persentase kehadiran karyawan!

4. Berikan feedback positif yang membangun

Anda harus berhati-hati dalam menyusun feedback atau umpan balik dengan tepat. Usahakan komentar tersebut harus memberi semangat, to the point, dan sopan. 

Beberapa survei menunjukkan bahwa feedback yang positif bisa membuat karyawan lebih terlibat penuh dalam pekerjaan mereka. 

Selain itu, jangan lupa untuk memberi saran bagaimana karyawan bisa memperbaiki kekurangannya. Hal ini tidak hanya akan membantu mereka menjadi lebih baik, namun juga akan memperkuat hubungan manajer-karyawan.

5. Tawarkan bantuan jika diperlukan

Untuk bisa membangun kedekatan yang lebih baik dengan karyawan, manajemen tidak boleh hanya memonitor kehadiran karyawan, tetapi juga aktif berkomunikasi untuk mengetahui apakah ada tantangan atau hambatan yang mungkin mempengaruhi kehadiran mereka. 

Setelah tahu kondisi karyawan, manajemen bisa menawarkan bantuan, mulai dari sumber daya kesejahteraan karyawan, program pelatihan, atau mungkin perubahan tugas yang dapat membantu karyawan mengatasi masalah yang mereka hadapi. 

Baca Juga: Absensi Digital Android: Solusi Efektif Manajemen Kehadiran Karyawan

6. Buat kriteria evaluasi kehadiran karyawan

Untuk memudahkan penilaian, Anda bisa membaginya dengan beberapa kriteria, seperti:

1. Luar Biasa: 

• Hadir tepat waktu secara konsisten
• Tiba lebih awal dari jadwal yang ditetapkan
• Selalu menggunakan jam istirahat sesuai aturan yang berlaku
• Tidak menyalahgunakan dan memanipulasi cuti 

2. Sesuai Kriteria:

• Hadir sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan
• Disiplin dalam mematuhi jadwal kerja
• Istirahat tepat waktu
• Menggunakan jatah cuti sesuai aturan

3. Perlu Perbaikan:

• Terlambat atau absen cukup sering (lebih dari yang diizinkan) 
• Menggunakan jam istirahat sedikit lebih banyak
• Datang terlambat saat ada meeting terjadwal

4. Tidak Sesuai Kriteria:

• Selalu terlambat masuk
• Sering absen atau tidak masuk tanpa alasan yang sah
• Tidak bisa dihubungi atau memberi komunikasi jika terlambat atau tidak hadir
• Sering mendapat teguran terkait penggunaan waktu kerja dan absensi

Cara Melacak Kehadiran Karyawan

Sangat penting untuk melacak laporan kehadiran karyawan secara akurat agar dapat mengenali tanda-tanda ketidakhadiran. Berikut adalah beberapa cara umum yang dilakukan perusahaan untuk melacak kehadiran karyawan.

a. Timesheet manual

Timesheet manual membantu manajemen melihat produktivitas karyawan dan mengatur penggajian untuk menghitung waktu kerja karyawan. Meskipun mungkin beberapa perusahaan merasa nyaman, tapi timesheet manual kurang akurat dan membuat perusahaan berisiko jadi korban penipuan timesheet terutama soal waktu.

b. Jam waktu biometrik

Jam waktu biometrik memanfaatkan teknologi pengenalan sidik jari, wajah, atau pemindaian untuk mengidentifikasi karyawan secara unik. Ketika karyawan tiba di tempat kerja, mereka hanya perlu menyentuh atau memindai fitur biometrik mereka pada perangkat tersebut. 

Dengan data yang dihasilkan secara otomatis dan akurat, manajemen dapat mengakses informasi kehadiran karyawan dengan cepat dan efisien. Namun, proses ini tidak akan bisa dilakukan perusahaan yang menerapkan sistem kerja hybrid.

c. Aplikasi manajemen kehadiran

Meskipun bisa menjadi solusi untuk melacak kehadiran, tapi timesheet manual dan jam waktu biometrik adalah cara lama. Sistem pencatatan jam kerja ini bersifat manual, sehingga memakan waktu dan berpotensi untuk dieksploitasi. 

Lantas apa solusinya? Yaitu penggunaan aplikasi manajemen kehadiran karyawan seperti Hadirr. 

Baca Juga: Absensi Online Google Form vs Aplikasi: Mana yang Lebih Praktis?

Catat dan Rekap Data Kehadiran Online Karyawan Secara Akurat

Dengan teknologi berbasis web, aplikasi absensi online Hadirr sepenuhnya mengotomatiskan proses manajemen sumber daya dan saat ini merupakan cara paling efisien untuk melacak kehadiran karyawan. 

Fitur kehadiran online berbasis web dari Hadirr membantu Anda memonitor kehadiran, overtime atau lembur, dan shift kerja karyawan di berbagai lokasi secara hemat dan akurat. Tidak usah takut dengan kecurangan, karena sistem Hadirr menggunakan validasi wajah dan lokasi yang berbasis GPS.

Selain itu, Anda juga bisa melakukan manajemen kehadiran timesheet kerja karyawan. Bukan cuma catatan waktu kerja, fitur timesheet online membantu Anda mengetahui berapa lama waktu yang dihabiskan karyawan dalam mengerjakan satu tugas dan durasi waktu pengerjaannya.

Anda juga bisa memanfaatkan fitur download data kehadiran karyawan dengan praktis! 

Bagaimana, evaluasi kehadiran karyawan akan jadi lebih mudah kan?