Struktur dan Jenis Aturan Ketenagakerjaan Terbaru, HR Wajib Tahu

Hukum ketenagakerjaan di Indonesia disusun dalam hierarki sistem perundang-undangan dari yang tertinggi sampai terendah, atau dari Undang-Undang sampai Keputusan Gubernur. Setiap peraturan tidak berlaku permanen karena sewaktu-waktu dapat dicabut, diubah, dan diganti oleh pemerintah dan DPR.

Selain aturan dari pemerintah, ada jenis aturan ketenagakerjaan terbaru yang tidak berlaku secara umum dan dapat dibuat sendiri oleh perusahaan dan pekerja, yaitu Perjanjian Kerja Bersama, Peraturan Perusahaan, dan Perjanjian Kerja. Ketiga aturan ini tidak boleh bertentangan dengan aturan hukum di atasnya.

Struktur Aturan Ketenagakerjaan Terbaru

Berikut ini struktur aturan ketenagakerjaan terbaru dari yang tertinggi sampai terendah:

Undang-Undang

UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 merupakan hukum ketenagakerjaan paling tinggi di Indonesia, dan berisi pokok-pokok aturan hubungan kerja, dari perjanjian kerja hingga pemutusan hubungan kerja. Semua aturan ketenagakerjaan di bawahnya tidak boleh bertentangan dengan UU ini.

Beberapa pasal UU Ketenagakerjaan telah diubah oleh UU No 6 Tahun 2023 atau juga disebut Omnibus Law Cipta Kerja di Bab IV Ketenagakerjaan, Pasal 81 Angka 1 sampai dengan Angka 71. Karena itu, setiap aturan ketenagakerjaan wajib tunduk pada dua UU, yakni ketentuan baru UU Cipta Kerja 2023 dan ketentuan lama UU Ketenagakerjaan yang tidak diubah dan masih berlaku.

Kekuatan hukum: UU mengikat secara umum dan berlaku di seluruh wilayah hukum RI, termasuk perusahaan asing yang beroperasi di Indonesia.

Peraturan Pemerintah

Peraturan Pemerintah (PP) merupakan aturan turunan dari UU, sehingga bersifat lebih rinci. Berbeda dari UU yang merupakan produk hukum yang dibuat oleh DPR bersama pemerintah, PP ditetapkan langsung oleh presiden sebagai kepala pemerintahan, dan isinya tidak boleh bertentangan dengan UU di atasnya.

Ada beberapa PP ketenagakerjaan yang merupakan peraturan turunan, atau penegasan sekaligus penjelasan, dari UU Cipta Kerja, yaitu:

1. PP No 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing
2. PP No 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja
3. PP No 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
4. PP No 37 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Program Jaminan Kehilangan Pekerjaan.

Kekuatan hukum: PP mengikat secara umum dan berlaku di seluruh wilayah hukum RI.

Peraturan Presiden

Tidak banyak Peraturan Presiden yang mengatur ketenagakerjaan di Indonesia, kecuali yang berhubungan dengan sistem jaminan kesehatan, misalnya Peraturan Presiden No 64 Tahun 2020 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden No 82 Tahun 2018 tentang Jaminan Kesehatan. Salah satu ketentuan di dalamnya adalah pembagian iuran jaminan kesehatan antara pemberi kerja dengan pekerja.

Kekuatan hukum: Peraturan Presiden mengikat secara umum dan berlaku di seluruh wilayah hukum RI.

Peraturan Menteri

Aturan ketenagakerjaan selanjutnya adalah Peraturan Menteri, yang dibuat oleh Menteri Ketenagakerjaan sebagai pedoman atau petunjuk teknis pelaksanaan ketentuan PP. Oleh sebab itu, Peraturan Menteri lebih konkret dibanding PP.

Contohnya adalah Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No 6 Tahun 2016 tentang Tunjangan Hari Raya (THR) Keagamaan bagi Pekerja/Buruh di Perusahaan. PP Pengupahan hanya menyebutkan kewajiban pengusaha membayar THR, sedangkan tata cara pembayarannya diatur melalui Peraturan Menteri.

Selain Peraturan Menteri, ada juga Keputusan Menteri yang kedudukannya sama. Contohnya adalah Keputusan Menteri No 349 Tahun 2019 tentang Jabatan Tertentu yang Dilarang Diduduki oleh Tenaga Kerja Asing.

Kekuatan hukum: Peraturan Menteri mengikat secara umum dan berlaku di seluruh wilayah hukum RI.

Keputusan Gubernur

Keputusan Gubernur yang terkait ketenagakerjaan dan dikeluarkan setiap tahun adalah Keputusan Gubernur tentang kenaikan upah minimum regional, baik upah minimum provinsi (UMP) maupun upah minimum kabupaten/kota (UMK) yang akan berlaku tahun berikutnya. Keputusan Gubernur ini merupakan pelaksanaan PP Pengupahan.

Kekuatan hukum: Keputusan Gubernur berlaku mengikat hanya untuk wilayah provinsi bersangkutan.

Baca Juga: Contoh Peraturan Perusahaan Startup di Indonesia

Perjanjian Kerja Bersama

Perjanjian Kerja Bersama (PKB) adalah kesepakatan bersama antara pengusaha dengan satu atau lebih organisasi serikat pekerja. Umumnya, PKB merupakan hasil perundingan atau musyawarah atas perselisihan hubungan industrial yang berakhir dengan mufakat.

Permufakatan yang dituangkan dalam PKB tersebut kemudian menjadi peraturan ketenagakerjaan yang lebih spesifik. Contohnya adalah PKB tentang hak pesangon karyawan yang ditetapkan lebih tinggi dari ketentuan PP dan PKB tentang ketentuan uang lembur yang ditetapkan melebihi ketentuan pemerintah di PP.

Kekuatan hukum: PKB hanya mengikat pihak yang mengadakan perjanjian, yakni pengusaha dan seluruh pekerja.

Peraturan Perusahaan

Peraturan Perusahaan merupakan aturan internal perusahaan dan menjadi bagian dari kultur organisasi. Setiap perusahaan yang memiliki sedikitnya 10 orang karyawan diwajibkan menyusun dan memiliki Peraturan Perusahaan. Menurut UU Ketenagakerjaan, Peraturan Perusahaan setidaknya memuat:

1. hak dan kewajiban pengusaha;
2. hak dan kewajiban pekerja/buruh;
3. syarat kerja;
4. tata tertib perusahaan; dan
5. jangka waktu berlakunya Peraturan Perusahaan.

Contoh peraturan perusahaan adalah aturan waktu kerja perusahaan, jam masuk kerja, istirahat, libur dan cuti, pembagian jadwal shift kerja karyawan tiap bulan, serta aturan kenaikan gaji dan pemberian bonus.

Berbeda dari PKB yang merupakan kesepakatan bersama, Peraturan Perusahaan ditetapkan sepihak oleh pengusaha dengan mempertimbangkan saran dari perwakilan karyawan. Peraturan Perusahaan juga wajib disahkan oleh menteri atau pejabat yang ditunjuk (Dinas Ketenagakerjaan setempat).

Peraturan Perusahaan yang telah disahkan tidak dapat diubah, kecuali atas kesepakatan perwakilan pekerja. Perubahan Peraturan Perusahaan juga wajib disahkan kembali oleh menteri atau pejabat yang ditunjuk.

Kedudukan Peraturan Perusahaan lebih rendah dari PKB, sehingga isinya tidak boleh bertentangan dengan PKB maupun peraturan lain di atasnya. 

Misalnya, jam kerja menurut Undang-Undang adalah 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja seminggu, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja seminggu, dengan istirahat sekurang-kurangnya 1 hari dalam seminggu. Peraturan Perusahaan tidak boleh menetapkan jam kerja melebihi 40 jam seminggu tanpa menghitung kelebihannya sebagai kerja lembur.

Kekuatan hukum: Peraturan Perusahaan hanya berlaku bagi karyawan di perusahaan bersangkutan.

Perjanjian Kerja

Aturan ketenagakerjaan paling rendah adalah perjanjian kerja (PK), yang dibuat dan disepakati secara personal antara karyawan dan pengusaha. PK mengatur hubungan kerja yang sangat spesifik, yakni hak dan kewajiban maupun syarat-syarat kerja untuk jenis pekerjaan atau jabatan tertentu, termasuk job description dan kompensasi karyawan.

Perjanjian kerja waktu tidak tertentu (PKWTT) maupun perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) dapat menjadi rujukan hukum dalam penyelesaian perselisihan hak. Tidak jarang hakim pengadilan hubungan industrial melihat PK dalam memutus perkara gugatan salah satu pihak.

Kekuatan hukum: PK hanya mengikat pengusaha dan karyawan yang menandatanganinya, dan tidak berlaku bagi karyawan lain di perusahaan yang sama.

Jenis Aturan Ketenagakerjaan Terbaru

Berikut ini kami rangkum daftar aturan tentang ketenagakerjaan terbaru berdasarkan pokok persoalan yang diaturnya:

PKWT dan karyawan kontrak

Sebelum mempekerjakan karyawan kontrak PKWT, sebaiknya pahami ketentuan hukumnya, baik syarat pembuatan PKWT, jenis pekerjaan PKWT, jangka waktu, masa percobaan, hingga uang kompensasi karyawan kontrak. 

Berikut ini daftar aturan karyawan kontrak PKWT terbaru yang perlu diketahui HR:

1. UU No 6 Tahun 2023: Pasal 81 Angka 13 – 15
2. UU No 13 Tahun 2003: Pasal 60
3. PP No 35 Tahun 2021: Pasal 2 – 17

Tenaga kerja asing

Ingin menggunakan tenaga kerja asing (TKA)? Cek dulu aturan hukumnya, dari mulai syarat dan perizinan penggunaan TKA, jenis kontrak kerja, hingga posisi yang tidak boleh diduduki oleh pekerja asing.

Aturan mempekerjakan karyawan asing ada di bawah ini:

1. UU No 6 Tahun 2023: Pasal 81 Angka 4 – 11
2. PP No 34 Tahun 2021
3. Keputusan Menteri Ketenagakerjaan No 349 Tahun 2019

Pemagangan kerja

Apabila perusahaan kamu mempekerjakan karyawan magang, pastikan seluruh prosedur dan persyaratan telah sesuai dengan ketentuan hukum ketenagakerjaan, dari mulai bentuk perjanjian pemagangan sampai hak dan kewajiban karyawan magang, termasuk uang saku.

Ini daftar aturan karyawan magang:

1. UU No 13 Tahun 2003: Pasal 21 – 25
2. Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No 36 Tahun 2016

Baca Juga: Bagaimana Peraturan Jam Kerja Magang di Indonesia?

Alih daya (outsourcing) 

Perusahaan outsourcing dan perusahaan pengguna jasa wajib memahami aturan alih daya sesuai perundang-undangan. Aturan karyawan outsourcing seperti perjanjian kerja dan syarat-syarat kerja bisa ditemukan di sini:

1. UU No 6 Tahun 2023: Pasal 81 Angka 18 – 20
2. PP No 35 Tahun 2021: Pasal 18 – 20

Perlindungan pekerja

Setiap pekerja berhak memperoleh perlindungan atas keselamatan, kesehatan, moral dan kesusilaan, serta perlakuan yang sesuai harkat dan martabat manusia. Karena itu perusahaan wajib menerapkan manajemen keselamatan dan kesehatan kerja, serta perlindungan terhadap pekerja yang termasuk kategori berkebutuhan khusus, anak, dan perempuan.

Ketahui lebih lanjut aturannya di sini:

1. UU No 6 Tahun 2023: Pasal 81 Angka 22
2. UU No 13 Tahun 2003: Pasal 67 – 76, dan Pasal 86 – 87
3. Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No 224 Tahun 2003

Waktu kerja dan istirahat

Sebelum menyusun Peraturan Perusahaan tentang jadwal kerja, shift, cuti, istirahat, dan lainnya, ketahui lebih dulu aturan waktu kerja dan istirahat di UU. Selain istirahat mingguan, pemerintah juga mengatur hak istirahat khusus untuk karyawan dengan kondisi tertentu, seperti hamil, haid, sakit, dan menjalankan ibadah yang diatur UU.

Aturannya ada di sini:

1. UU No 6 Tahun 2023: Pasal 81 Angka 23, 25, dan Pasal 26
2. UU No 13 Tahun 2003: Pasal 80 – 85 dan Pasal 93
3. PP No 35 Tahun 2021: Pasal 21 – 25, dan Pasal 35

Kerja lembur dan upah lembur

Mempekerjakan karyawan melebihi jam kerja harian karena sifat pekerjaan yang harus dijalankan terus-menerus? Pahami aturan jam kerja lembur dan perhitungan upah lembur terbaru yang ditetapkan pemerintah dalam aturan ketenagakerjaan berikut ini:

1. UU No 6 Tahun 2023: Pasal 81 Angka 24
2. PP No 35 Tahun 2021: Pasal 26 – 34

Upah dan pengupahan

Pemerintah mengatur pengupahan agar pekerja di Indonesia memperoleh upah untuk penghidupan yang layak bagi kemanusiaan. Pokok-pokok sistem upah dan pengupahan beserta penjelasan yang rinci, termasuk aturan upah minimum serta struktur dan skala upah, tercantum dalam perundang-undangan berikut ini:

1. UU No 6 Tahun 2023: Pasal 81 Angka 27 – 39
2. UU No 13 Tahun 2003: Pasal 93
3. UU No 36 Tahun 2021
4. Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No 1 Tahun 2017

THR Keagamaan

Pembayaran THR merupakan kewajiban perusahaan setiap tahun menjelang hari raya keagamaan. Aturan mengenai THR karyawan, seperti besaran dan tata cara pembayarannya, diatur di sini:

1. UU No 36 Tahun 2021: Pasal 8 dan 9
2. Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No 6 Tahun 2016

Jaminan sosial ketenagakerjaan

Pemerintah mewajibkan setiap pengusaha untuk mendaftarkan dirinya dan pekerjanya menjadi peserta jaminan sosial BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan, serta membayar sebagian iuran (premi) sesuai program jaminan sosial yang diikuti. Lebih lanjut, periksa ketentuan ini:

1. UU No 40 Tahun 2004
2. PP No 44 Tahun 2015 dan perubahannya di PP No 82 Tahun 2019
3. PP No 45 Tahun 2015
4. PP No 46 Tahun 2015 dan perubahannya di PP No 60 Tahun 2015
5. Peraturan Presiden No 109 Tahun 2013
6. Peraturan Presiden No 82 Tahun 2018 dan perubahannya di Peraturan Presiden No 64 Tahun 2020

Pemutusan hubungan kerja dan pesangon

Pemberhentian karyawan dari pekerjaan wajib mengikuti mekanisme dan ketentuan dalam hukum ketenagakerjaan, tidak bisa dilakukan sembarangan dan secara sepihak. Pemutusan hubungan kerja (PHK) diatur oleh pemerintah, dari mulai alasan dibolehkannya PHK sampai hak pesangon dan cara menghitungnya. Ketentuannya ada di sini:

1. UU No 6 Tahun 2023: Pasal 81 Angka 40 – 52
2. PP No 35 Tahun 2021: Pasal 36 – 59

Baca Juga: Daftar Aplikasi HRD Gratis Berbasis Web di Indonesia

Software HR untuk mengelola administrasi karyawan

Selain memahami aturan ketenagakerjaan terbaru, kamu juga harus mengelola administrasi ketenagakerjaan di perusahaan, dari penggajian, jadwal kerja, struktur dan skala upah, cuti, lembur, BPJS, PKWT, THR, sampai dengan catatan kehadiran karyawan. Nah, agar efisien dan bebas pusing, kamu bisa bisa menggunakan Hadirr dan Gadjian, dua software HR terbaik dari Fast 8.

Hadirr adalah aplikasi absensi online dilengkapi teknologi face recognition dan anti-fake GPS, yang memungkinkan karyawan melaporkan kehadiran lewat smartphone mereka dari banyak titik. Kamu bisa memantau jam kehadiran karyawan sesuai jadwal kerja mereka pada saat clock-in dan clock-out.

Pencatat absensi berbasis cloud ini juga merupakan aplikasi lembur karyawan, di mana perintah lembur atasan dan persetujuan karyawan dapat dilakukan secara online melalui Hadirr. Kehadiran karyawan saat kerja lembur dan jumlah jam lembur akan tercatat otomatis di aplikasi. Data rekap jam lembur bulanan juga tersedia.

Hadirr bisa membuat jadwal shift karyawan, baik individu atau grup, sesuai kebutuhan kamu. Cukup buat sekali pengaturan di awal, dan selebihnya aplikasi Hadirr akan membuat jadwal shift otomatis secara periodik.

Sementara itu, aplikasi HRIS Gadjian adalah software payroll serba guna. Kamu bisa menghitung uang lembur karyawan dengan aplikasi ini secara otomatis, cukup dengan mengimpor data rekap jam lembur karyawan dari aplikasi Hadirr. Tunjangan lembur karyawan akan terhitung otomatis bersama gaji bulanan.

Gadjian juga punya fitur catatan kehadiran karyawan, berupa rekap status hadir, mangkir, izin, sakit, cuti, dan unpaid leave. Berdasarkan data ini, tunjangan kehadiran karyawan akan terhitung di slip gaji.

Sistem payroll berbasis web ini memiliki kalkulator gaji untuk menghitung semua komponen slip gaji secara akurat dan menyusun slip gaji online karyawan. Perhitungan otomatis ini jauh lebih efisien ketimbang menggunakan perhitungan slip gaji Excel yang tinggi risiko human error.

Gadjian kini bisa digunakan sebagai aplikasi penilaian kinerja karyawan. Dengan fitur baru performance review, kamu bisa membuat template KPI, memberikan umpan balik real-time, dan melakukan penilaian karyawan dari mana saja. Hasil penilaian karyawan langsung tersedia dan dapat diakses untuk digunakan dalam menentukan strategi peningkatan kinerja karyawan.

Satu lagi, Gadjian juga terhubung dengan Payuung, platform benefit karyawan pertama di Indonesia yang juga menyediakan beragam gift card dan voucher untuk menunjang gaya hidup karyawan. Jadi, kamu bisa memberikan apresiasi atau reward atas kinerja karyawan yang memuaskan.