5 Kekurangan Aplikasi Absensi Online Gratis
Sejak remote working mulai populer, aplikasi absensi online gratis berbasis web ataupun Android menjadi salah satu metode absensi pilihan bagi perusahaan. Meski menawarkan berbagai kelebihan, aplikasi online ini juga memiliki kekurangan yang perlu kamu ketahui.
Apa Itu Aplikasi Absensi Online?
Absensi merupakan aktivitas pencatatan jam kerja karyawan, mulai dari jam masuk hingga keluar, dan waktu istirahat. Karena bersifat credential, aktivitas absen tersebut hanya bisa diakses oleh orang yang bersangkutan.
Umumnya, absensi konvensional merekam kehadiran melalui alat berupa mesin absen sidik jari (fingerprint) atau kartu absensi. Namun, seiring perkembangan zaman, perusahaan mulai menggunakan aplikasi online, seperti aplikasi absensi online Hadirr.
Bentuk absensi online juga bisa dilakukan melalui platform yang sudah ada, seperti absensi online Google Form dan chat WhatsApp. Dengan aplikasi absensi (e-absensi), prosesnya bisa remote selama ada jaringan internet dan perangkat smartphone.
Jadi, bisa dibilang absensi online adalah metode absensi yang menggunakan jaringan internet aplikasi berbasis web atau Android/iOS. Proses absensi menjadi lebih cepat. Karyawan cukup online dari ponsel dan kehadirannya langsung tercatat.
Baca Juga: 3 Kelebihan Aplikasi Absensi Online vs Mesin Fingerprint
Pentingnya Aplikasi Absensi Online Gratis
Di era digitalisasi ini, absensi online merupakan salah satu inovasi teknologi untuk perusahaan, yang mampu menyederhanakan proses absensi konvensional sehingga lebih praktis.
Dari segi fungsi, absensi online bisa membantu HR melacak kehadiran karyawan dengan sistem absensi otomatis. Selain itu, aplikasi absensi online gratis membantu mengatur jadwal cuti atau shift karyawan secara terstruktur. Inilah mengapa sebaiknya perusahaan mulai menggunakan aplikasi absensi untuk mempermudah kinerja HR.
Secara umum, penggunaan aplikasi absensi online juga memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, antara lain:
1. Data absensi akurat
Data yang tersimpan di dalam sistem aplikasi absensi digital faktual dan tidak mudah dimanipulasi. Terutama bagi aplikasi absensi digital yang menggunakan teknologi verifikasi biometric dan geolocation yang memvalidasi data secara real-time. Oleh sebab itu, risiko human error dan kecurangan bisa ditekan.
2. Lebih hemat
Karena sistemnya bekerja otomatis, perusahaan yang mengimplementasikan aplikasi e-absensi tidak memerlukan banyak tenaga kerja untuk mengurus absensi karyawan.
Jadi, perusahaan bisa menghemat budget untuk merekrut karyawan tambahan dan mengalihkan dana ke kepentingan strategis lain. Selain itu, dengan aplikasi e-absensi perusahaan tidak perlu menyediakan alat dan anggaran perawatannya.
3. Terintegrasi
Umumnya, sistem e-absensi juga terintegrasi dengan berbagai sistem lain untuk mempermudah pengolahan data absensi karyawan. Mulai dari sistem absensi khusus karyawan hingga sistem cloud untuk menyimpan semua data.
4. Praktis
Karena berupa software, aplikasi absensi digital lebih praktis untuk mencatat daftar kehadiran. Karyawan bisa mengunduh aplikasi dan login untuk absen di mana saja melalui ponselnya.
Baca Juga: 5 Manfaat HRIS ESS dalam Kelola Absensi dan Lembur Karyawan
Kekurangan Aplikasi Absensi Online Gratis
Di samping memiliki beragam kelebihan, software absensi online gratis juga memiliki beberapa kekurangan.
1. Tidak memiliki fitur lengkap
Banyak aplikasi absensi online tersedia gratis dan bisa langsung digunakan. Namun, ada juga aplikasi e-absensi yang harus berbayar untuk menggunakan semua fiturnya.
Aplikasi gratis memang memungkinkan kamu menggunakannya tanpa harus mengeluarkan budget. Sayangnya, aplikasi absensi online gratis tidak memiliki fitur selengkap aplikasi e-absensi berbayar.
Contohnya, aplikasi absensi Hadirr yang tak hanya memiliki fitur absensi digital, tapi juga fitur-fitur lain terkait produktivitas karyawan, seperti timesheet dan pengajuan lembur.
2. Rentan terhadap kebocoran data
Di tengah maraknya cyber crime berupa kebocoran data, keamanan aplikasi online menjadi sangat krusial. Apalagi, aplikasi absensi online memuat informasi personal, seperti nama lengkap karyawan, Nomor Induk Karyawan atau ID, alamat rumah, informasi bank, dan nomor telepon.
Data pribadi tersebut berpotensi bocor dan disalahgunakan oleh pihak tak bertanggung jawab. Sehingga, kamu perlu ekstra hati-hati dalam memilih software absensi online gratis yang belum terjamin keamanannya.
Pastikan hanya menggunakan aplikasi absensi online yang sudah terenkripsi dan memiliki catatan (log) agar kamu tahu siapa yang sudah mengakses akun e-absensi.
3. Tidak dilengkapi dengan support
Peran support dalam penggunaan aplikasi dan perangkat lunak lainnya penting ketika user mengalami kendala saat menggunakan aplikasi. Sayangnya, tidak semua aplikasi online gratis memberikan dukungan (support) resmi dari bagian Customer Service perusahaan pengembang aplikasi.
Kekurangan ini tidak kamu temukan pada aplikasi absensi berbayar yang menyediakan support CS. Pengguna bisa mendapatkan support selama jam kerja melalui portal live chat atau nomor call center.
4. Tidak mudah untuk diintegrasikan dengan sistem lain
Kekurangan software absensi online gratis selanjutnya adalah sulit diintegrasikan. Adapun integrasi dengan sistem lain memungkinkan perusahaan untuk menyelesaikan tugas secara lebih praktis.
Namun, aplikasi e-absensi gratis memiliki fungsi yang terbatas sehingga perusahaan perlu menginstalasi perangkat atau sistem tambahan untuk tugas lain.
Misalnya, untuk menghitung gaji bulanan karyawan. Dengan aplikasi absensi berbayar, HR cukup mengimpor data dari sistem lain dan bisa menggunakannya dalam penghitungan gaji tanpa perlu pindah-pindah aplikasi.
5. Dibatasi kapasitas pengguna
Aplikasi e-absensi gratis juga umumnya hanya bisa diakses oleh 1-2 pengguna. Sedangkan, untuk mengelola data absensi karyawan, aplikasi perlu diakses banyak orang agar pekerjaan lebih efektif. Jika perusahaan memiliki karyawan sedikit, hal ini mungkin bukan masalah.
Namun, jika perusahaan kamu termasuk skala besar dengan ribuan karyawan, jumlah pengguna yang terbatas kemungkinan akan memperlambat proses kelola data.
Dengan aplikasi e-absensi berbayar, admin dapat berkolaborasi dan berbagi peran dengan anggota lain sesuai tugasnya.
Baca Juga: Aplikasi Kehadiran Populer Ini Tanpa Tanda Tangan Absen
Hadirr, Solusi Aplikasi Absensi Online Terbaik
Jika perusahaanmu mengalami kendala dalam mengelola data absensi secara manual, ini saatnya beralih ke sistem yang lebih canggih.
Aplikasi absensi online Hadirr memiliki fitur lengkap, mulai dari fitur absensi online dengan selfie dan GPS hingga pengurusan reimbursement yang paperless. Ingin mengakses dasbor untuk kelola data? Tidak masalah!
Kamu dapat membagi 5 admin sekaligus, yang terdiri dari Super Admin, Admin General, Admin Attendance, Admin Reimbursement, dan Admin Timesheet yang masih bisa dibagi dengan 100 admin lagi.
Bisa dibilang, Hadirr merupakan aplikasi absensi online terbaik di Indonesia. Kamu akan mendapatkan solusi atas kekurangan software absensi online gratis tersebut.
Selain itu, untuk urusan penggajian yang membutuhkan data kehadiran, kamu tidak perlu mengunduh aplikasi tambahan. Aplikasi HRIS Gadjian terintegrasi dengan Hadirr untuk hitung gaji hingga tunjangan karyawan berdasarkan rekapan data yang terkumpul dari Hadirr.
