5 Manfaat HRIS ESS dalam Kelola Absensi dan Lembur Karyawan

Di masa yang penuh dengan kecanggihan teknologi ini, pernahkah kamu mendengar istilah Employee Self Service atau yang sering disebut dengan ESS? Yup, pasti pernah dong. Banyak perusahaan yang sudah menggunakan HRIS ESS sebagai akses untuk melakukan pelayanan secara mandiri oleh karyawan. 

Salah satu bentuk HRIS ESS yang sering kita temui adalah untuk mengelola absensi dan lembur karyawan. Tentunya, HRIS ESS ini membuat pekerjaan tim HR semakin efektif.

Lalu, apa sebenarnya ESS itu? Dan apa kelebihan yang akan Anda dapatkan selama menggunakan ESS? Yuk, kita simak artikel dibawah ini!

Apa Pengertian dari ESS?

Sebelum berbicara mengenai kelebihan aplikasi ESS, alangkah baiknya terlebih dahulu kita mengetahui pengertian dari ESS itu sendiri. HRIS ESS atau Employee Self Service adalah sistem yang memungkinkan karyawan untuk menginput data absensi dan jam lembur mereka sendiri secara real-time.

Lalu data tersebut langsung diterima oleh sistem perusahaan, sehingga HRD tidak perlu lagi mengelola data tersebut secara manual.

Baca Juga: 5 Jenis Fraud dan Cara HRD Mengatasi Kecurangan Karyawan

Sistem ESS ini adalah berbasis online. Maka dari itu, untuk menggunakannya baik karyawan maupun tim HR memerlukan sebuah smartphone dan jaringan internet.

Sistem ini sangat fleksibel. Bisa digunakan dimana saja, baik untuk pekerja yang memiliki kegiatan di kantor, ataupun berkegiatan di luar kantor.

Apa Saja Fitur ESS yang Biasa Digunakan?

Diatas, kita sudah mengulas mengenai apa itu ESS. Lalu, apa saja fitur ESS yang umumnya digunakan dalam suatu perusahaan? 

1. Aplikasi absensi online

Salah satu fitur ESS yang digunakan adalah absensi online. Karyawan bisa menggunakan aplikasi ini melalui smartphonenya masing-masing.

Dengan adanya aplikasi ini, tim HRD bisa langsung merekam data kehadiran karyawan sesuai dengan real-timenya begitupun dengan jadwal pulangnya. Selain itu, karyawan juga bisa melakukan tracking pada absensinya setiap hari melalui data yang disimpan dalam sistem.

2. Dapat mengakses informasi karyawan

Melalui ESS, karyawan karyawan juga bisa meng-input ataupun menyunting secara mandiri data administrasi mereka. Seperti, data diri, riwayat pendidikan, keuangan, kontak darurat keluarga, dan data administrasi lainnya. Selain bisa meringankan pekerjaan tim HR, hal ini juga bisa mengurangi resiko kesalahan dalam penulisan data diri.

3. Izin dan cuti

Bentuk ESS yang lain, adalah karyawan bisa secara mandiri mengajukan perizinan dan cuti dimana data yang diinput karyawan langsung masuk ke tim HR untuk segera di proses. 

4. Slip gaji

Penerapan ESS lainnya, adalah slip gaji. Karyawan bisa langsung mengakses slip gaji mereka secara mandiri melalui ESS. Jadi, tim HR tidak perlu membagikannya ke karyawan dalam bentuk lembaran kertas.

Data slip gaji, juga tersimpan dalam sistem. Apabila karyawan membutuhkannya, mereka bisa langsung mengakses dan mengambilnya tanpa menghubungi tim HR lagi.

Baca Juga: 3 Keunggulan Aplikasi Absensi ESS bagi Perusahaan

Manfaat dan Kelebihan HRIS ESS

HRIS ESS tentunya sangat bermanfaat dan mempermudah tim HR dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Lalu, kelebihan apa saja yang didapat dari menggunakan aplikasi HR dengan sistem ESS dalam mengelola absen dan lembur karyawan?

1. Meningkatkan efisiensi

Dengan menggunakan aplikasi ESS, karyawan dapat mengelola absensi dan lembur mereka sendiri, sehingga membuat waktu HRD menjadi lebih efektif dan dapat mengalokasikan waktu mereka untuk tugas lainnya dengan lebih produktif.

2. Meminimalisir kesalahan data

Aplikasi ESS memungkinkan karyawan untuk memasukkan data absensi dan lembur secara langsung ke dalam sistem perusahaan, sehingga kesalahan data akibat human error dapat dihindari dan diminimalisir.

Selain itu, dengan menggunakan aplikasi ESS, keamanan data karyawan lebih terjamin. Sistem ESS menggunakan tingkat keamanan yang tinggi mulai dari masuk dan keluarnya data, serta penyimpanan data pada sistem yang terpercaya.

3. Memudahkan dalam mengakses data

Sistem ini memungkinkan HRD dan karyawan untuk mengakses data absensi dan lembur secara online, sehingga mereka dapat memperoleh informasi yang diperlukan dengan cepat dan mudah.

4. Mengurangi biaya

Dalam menggunakan aplikasi ini, dapat mengurangi biaya perusahaan dengan menghilangkan kebutuhan untuk mencetak kertas serta menyimpan data absensi dan lembur secara manual.

Selain itu, sistem ini juga bisa membantu perusahaan dalam mengontrol upah lembur dengan memantau jumlah jam lembur yang telah diklaim oleh karyawan.

5. Meningkatkan kepuasan karyawan

HRIS ESS memudahkan karyawan untuk mengelola absensi dan lembur mereka sendiri, sehingga mereka dapat lebih merasa terlibat dalam proses pengelolaan data absensi dan lembur. Ini dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan memperkuat loyalitas mereka terhadap perusahaan.

Dengan demikian, HRIS ESS merupakan sistem yang sangat bermanfaat bagi perusahaan, khususnya dalam mengelola absensi dan lembur karyawan. Selain meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya, HRIS ESS juga dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan loyalitas mereka.

Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Menggunakan HRIS ESS

Sebagai sistem teknologi yang baru, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam implementasi HRIS ESS di perusahaan. Nah, apa saja ya? Yuk, kita bahas!

1. Pastikan bahwa karyawan memiliki akses yang cukup terhadap software HRIS, baik melalui komputer maupun perangkat mobile. 

2. Pastikan sistem HRIS ESS yang dipilih memiliki kemampuan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, termasuk fitur-fitur yang diperlukan untuk mengakses absensi dan lembur karyawan.

3. Pilihlah aplikasi ESS yang aman dan terlindungi dari serangan cyber. Keamanan sistem sangat penting agar data absensi dan lembur karyawan tidak terbuka untuk umum dan tidak terpapar risiko kehilangan data. Maka dari itu, keamanan akan data karyawan terjamin.

4. Pilihlah yang mudah digunakan bagi karyawan. Hal ini penting agar karyawan dapat mengelola absensi dan lembur mereka dengan mudah dan tidak merasa terbebani oleh sistem yang rumit.

5. Pastikan aplikasi ESS dapat diintegrasikan dengan sistem yang telah ada di perusahaan, seperti sistem payroll atau sistem pengelolaan gaji. Hal ini penting, agar data absensi dan lembur yang dimasukkan ke dalam sistem HRIS ESS dapat digunakan secara efektif oleh perusahaan.

Dengan demikian, HRIS ESS merupakan sistem yang sangat bermanfaat bagi perusahaan dalam mengelola absensi dan lembur karyawan.

Namun, perusahaan harus memastikan bahwa sistem yang dipilih memiliki fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, aman, mudah digunakan, dan dapat diintegrasikan dengan sistem yang telah ada di perusahaan.

Baca Juga: Seputar Hadirr, Aplikasi Manajemen Kehadiran Karyawan

Fitur ESS Terbaik dalam Aplikasi Hadirr & Gadjian

Setelah mengetahui tentang kelebihan dari HRIS ESS, pastinya Anda diharuskan untuk memilih aplikasi absensi ESS apa yang harus anda gunakan.

Hadirr adalah aplikasi absensi berbasis GPS dengan fitur ESS yang bisa diakses melalui smartphone Anda. Menggunakan aplikasi Hadirr, Anda bisa mendeteksi lokasi absensi sebagai mana Hadirr memiliki fitur deteksi lokasi yang berbasis GPS. 

Dalam proses absensinya, karyawan cukup melakukan “absen selfie” karena Hadirr telah didukung oleh face recognition yang bisa memvalidasi data karyawan. Jadi, karyawan bisa melakukan absensi dari manapun tempatnya bekerja. 

Hadirr juga memiliki fitur kelola lembur online, yang memudahkan tim HR dalam merekap data lembur karyawan agar lebih mudah saat melakukan payroll.

Selain itu, hitung gajian karyawan menggunakan fitur hitung gajian online dan hitung upah lembur menggunakan aplikasi GadjianKu. Gadjian bisa membantu anda untuk lebih cepat dan mudah lho!

Jadi, tunggu apa lagi? Segera download aplikasi Hadirr dan Gadjianku untuk kemudahan Anda, ya!