Memilih Aplikasi Absensi Magang Terbaik bagi Perusahaan
Meski tak permanen, sistem kerja karyawan magang juga harus diperhatikan. Salah satu hal yang perlu diperhatikan adalah absensi magang.
Data kehadiran karyawan magang sama pentingnya dengan daftar kehadiran karyawan tetap maupun kontrak. Pasalnya, karyawan magang juga diatur dalam peraturan perundang-undangan Indonesia.
Aturan Magang Menurut UU Cipta Kerja
Aturan magang sudah dicantumkan dalam UU Ketenagakerjaan No 13 tahun 2003, Pasal 21 hingga 29. Transformasi ke UU Cipta Kerja tak mengubah sistem magang di perusahaan.
Magang pada dasarnya merupakan latihan kerja yang biasanya dilakukan mahasiswa semester akhir atau siswa kejuruan.
Karyawan akan melakukan magang di sebuah perusahaan paling lama 1 tahun sejak penandatanganan perjanjian magang. Jika nantinya perusahaan memerlukan karyawan magang lebih lama demi mencapai kompetensi tertentu, maka harus membuat perjanjian baru yang dilaporkan ke Dinas Ketenagakerjaan.
Aturan magang di undang-undang menyebutkan kewajiban perusahaan menjalin perjanjian dengan calon karyawan. Hal ini tertuang dalam Pasal 22 UU Ketenagakerjaan. Di mana menyebutkan hak dan kewajiban peserta serta pengusaha dan juga karyawan magang yang tidak melakukan perjanjian tertulis maka dianggap sebagai pekerja penuh perusahaan.
Melihat aturan di atas, perusahaan artinya tak bisa menyepelekan karyawan magang. Sebab pencatatan absensi magang nyatanya perlu dilakukan secara teliti.
Baca Juga: Seberapa Efektifkah Absensi Ceklok untuk Karyawan?
Absensi Magang Penting untuk Perusahaan
Jangan pernah sepelekan absensi karyawan magang. Sama halnya dengan karyawan tetap atau kontrak, absensi karyawan magang juga perlu dipantau untuk mengetahui hal-hal berikut:
- Monitoring kinerja karyawan magang
Karyawan magang biasanya memiliki beban kerja yang lebih sedikit daripada pegawai tetap atau kontrak. Pencatatan absensi magang bisa menjadi alat pantau untuk melihat keberadaan karyawan magang. Belum lagi untuk sistem kerja remote, absensi magang akan sangat membantu perusahaan dalam mengontrol karyawan magang.
- Pencatatan jam kerja
Tidak ada aturan pasti berapa lama karyawan magang harus bekerja dalam sehari. Namun umumnya, karyawan magang akan diterapkan jam kerja sama seperti pegawai lainnya yaitu 8 jam per hari. Kelebihan atau kekurangan jam kerja tanpa alasan tertentu dapat merugikan perusahaan.
- Faktor penting pemberian upah/gaji
Karyawan magang biasanya akan dibayar sesuai jumlah kehadiran selama jam kerja. Data kehadiran akan membantu tim HR untuk menentukan upah karyawan magang selama mereka melakukan latihan kerja di perusahaan tersebut.
Baca Juga: Panduan Lengkap Cara Membuat Absensi Karyawan di Excel
Contoh Absensi Kehadiran Magang
Absensi kehadiran karyawan biasanya dikerjakan secara manual atau tulis tangan. Karyawan magang akan menuliskan waktu datang, pulang, dan kegiatan yang dilakukan selama hari kerja tersebut.
Berikut contoh absensi kehadiran magang:
Terlihat dalam contoh absensi kehadiran magang di atas, karyawan bisa dipantau perusahaan dan pembimbing terkait jam masuk dan pulangnya. Bahkan urusan pekerjaan yang dilakukan karyawan pun bisa ikut dimonitor.
Software Absensi Mempermudah Pendataan Karyawan Magang
Absensi magang seringkali dilakukan secara manual terutama ditulis tangan. Penggunaan software atau aplikasi absensi akan sangat membantu melakukan tugas tersebut. Berikut berbagai kelebihan dari penggunaan aplikasi absensi:
1. Pencatatan jam datang dan pulang akurat
Menggunakan aplikasi, pendataan jam hadir dan pulang karyawan magang akan lebih akurat dibanding penulisan atau pengetikan manual.
Waktu akan langsung tercatat tepat saat karyawan melakukan perekaman absensi. Aplikasi absensi bahkan bisa mencegah kecurangan jam kerja yang dilakukan oknum karyawan karena menggunakan pengenalan wajah dan sistem GPS.
2. Mengurangi beban perusahaan
Dengan aplikasi, perusahaan tak perlu lagi membeli mesin absensi, membayar pemasangan dan perawatan. Aplikasi bisa diunduh karyawan secara mandiri menggunakan ponsel pribadi masing-masing.
3. Efisien
Selain mempermudah pendataan, aplikasi absensi akan mempercepat rekapitulasi data. Tim HR yang biasa mengecek manual satu per satu kini tak perlu lagi menghabiskan lebih banyak waktu dan tenaga, cukup gunakan fitur rekapitulasi data otomatis.
Baca Juga: Bagaimana Peraturan Jam Kerja Magang di Indonesia?
Aplikasi Absensi Digital: Hadirr
Semua kelebihan di atas bisa didapat dengan aplikasi Hadirr. Hadirr adalah aplikasi absensi digital yang memiliki multi-fitur untuk pengelolaan karyawan.
Dilengkapi dengan fitur absensi online, Hadirr menggunakan pengenalan wajah dan lokasi untuk pencatatan kehadiran. Data yang terekam dijamin akurat karena tak akan bisa diakali dengan fake GPS.
Fitur timesheet online juga akan menopang kinerja perusahaan. Timesheet online akan mencatat berapa lama waktu yang dihabiskan karyawan sehingga perusahaan bisa memonitor kinerja mereka.
Baca Juga: 9 Jenis Tunjangan Karyawan Beserta Contohnya
Dengan Hadirr, HRD, manajer, hingga pemilik perusahaan dapat memantau kinerja karyawan mereka. Pakai Hadirr sekarang demi kemudahan rekapitulasi absensi karyawan tetap, kontrak hingga magang secara akurat.
Writer: AP