10 Software Wajib bagi Pabrik Tekstil dan Garmen Modern

Industri tekstil dan garmen merupakan salah satu sektor padat karya terbesar di Indonesia. Mengutip data BPS pada tahun 2022, sebanyak 14,17% tenaga kerja Indonesia bekerja di sektor industri pengolahan atau manufaktur. Nah, proporsi terbesarnya adalah industri makanan sebesar 3,86% dan disusul industri tekstil dan pakaian jadi sebanyak 2,82%.

Jadi, tidak heran jika banyak pabrik tekstil dan garmen yang mempekerjakan hingga puluhan ribu tenaga kerja, seperti Sritex, Duniatex, dan Pan Brothers. Volume produksi mereka cukup besar, sehingga sangat bergantung pada ketersediaan sumber daya manusia untuk menjaga agar alur produksi tetap lancar.

Selain mengelola banyak karyawan, pabrik tekstil dan garmen juga memiliki proses produksi yang kompleks, dari pemintalan benang (spinning), penenunan (weaving), pewarnaan (dying), hingga pembuatan pakaian jadi (finishing). Operasional perusahaan juga mencakup pengadaan bahan baku, inventarisasi stok, pemenuhan pesanan pelanggan, dan pengendalian mutu. 

Seiring meningkatnya persaingan pasar, perusahaan tekstil dan garmen membutuhkan efisiensi dalam operasional bisnis mereka. Pemutakhiran teknologi merupakan salah satu upaya untuk mempercepat proses, memotong biaya produksi, dan meningkatkan kualitas produk, misalnya penggunaan mesin modern dan software digital untuk operasional perusahaan, seperti ERP, HRM, dan CRM.

Daftar Software Bisnis Tekstil

Nah, kali ini kita akan membahas software bisnis tekstil apa saja yang dibutuhkan perusahaan tekstil dan garmen agar lebih efisien. Secara garis besar, perangkat lunak ini bisa dikelompokkan menjadi dua, yaitu software pabrik dan software administrasi. Berikut ini daftarnya:

1. Software manufaktur pabrik 

Ada beberapa software yang bisa digunakan untuk mendukung kegiatan manufaktur di pabrik tekstil dan garmen, seperti pengelolaan rantai pasok, perencanaan kebutuhan bahan baku, pengaturan jadwal produksi, visualisasi alur produksi, pengendalian mutu, dan pengelolaan stok. Apa saja jenisnya?

Baca Juga: 7 Jenis Sales dan Perannya untuk Meningkatkan Penjualan

1. Enterprise Resource Planning (ERP): modul yang umum digunakan oleh perusahaan manufaktur untuk mengelola seluruh aspek bisnis di pabrik, dari urusan rantai pasok hingga manajemen keuangan. Contohnya adalah SAP Business One dan Oracle NetSuite.
2. Material Requirements Planning (MRP): aplikasi yang fokus pada perencanaan kebutuhan bahan baku, pengaturan jadwal produksi, dan alur produksi untuk memastikan proses produksi tepat waktu tanpa keterlambatan stok bahan baku maupun kelebihan stok produk. Contoh MRP adalah MRPEasy dan Katana.
3. Manufacturing Execution Systems (MES): modul operasi di lantai produksi, yang memungkinkan perusahaan memantau secara real-time serta mengendalikan proses dan alur produksi agar berjalan sesuai rencana. Contohnya adalah aplikasi Enhance.
4. Supply Chain Management (SCM): software untuk mengelola aliran barang, termasuk melacak proses yang mengubah bahan mentah menjadi produk akhir, mengelola rantai pasokan, dan memperbaiki respons terhadap permintaan pasar. Contoh aplikasi SCM adalah BlueCherry dan AIMS 360.
5. Product Lifecycle Management (PLM): aplikasi untuk mengelola seluruh siklus hidup produk dari desain awal hingga akhir masa penggunaan. Software ini membantu tim desain dan produksi berkolaborasi lebih efektif, memastikan bahwa produk memenuhi standar kualitas dan kebutuhan pasar. Contoh aplikasinya adalah Autodesk.
6. Quality Management Systems (QMS): software pengendalian mutu untuk memastikan bahwa produk memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Modul ini membantu pengawasan kualitas, pelacakan cacat, dan peningkatan proses produksi. Contohnya adalah IQMS dan Arena QMS.

2. Software HRM

Seperti disebutkan di atas, industri tekstil dan garmen mempekerjakan banyak tenaga kerja. HRD tentu tak akan sanggup mengelola administrasi ratusan hingga ribuan karyawan tanpa bantuan perangkat lunak untuk mengotomatiskan tugas-tugas berulang. Untuk itu, solusinya adalah aplikasi HRD Gadjian yang super praktis dan efisien.

Apa fungsi software Human Resource Management (HRM) Gadjian?

a. Mengelola database karyawan

Gadjian merupakan HRIS berbasis cloud yang bisa menangani data dalam jumlah besar. Jadi, menyimpan dan mengelola database karyawan di aplikasi ini sangat aman, selain aksesnya yang mudah. Cara ini lebih efisien karena HR tidak perlu membuat database Excel yang membutuhkan update manual dengan akses yang tidak fleksibel.

b. Mengelola kontrak PKWT

Pabrik tekstil dan garmen biasa mempekerjakan karyawan PKWT terutama untuk bagian produksi, gudang, atau penjualan. Nah, tentu cukup merepotkan jika kamu harus bolak-balik memeriksa arsip kontrak kerja atau mengecek file di komputer hanya untuk melihat tanggal kadaluarsa kontrak. Fitur reminder kontrak di Gadjian secara otomatis akan mengingatkan kamu 30 hari menjelang berakhirnya jangka waktu PKWT karyawan kontrak pabrik tekstil.

c. Mengelola cuti, izin, dan sakit

Mengelola cuti karyawan pabrik yang jumlahnya ribuan tentu merepotkan jika menggunakan model konvensional dengan form cuti kertas. Di sinilah aplikasi HR Gadjian menyederhanakan prosedur cuti. Semua pengajuan dan persetujuan cuti dilakukan secara online melalui aplikasi, termasuk cuti yang membutuhkan persetujuan bertingkat dari beberapa level atasan.

Selain lebih cepat dan efisien, saldo cuti karyawan akan terpotong otomatis dan akurat tanpa perlu rekap. Begitu juga dengan izin dan sakit, semua bisa dilakukan dari aplikasi.

d. Membuat struktur dan skala upah

Perusahaan tekstil memiliki struktur organisasi dari level terendah sampai tertinggi, atau dari buruh pabrik hingga direktur perusahaan. Setiap golongan jabatan memiliki kisaran upah terkecil hingga terbesar yang ditetapkan dalam dokumen struktur dan skala upah perusahaan. Software Gadjian bisa membantu kamu membuat struktur dan skala upah perusahaan tekstil dengan mudah dan dapat langsung diterapkan.

3. Software kelola inventaris

Perusahaan tekstil memiliki aset fisik yang beragam, dari mulai tanah dan bangunan, mesin produksi, peralatan elektronik, komputer kantor, dan aset lain. Untuk mengelola inventaris ini, kamu bisa menggunakan Gadjian. Fitur GAGA memudahkan kamu mengelola aset kantor secara terpusat. Bagaimana caranya?

Aplikasi ini menyediakan QR code generator untuk memudahkan identifikasi setiap unit inventaris. Kamu juga bisa melacak posisi aset melalui riwayat penggunaan yang tercatat di aplikasi. Sedangkan untuk pemeliharaan aset dan menghindari kerusakan, kamu bisa menjadwalkan perawatan rutin dengan fitur pengingat, misalnya perawatan mesin pabrik. 

GAGA juga bisa membantu menghitung depresiasi aset lebih akurat sehingga kamu bisa mengetahui nilai aset dari tahun ke tahun. Perhitungan penyusutan aset ini berguna untuk membuat perencanaan keuangan agar lebih efisien, misalnya terkait penggantian unit baru.

Baca Juga: Cara Memantau Kinerja Karyawan dengan Aplikasi

4. Software rekrutmen

Salah satu konsekuensi bagi pabrik tekstil dan garmen punya karyawan kontrak PKWT dalam jumlah besar adalah frekuensi rekrutmen yang tinggi. Itu sebabnya, perusahaan perlu menggunakan aplikasi rekrutmen karyawan untuk mengefisienkan proses pencarian tenaga kerja baru. Nah, Gadjian punya fitur GATS dengan sistem pelacakan pelamar untuk membantu HR memperoleh kandidat yang paling cocok dengan yang dibutuhkan.

Apa kelebihan fitur rekrutmen online karyawan di Gadjian?

1. Database terpusat: semua informasi tentang kandidat, seperti CV, resume, dan surat lamaran, terdokumentasi lengkap di aplikasi untuk memudahkan pencarian dan pengaturan.
2. Praktis dan hemat waktu: pengaturan setiap tahapan rekrutmen dan pemantauan prosesnya cukup dilakukan dari aplikasi dan bisa diakses dari mana saja.
3. Kolaborasi tim perekrut: aplikasi ini memungkinkan HR dan tim perekrut berkolaborasi secara online dan memberikan feedback tentang proses perekrutan yang lebih baik.
4. Halaman karir gratis: HR atau perekrut bisa membuat lowongan kerja dan posting di halaman ini tanpa biaya, lalu membagikannya ke media sosial untuk menjaring kandidat potensial.
5. Proses lamaran online: Tim perekrut lebih mudah mengelola lamaran secara online, yang memungkinkan proses screening aplikasi lebih cepat.

5. Software Customer Relationship Management (CRM)

Aplikasi CRM mengelola interaksi dengan pelanggan dan prospek, membantu dalam meningkatkan hubungan pelanggan dan mendorong penjualan. Software ini sangat penting untuk mengelola penjualan dan pemasaran di industri tekstil dan garmen.

Gunakan aplikasi CRM Hadirr untuk mengoptimalkan penjualan, menunjang kinerja tim sales di lapangan, dan memelihara hubungan pelanggan lebih baik. Aplikasi pipeline ini menyimpan data prospek dan pelanggan, memonitor tahapan penjualan, melacak progres, dan mendokumentasikan setiap aktivitas sales. Jadi, kamu bisa mengidentifikasi tahapan yang membutuhkan follow up untuk meningkatkan closing penjualan.

CRM Hadirr memungkinkan kolaborasi tim sales di lapangan lebih efektif. Aplikasi ini juga memungkinkan manajer sales mengelola timeline project penjualan, menetapkan target closing, membagi tugas ke setiap anggota tim, memantau kinerja mereka, dan memberikan feedback secara real-time. 

Semua laporan aktivitas dan pencapaian target penjualan tersedia otomatis di aplikasi. Dengan begitu, manajer penjualan bisa mengevaluasi kinerja sales kapan saja untuk memastikan sasaran dapat tercapai di akhir periode.

6. Aplikasi attendance management 

Dengan jumlah tenaga kerja banyak, pabrik tekstil dan garmen akan lebih efisien menggunakan metode pelaporan kehadiran berbasis aplikasi ketimbang menggunakan mesin absensi kartu manual maupun perangkat fingerprint. Hadirr bisa menjadi aplikasi absensi bisnis tekstil yang andal untuk memantau kehadiran karyawan di banyak titik lokasi yang disetujui.

Kamu tak perlu menyediakan banyak mesin fingerprint di berbagai titik absensi. Sebagai gantinya, karyawan melaporkan kehadirannya dengan foto selfie di aplikasi Hadirr yang terpasang di smartphone mereka di lokasi tersebut. Teknologi face recognition dan GPS akan memverifikasi laporan kehadiran dan menyimpan data di aplikasi. 

Data jam clock-in dan clock-out serta lokasi tercatat secara akurat. Bukan hanya praktis, cepat, dan aman, Hadirr juga mencegah kecurangan. 

Bagaimana jika karyawan tidak membawa ponsel atau kehabisan kuota data? Tak perlu khawatir, mereka tetap bisa lapor. Sebab, Hadirr punya fitur lend app, di mana karyawan yang tidak membawa ponsel bisa melaporkan kehadiran dengan meminjam smartphone milik rekan kerja mereka.

Kelebihan Hadirr lainnya adalah mendukung absensi sales dan tenaga lapangan. Mereka tak perlu menghabiskan waktu ke kantor untuk absen, tetapi cukup melaporkan kehadiran dari lokasi bekerja yang sudah disepakati. 

7. Aplikasi tracking karyawan

Bisnis tekstil dan garmen yang mempekerjakan sales di lapangan juga membutuhkan aplikasi tracking karyawan untuk mengetahui di mana dan apa yang mereka kerjakan di luar kantor. Nah, Hadirr punya fitur sales canvassing yang memungkinkan monitoring terhadap aktivitas lapangan sales real-time, termasuk pada saat kunjungan klien (client visit).

Fitur ini melacak dan mencatat lokasi sales dengan GPS, mendokumentasikan pertemuan mereka dengan klien, dan menyimpan tanda tangan digital. Laporan kunjungan klien akan tersedia otomatis di portal admin dan langsung bisa diunduh oleh manajer.

Selain itu, Hadirr juga menyediakan fitur timesheet online, yang memberikan visibilitas terhadap jadwal harian karyawan, pelaksanaannya, serta waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Dengan begitu, kamu bisa mengukur produktivitas karyawan berdasarkan volume pekerjaan dan waktu penyelesaian.

8. Software shift kerja dan lembur

Bagian produksi di pabrik tekstil dan garmen umumnya beroperasi melebihi 8 jam sehari, dan tidak sedikit yang non-stop 24 jam. Karena itu, HRD harus mengatur jadwal shift sesuai kebutuhan, bisa 2 atau 3 shift sehari. Jadwal shift kerja, jam masuk, dan jam pulang termasuk bagian dari tata tertib perusahaan.

Hadirr bisa menjadi aplikasi shift pabrik tekstil dan garmen yang efisien. Pengaturan jadwal kerja shift cukup dibuat sekali di awal, dan selanjutnya sistem di aplikasi akan mengatur jadwal secara otomatis. Kamu tidak perlu repot membuat pengaturan jadwal setiap bulan.

Jika biasa mempekerjakan karyawan lembur untuk mengejar target pesanan, kamu tak perlu sistem administrasi lembur dengan SPL kertas dan tanda tangan persetujuan manual. Sebagai gantinya, gunakan Hadirr sebagai aplikasi lembur pabrik yang akurat untuk mencatat jam lembur dan kehadiran lembur. Perintah dan persetujuan lembur juga lebih praktis dan cepat melalui aplikasi.

9. Software payroll 

Dengan jumlah karyawan yang besar, perusahaan tekstil dan garmen tidak efisien jika masih mengandalkan Excel untuk perhitungan gaji karyawan. Selain proses perhitungannya memakan waktu, risiko kesalahannya juga cukup tinggi. Solusinya adalah menggunakan Gadjian, aplikasi payroll terbaik di Indonesia.

Gadjian membuat proses perhitungan slip gaji karyawan menjadi cepat dan sangat minim error karena menggunakan kalkulator gaji otomatis. Payroll berbasis web ini dapat menghitung semua komponen gaji karyawan kontrak maupun karyawan tetap di perusahaan tekstil dan garmen, termasuk:

1. Upah dan tunjangan: menghitung upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap atau uang kehadiran karyawan lebih akurat.
2. Uang lembur: impor data jam lembur karyawan dari aplikasi Hadirr, dan selanjutnya Gadjian akan menghitung upah lembur di slip gaji sesuai ketentuan lembur pemerintah.
3. BPJS karyawan: serahkan perhitungan tunjangan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan karyawan ke Gadjian, tak perlu menggunakan rumus Excel.
4. THR keagamaan: aplikasi ini dapat menghitung besaran THR karyawan yang wajib dibayarkan perusahaan sekali dalam setahun.

Gadjian juga bisa menghitung potongan karyawan, termasuk potongan manual, seperti kasbon karyawan dan pinjaman, serta potongan rutin seperti premi BPJS dan PPh 21/26. Perhitungan PPh 21 di Gadjian akurat karena mengikuti peraturan perpajakan terbaru dengan tarif efektif dan tarif progresif. Dengan kalkulator PPh 21 Gadjian, potongan pajak penghasilan karyawan setiap bulan akan terhitung otomatis di slip gaji.

10. Software penilaian kinerja

Sebagai tambahan, perusahaan tekstil dan garmen juga perlu software penilaian kinerja untuk mengevaluasi karyawan. Cukup dengan Gadjian, kamu bisa memonitor kinerja karyawan dan memberikan feedback kapan saja, tanpa perlu menunggu evaluasi di akhir periode. 

Sebagai aplikasi KPI karyawan, Gadjian memungkinkan penilaian karyawan secara lebih objektif dan menyeluruh dari berbagai sudut, dengan model penilaian 360° termasuk penilaian dari diri sendiri, rekan kerja, atasan, dan tim. HR dapat menetapkan indikator kinerja dan pengukuran berdasarkan target yang ditetapkan untuk tiap karyawan.

Buatlah template KPI berdasarkan kebutuhan dan budaya perusahaan kamu dengan Gadjian. Tetapkan metrik yang relevan berdasarkan tugas dan tanggung jawab masing-masing karyawan. Lalu, pantau kinerja mereka, lacak progres, dan beri umpan balik untuk peningkatan atau perbaikan pencapaian target. Semudah itu!

Gadjian juga mendukung penilaian kinerja sales berdasarkan target angka penjualan. Aplikasi akan mengotomatiskan pengumpulan data, analisis, dan evaluasi, kemudian menampilkan data pengukuran kinerja karyawan real-time.

Baca Juga: 10 Ide Training untuk Sales yang Paling Dibutuhkan

Solusi efisien bisnis tekstil dan garmen: Gadjian & Hadirr

Software Gadjian dan Hadirr menawarkan solusi terintegrasi untuk membantu bisnis tekstil dan garmen beroperasi dengan lebih efisien dan produktif. Gadjian merupakan software HRM, sekaligus sebagai aplikasi payroll dan PPh 21/26, aplikasi inventaris, aplikasi rekrutmen, dan aplikasi KPI karyawan.

Sedangkan Hadirr melengkapinya dengan fungsi mobile attendance, aplikasi CRM dan sales canvassing, aplikasi tracking karyawan, dan aplikasi shift dan lembur.

Keduanya dapat membantu perusahaan menghemat biaya dan waktu kerja, serta mengurangi kesalahan administrasi. Gadjian dan Hadirr merupakan aplikasi cloud yang memiliki skalabilitas tinggi sehingga dapat menyesuaikan dengan berbagai ukuran bisnis perusahaan, dari kantor startup hingga pabrik besar.

Selain akses multiplatform yang fleksibel, kedua aplikasi dari Fast-8 Group ini juga didesain untuk kemudahan sehingga memiliki tampilan UI/UX yang ramah pengguna. Dashboard Gadjian dan Hadirr menyediakan navigasi yang sederhana namun fungsional, sehingga bisa digunakan oleh siapapun tanpa perlu pembelajaran mendalam.

Tak perlu khawatir akan kendala penggunaan aplikasi, Gadjian dan Hadirr dilengkapi dukungan pelanggan yang kuat dan responsif yang siap membantu kamu kapan saja. Setelah mendaftar berlangganan, kamu juga akan memperoleh akses pelatihan HRD dan bisnis di Gadjian Academy secara gratis.

Bagaimana dengan data sensitif pelanggan? Amankah? 

Tentu. Gadjian dan Hadirr memberikan jaminan perlindungan data pengguna. Selain sistem pengamanan enkripsi data, kami menggunakan teknologi penyimpanan cloud tepercaya Amazon Web Services (AWS). Ini jauh lebih aman ketimbang kamu menyimpan seluruh data perusahaan di komputer kantor.