Panduan Alur Menentukan Penilaian Kinerja Karyawan bagi HR

Penilaian kinerja karyawan memiliki peran penting dalam manajemen sumber daya manusia karena memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan setiap karyawan berdasarkan komponen KPI karyawan yang telah ditetapkan.

Tahap pertama dari penilaian kinerja dimulai dengan menetapkan standar kinerja yang jelas. Setelah itu, proses penilaian berlanjut hingga selesai, termasuk pemberian umpan balik untuk pengembangan karir karyawan.

Namun, sebelum melaksanakan penilaian kinerja, ada beberapa langkah awal yang perlu dipersiapkan agar penilaian tersebut dapat berlangsung dengan baik dan objektif. Apa sajakah itu? Simak rincian alur menentukan penilaian kinerja karyawan dalam artikel ini.

Pentingnya Penilaian Kinerja Karyawan

Penilaian kinerja adalah proses evaluasi dan pengukuran kinerja individu atau kelompok dalam mencapai tujuan dan tanggung jawab serta progress pekerjaan yang telah ditetapkan. Proses penilaian ini biasanya dilakukan oleh atasan langsung atau tim HRD. 

Sebagai salah satu elemen penting dalam manajemen sumber daya manusia, penilaian kinerja membantu perusahaan memastikan bahwa tujuan organisasi tercapai secara efektif. 

Selain berfungsi sebagai alat untuk mengukur kontribusi karyawan, penilaian kinerja juga menjadi dasar dalam pengambilan keputusan penting, seperti promosi, kompensasi, dan pengembangan karir. 

Dengan sistem manajemen kinerja karyawan yang efektif, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan memaksimalkan potensi setiap karyawan.

Baca Juga: Manfaat dan Kelemahan CCTV di Kantor untuk Pantau Kinerja Karyawan

Manfaat Manajemen Kinerja Karyawan

Manajemen kinerja karyawan melalui penilaian karyawan menawarkan berbagai manfaat yang berkontribusi pada keberhasilan perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaatnya:

1. Meningkatkan produktivitas: Sistem manajemen kinerja karyawan yang terstruktur memungkinkan perusahaan untuk memantau kemajuan karyawan secara berkala. Dengan feedback yang konstruktif dan target yang jelas, karyawan dapat lebih fokus dan termotivasi untuk mencapai tujuan mereka sehingga dapat meningkatkan produktivitas keseluruhan perusahaan.
   
   
2. Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan: Melalui proses penilaian kinerja, HRD dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan setiap karyawan berdasarkan komponen KPI karyawan yang telah ditetapkan. Hal ini penting untuk menyusun strategi pengembangan yang tepat dan memaksimalkan potensi karyawan.
   
   
3. Menyusun rencana pengembangan: Dengan memahami kebutuhan pengembangan individu, perusahaan dapat merancang program pelatihan yang sesuai dan membantu karyawan berkembang sesuai dengan tujuan perusahaan.

Pelajari contoh program engagement karyawan dalam meningkatkan produktivitas!

5 Tahapan dalam Alur Menentukan Penilaian Kinerja Karyawan

Umumnya, ada lima tahapan dalam alur menentukan penilaian kinerja karyawan. Berikut adalah di antaranya.

1. Tahap Perencanaan

Seperti halnya kegiatan lainnya, penilaian kinerja harus dimulai dengan perencanaan yang matang. Perencanaan ini biasanya dilakukan pada awal tahun untuk menetapkan KPI karyawan dan kompetensi yang diharapkan dari karyawan selama satu tahun ke depan.

Selain itu, standar-standar yang akan digunakan dalam penilaian kinerja juga harus dipertimbangkan agar proses penilaian dapat berjalan dengan ideal. Untuk mencapai penilaian yang ideal, penting untuk memastikan bahwa penilaian dilakukan secara objektif berdasarkan standar yang telah disepakati.

Pada tahap ini, perusahaan juga perlu menentukan sistem atau metode penilaian yang akan digunakan. Secara umum, ada empat metode yang sering digunakan dalam penilaian kinerja karyawan, yaitu:

• Behavior appraisal system (berdasarkan perilaku)
• Personal/performer appraisal system (berdasarkan karakteristik individu)
• Result oriented appraisal system (berdasarkan hasil kerja)
• Contingency appraisal system (kombinasi dari ketiganya)

2. Pengumpulan Data dan Bahan

Setelah perencanaan selesai, alur menentukan penilaian kinerja karyawan berikutnya adalah mengumpulkan data dan bahan yang relevan. Data-data yang harus dipersiapkan ini mencakup laporan kerja, catatan perusahaan, dan informasi penunjang lainnya.

Data ini akan digunakan sebagai referensi oleh pihak yang melakukan penilaian, seperti HRD, manajer, pimpinan, atau kepala divisi, dalam menyusun bahan yang diperlukan untuk penilaian kinerja karyawan.

Bahan penilaian yang disusun harus mencakup standar kinerja yang terstruktur, terukur, realistis, sederhana, dan memiliki nilai yang kuat. Standar ini juga harus disesuaikan dengan posisi dan jabatan karyawan sehingga penilaiannya dapat lebih mudah dijabarkan sesuai dengan tanggung jawab yang dimiliki.

Baca Juga: Software Employee Database: Keunggulan, Fitur dan Tips Memilih

3. Pelaksanaan

Tahap pelaksanaan umumnya melibatkan pemantauan yang berkelanjutan (ongoing tracking) dan pemberian umpan balik (feedback) sepanjang tahun. Biasanya, proses ini mencakup rentang bulanan atau setengah tahun. 

Selama tahapan ini, penting untuk menjaga komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan untuk menghindari kesalahpahaman. Sebab, arahan atau teguran yang diberikan selama pelaksanaan sangat penting agar tujuan yang ditetapkan dalam perencanaan dapat tercapai.

Jika diperlukan, Anda juga bisa melakukan revisi terhadap sasaran kinerja yang ditetapkan pada tahap perencanaan.

4. Penilaian dan Review

Setelah pelaksanaan, hasil yang diperoleh harus dievaluasi pada akhir tahun. Tahap ini memerlukan komunikasi intensif untuk melakukan review dari seluruh proses penilaian kinerja sepanjang tahun. Penilai atau pimpinan harus kembali berdiskusi dengan mempertimbangkan berbagai perspektif dan kondisi.

Penilaian dilakukan dengan membandingkan hasil kerja karyawan dengan komponen KPI karyawan yang telah ditetapkan sebelumnya. Perbandingan ini digunakan untuk mengidentifikasi apakah kinerja karyawan sudah sesuai dengan target yang diinginkan.

Review hasil penilaian juga harus melibatkan masukan dari karyawan lainnya. Sebab, mereka mungkin memiliki pandangan berbeda yang dapat menjadi bahan pertimbangan.

5. Penyusunan Laporan Hasil

Setelah semua tahapan selesai, alur menentukan penilaian kinerja karyawan terakhir adalah menyusun laporan hasil penilaian. Laporan ini sebaiknya diberikan kepada setiap karyawan sebagai bahan acuan mereka.

Laporan yang berisi umpan balik dapat disampaikan secara tertulis atau lisan dengan cara yang jelas, terbuka, dan objektif. Tujuan dari tahap ini adalah untuk memberikan pemahaman kepada karyawan tentang kinerja mereka serta memberikan rekomendasi atau saran untuk perbaikan.

Perusahaan juga perlu menyampaikan rencana pengembangan yang telah direncanakan, termasuk pengembangan karir, pelatihan, atau pemberian insentif dan penghargaan sebagai bentuk motivasi. Dengan begitu, karyawan dapat melakukan persiapan atau memberikan saran dan masukan.

Baca Juga: 5 Kesalahan Manajemen Kinerja Karyawan yang Sering Terjadi

Aplikasi Pemantau Progress Pekerjaan Karyawan Terbaik

Hadirr merupakan aplikasi monitoring kinerja karyawan yang memungkinkan Anda melakukan pelacakan kehadiran, pemantauan progress pekerjaan, hingga pembuatan laporan pemantauan kinerja karyawan. Tidak hanya memantau kinerja karyawan di kantor, aplikasi ini juga memungkinkan Anda melakukan monitoring tim sales yang berada di lapangan.

Aplikasi Hadirr berbasis web ini dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan tugas pemantauan Anda, seperti:

• Absensi online anti fake GPS: karyawan dapat mencatatkan kehadiran mereka dari berbagai lokasi dengan absensi selfie, baik secara online maupun offline.
• Timesheet: fitur pencatatan tugas harian karyawan yang memungkinkan kolaborasi dengan karyawan lain di lokasi berbeda
• Shift kerja: fitur pengaturan shift kerja karyawan secara otomatis yang memungkinkan Anda membuat dan mengatur kehadiran karyawan dengan mudah.
• Client visit: fitur ini dapat mencatat jadwal kunjungan klien dan lokasi karyawan dengan GPS, serta menyimpan tanda tangan digital dan dokumen meeting dari tim sales lapangan.

Data-data yang diperoleh dari fitur-fitur di atas dapat menjadi indikator penting dalam menilai kinerja karyawan berdasarkan produktivitas atau performanya di kantor. 

Selain Hadirr, Anda juga bisa memanfaatkan aplikasi HRIS dan payroll Gadjian untuk memantau pencapaian komponen KPI karyawan. Salah satu fitur unggulan dari Gadjian adalah monitoring KPI karyawan. Fitur ini memungkinkan Anda membuat template KPI yang sesuai dengan budaya dan kebutuhan perusahaan serta memantau proses penilaian kinerja mereka.