4 Keunikan Aplikasi Absensi Biometrik

4 Keunikan Aplikasi Absensi Biometrik- Memiliki sistem absensi karyawan yang baik penting bagi perusahaan. Sebab, selain memastikan pemberian upah secara adil bagi karyawan, absensi juga berguna untuk menghindari kerugian finansial bagi perusahaan melalui pengukuran jam kerja karyawan yang akurat.

Tahukah Anda, apa yang terjadi jika perusahaan menerapkan sistem absensi yang buruk? Evaluasi kinerja karyawan setiap periodenya akan menjadi bias dan besaran fixed cost perusahaan untuk membayar gaji karyawan akan meningkat.

Sistem absensi dapat dikatakan buruk apabila memberi celah bagi karyawan untuk melakukan penipuan absen atau “buddy pinching”.

Sebuah studi menunjukkan bahwa 16 persen karyawan yang melakukan manipulasi data kehadiran mampu menyebabkan kerugian perusahaan hingga 350 juta dolar Amerika per tahunnya.

Perkembangan zaman dan teknologi menghadirkan sistem absensi yang beragam. Tentu saja, perusahaan harus mempertimbangkan sistem absensi mana yang terbaik.

Ada empat pertimbangan perusahaan dalam memilih sistem absensi, yaitu jenis dan ukuran perusahaan, besaran anggaran, kemudahan dalam merekam kehadiran karyawan dan keamanan dari potensi kecurangan.

Tidak dipungkiri lagi, sistem absensi yang dipilih harus akurat dan efektif, karena kesalahan perhitungan absensi dapat menyebabkan kerugian yang fatal.

Ada banyak pilihan sistem absensi karyawan yang selama ini diminati oleh perusahaan. Manakah yang lebih baik? Yuk, simak ulasan lengkapnya di bawah ini.

Pilihan Sistem Absensi Karyawan

Sebelum memilih sistem absensi mana yang lebih baik untuk perusahaan Anda, berikut deretan pilihan sistem absensi yang dapat digunakan oleh perusahaan :

1. Mesin Absensi Ceklok

Absen ceklok merupakan sistem absensi paling lawas. Cara melakukan absen adalah dengan memasukkan kertas khusus absensi ke mesin dan mesin otomatis mencatat waktu kedatangan/waktu pulang kantor di kertas tersebut.

Sudah pasti tidak efisien dari segi biaya karena perusahaan harus menyediakan banyak kertas khusus dan tidak efektif karena memudahkan praktik kecurangan.

2. Absensi Manual

Absensi manual mudah dilakukan karena karyawan tinggal menuliskan kehadiran di buku absensi yang disediakan perusahaan.

Dari segi biaya lebih murah, namun tidak efektif jika perusahaan memiliki banyak karyawan. Perekapan manual akan melelahkan dan rawan kesalahan. Belum lagi risiko kehilangan buku maupun praktik “titip absen” karyawan.

3. Absensi Magnetic Card

Sistem absensi dengan keycards populer digunakan. Cara melakukannya dengan menggesek kartu atau scan kode QR.

Sistem ini baik untuk keamanan kantor. Namun, bisa disalahgunakan apabila keycards hilang.

Ada resiko karyawan hanya absen tanpa benar-benar bekerja hingga peluang kelupaan membawa kartu. Sistem ini tidak cocok untuk karyawan remote dan WFH.

4. Absensi GPS (Global Positioning System)

Sistem absensi berbasis GPS berguna untuk melacak karyawan lapangan seperti tim sales. Caranya, mereka mengirimkan lokasi keberadaan saat masuk, pulang hingga saat kunjungan klien.

Namun, absensi GPS tidak efektif karena rekapan absensi bulanannya tetap saja input manual. Selain itu, masih rawan potensi korupsi waktu karena hanya memberikan informasi lokasi saja.

5. Absensi Biometrik

Sistem absensi biometrik merupakan sistem yang paling terkini dan tercanggih digunakan, sebab lebih praktis dan cepat.

Teknologi biometrik mampu mengidentifikasi ciri biologis (physiological characteristics) dan ciri kebiasaan unik (behavioural characteristics) seseorang. 

Ada dua sistem absensi berteknologi biometrik yang paling diminati : absensi fingerprint dan absensi scan wajah (face print).

Absensi fingerprint memindai sidik jari karyawan dan akan mencocokkan datanya untuk merekam kehadiran. Sedangkan absen face print mengidentifikasi fitur wajah karyawan. Sistem absensi biometrik bisa menjadi pilihan terbaik bagi perusahaan Anda.

Baca Juga: 7 Keunikan Aplikasi Absensi Online Berbasis Web

4 Alasan Sistem Absensi Biometrik Lebih Baik untuk Perusahaan

Dalam praktiknya, sistem absensi biometrik efektif digunakan pada banyak jenis industri. Teknologi ini sudah banyak diimplementasikan pada mesin sidik jari, alat sistem keamanan, laptop hingga telepon genggam.

Jelas saja, sistem ini jauh lebih unggul dari sistem sebelumnya seperti absensi ceklok dan manual. Selengkapnya, ada beberapa alasan mengapa sistem absensi biometrik lebih baik untuk perusahaan :

• Pertama, lebih mudah dan praktis digunakan. Karyawan tinggal melakukan scan data biometrik seperti sidik jari atau wajah, lalu teknologi biometrik akan mengidentifikasi dan memverifikasi data kecocokan karyawan dengan data biometrik yang telah tersimpan. 
• Kedua, sulit untuk diduplikasi. Ibaratnya, satu wajah berlaku untuk satu absen. Resiko kecurangan pun tentu saja bisa dihindari karena tidak bisa “titip absen”, kan?
• Ketiga, lebih aman. Sistem absensi biometrik hanya bisa diakses oleh perusahaan yang menggunakannya. Tidak usah khawatir dengan kemungkinan pencurian data oleh oknum atau pesaing bisnis, karena sistem ini hanya merekam nomor pengenal dan karakter biologis tertentu, bukan informasi pribasi karyawan.
• Keempat, lebih murah. Pada awalnya, sistem absensi biometrik dengan mesin mulai menimbulkan keluhan biaya operasional. Namun, pengembangan terus dilakukan hingga saat ini sistem absensi biometrik bisa diakses dengan telepon genggam atau dikenal dengan absen selfie. Lebih murah karena dilakukan secara online dan hanya memerlukan koneksi internet saja.

Bagaimanapun, keputusan pemilihan sistem absensi yang terbaik tergantung pada perusahaan.

Perusahaan bisa mengkombinasikan beberapa pilihan agar sistem absensinya akurat dan bisa diandalkan dalam jangka waktu yang panjang. Penting sekali bagi HR untuk memilih software absensi terbaik.

Baca Juga: Aplikasi Absensi Online Selama WFH

Aplikasi Absensi Online Karyawan yang Akurat dengan Hadirr

Hadirr adalah aplikasi karyawan terbaik Indonesia yang bisa Anda andalkan. Selain itu, Hadirr memiliki fitur unggulan e-absensi biometrik yang mengkombinasikan teknologi GPS dan biometrik face recognition untuk pencatatan data kehadiran karyawan. 

Hadirr merupakan aplikasi absensi berbasis web. Karyawan hanya perlu melakukan selfie dengan perangkat telepon genggam mereka, kemudian sistem akan memindai data biometrik karyawan dan diverifikasi oleh HR perusahaan.

Karyawan pun bisa absen berbagai titik di seluruh dunia atau pada spot yang ditentukan oleh admin portal atau HR. Cocok sekali untuk karyawan lapangan, remote dan WFH.

Nantinya, HR lah yang akan menyetujui kehadiran karyawan. Kecurangan pun dapat dicegah.

Disamping itu, Hadirr merekap secara otomatis data kehadiran karyawan, jadi ucapkan selamat tinggal pada rekap manual dengan form XLS.

Dengan Hadirr, beberapa proses yang terkait dengan absensi bisa dipangkas dan dialihkan pada pengembangan kualitas SDM perusahaan. Keakuratan data pun tidak diragukan lagi.

Baca Juga: Absensi dengan Mudah Tanpa Form Absensi Karyawan XLS

Apakah Hadirr hanya menyediakan fitur e-absensi? Tentu saja tidak. Anda bisa menikmati fitur lainnya seperti pencatatan jadwal kunjungan klien secara real-time, timesheet online untuk pantau produktivitas karyawan, pengajuan reimbursement online dan bisa terintegrasi dengan fungsi HR lainnya yaitu penghitungan gaji karyawan. Hadirr sangat fleksibel dan ramping, tertarik mencoba?

Hadirr juga memiliki fitur Hadirr Sales yang dapat memantau pipeline dan kinerja sales perusahaan Anda.