Terbaru! Aturan Jam Kerja Karyawan Outsourcing Sesuai UU
Mempekerjakan karyawan alih daya atau outsourcing menjadi solusi pintas bagi perusahaan yang membutuhkan karyawan terampil dengan cepat tanpa perlu kerepotan mengelola proses rekrutmen sendiri.
Di Indonesia, jenis pekerjaan outsourcing sudah beragam, mulai dari pekerjaan di bidang teknologi informasi, manufaktur, back office, hingga dukungan pelanggan.
Kehadiran karyawan outsourcing di sebuah perusahaan sangat penting karena dapat memangkas biaya operasional dengan dialihkannya tugas pada pihak ketiga.
Oleh karena itu, perusahaan outsourcing perlu mengelola jam kerja karyawan outsourcing yang efektif, adil, produktif dan sesuai aturan yang berlaku agar kualitas layanan yang ditawarkan perusahaan meningkat.
Perbedaan Karyawan Outsourcing dan Karyawan Tetap
Tenaga outsourcing adalah tenaga kerja yang tidak berstatus sebagai pekerja internal, melainkan dari pihak ketiga (perusahaan outsourcing sebagai penyalur). Perbedaan antara karyawan outsourcing dan karyawan tetap dapat memengaruhi pengaturan jam kerja mereka.
Berikut disajikan empat perbedaan utamanya :
Kontrak Karyawan
Perbedaan utamanya terletak pada kontrak kerja karyawan. Karyawan tetap dipekerjakan langsung oleh perusahaan klien atau yang secara langsung mempekerjakannya. Sementara karyawan outsourcing terikat perjanjian dengan perusahaan outsourcing yang menyediakan tenaga kerja untuk perusahaan klien.
Baca Juga: Aturan Rotasi Karyawan Kontrak (PKWT) Sesuai UU
Hubungan dan Masa Kerja Karyawan
Hubungan kerja karyawan tetap lebih permanen dan berkelanjutan. Masa kerjanya diatur dalam perjanjian PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu).
Nah, hubungan kerja karyawan outsourcing cenderung lebih fleksibel menyesuaikan kebutuhan. Perusahaan outsourcing dan perusahaan klien yang membuat ketentuan.
Hubungan dan masa kerja karyawan outsourcing bisa diatur dengan perjanjian PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) ataupun PKWTT.
Pengaturan Jam Kerja
Karyawan tetap memiliki waktu kerja yang lebih teratur dan ada batasan yang jelas antara jam kerja dan jam istirahat. Sementara karyawan outsourcing diharapkan memiliki fleksibilitas dalam jadwal kerja.
Mereka mungkin saja diminta untuk bekerja pada shift malam atau akhir pekan, bahkan mengubah jadwal kerja sesuai permintaan perusahaan klien. Jam kerja karyawan outsourcing juga bisa disesuaikan dengan periode kontrak beserta jadwal proyek yang ditangani.
Kepatuhan Hukum
Pengaturan jam kerja karyawan tetap dan outsourcing harus tetap memerhatikan batasan durasi maksimum berdasarkan aturan hukum yang berlaku, baik untuk jam kerja, waktu istirahat dan kompensasi lembur. Bedanya karyawan outsourcing memiliki fleksibilitas lebih tinggi.
Aturan Jam Kerja Karyawan Outsourcing Terbaru
Di Indonesia, jam kerja karyawan outsourcing diatur dalam UU Cipta Kerja terbaru Nomor 6 Tahun 2023. Meskipun secara eksplisit tidak langsung menyebutkan pengaturan tersebut untuk karyawan outsourcing, namun secara praktik tetap mengikuti aturan jam kerja karyawan secara umum.
Berikut ketentuan umum terkait jam kerja karyawan outsourcing yang perlu Anda perhatikan.
Standar Jam Kerja dan Jam Istirahat
Jam kerja karyawan di Indonesia adalah 7 hingga 8 jam sehari (5 hingga 6 hari kerja) dengan total 40 jam kerja dalam seminggu.
Jam kerja ini dapat disesuaikan oleh karyawan outsourcing dengan skema, kondisi kerja, kebutuhan dan permintaan perusahaan klien.
Praktik pengaturan kerja ini dapat bervariasi sesuai kebijakan internal perusahaan, namun harus mematuhi aturan hukum yang berlaku agar tidak mengganggu kesejahteraan dan hak-hak karyawan outsourcing.
Jadi, meski jam kerja karyawan oursourcing tergolong fleksibel, mereka berhak mendapatkan waktu istirahat sesuai aturan ketenagakerjaan. Kalaupun lembur, hanya diperbolehkan maksimal 4 jam dalam sehari.
Baca Juga: Panduan Perhitungan Lembur Long Shift
Hak Karyawan Outsourcing
Karyawan outsourcing direkrut untuk mengerjakan tugas di luar pekerjaan inti. Walaupun begitu, perusahaan outsourcing tetap memiliki kewajiban memenuhi hak karyawan, di antaranya :
- Upah yang layak. Karyawan outsourcing berhak mendapatkan upah yang layak sesuai dengan pekerjaan mereka dan perusahaan harus membayar upah sesuai yang sudah disepakati dalam perjanjian kerja. Pastikan pemotongan yang dilakukan bukan berasal dari kecurangan, namun untuk pemenuhan hak karyawan
- Kompensasi lembur. Karyawan outsourcing berhak mendapatkan uang lembur saat bekerja melebihi standar jam kerja atau melebihi 40 jam kerja dalam seminggu. Besaran kompensasinya minimal 1,5 kali upah bulanan.
- Jaminan sosial. Perusahaan outsourcing harus memberikan jaminan sosial untuk karyawan dan keluarganya dengan tetap memerhatikan kemampuan perusahaan. Jaminan sosial ini diharapkan membawa dampak kesejahteraan bagi karyawan outsourcing.
- Pesangon. Apabila hubungan kerja karyawan outsourcing berdasar PKWTT diputus, mereka berhak mendapatkan uang pesangon. Bedanya, pada PP Cipta Kerja, mereka tidak lagi mendapatkan uang penggantian perumahan, pengobatan dan perawatan seperti yang diatur dalam UU Ketenagakerjaan.
- Perlindungan hukum. Karyawan outsourcing berhak mendapatkan perlindungan terkait tindakan merugikan yang mungkin terjadi di kantor, seperti diskriminasi dan pelecehan. Mereka juga berhak atas bantuan hukum.
Baca Juga: Hitungan Pesangon Cipta Kerja Berdasarkan Alasan PHK Karyawan
Tantangan dalam Pengaturan Jam Kerja Karyawan Outsourcing
Mengelola pegawai outsourcing kerap melibatkan sejumlah tantangan yang perlu Anda atasi untuk memastikan karyawan hadir dengan disiplin pada perusahaan tempat mereka ditempatkan.
Pasalnya, nama perusahaan outsourcing Anda akan meningkat seiring dengan kehadiran dan produktivitas karyawan yang produktif. Selain itu, juga menjadi landasan penggajian.
Berikut adalah tantangan yang akan Anda temui dalam mengelola pegawai outsourcing :
Fleksibilitas jam kerja
Dengan adanya perbedaan sistem kerja di antara perusahaan-perusahaan klien, pengaturan dan penetapan jadwal kerja karyawan outsourcing dapat menjadi rumit, terlebih jika ada sistem shift.
Apabila perubahan jadwal yang dinamis itu harus diberitahukan secara manual satu per satu, maka akan banyak waktu yang terbuang.
Perbedaan jadwal kerja ini dapat menyulitkan koordinasi untuk kolaborasi dan pertemuan di jam tertentu.
Baca Juga: Kelebihan dan Kekurangan Jam Kerja Fleksibel Bagi Karyawan & Perusahaan
Kesulitan dalam monitoring
Monitoring kehadiran karyawan outsourcing dapat menjadi tantangan sebab mereka tersebar di lokasi kerja yang berbeda, baik di dalam maupun di luar kantor.
Perusahaan outsourcing akan sulit memantau langsung mengingat sebaran yang beragam tersebut. Dampaknya adalah risiko ketidakdisiplinan karyawan.
Agar mempermudah monitoring, dibutuhkan teknologi yang mendukung pemantauan kehadiran karyawan online, menampilkan perubahan jadwal kerja secara real time, sistem pencatatan kehadiran yang akurat, serta dapat digunakan untuk berkomunikasi dengan karyawan.
Sistem absensi yang masih manual
Sistem absensi manual karyawan outsourcing mengacu pada masih belum adanya digitalisasi untuk pencatatan kehadiran. Misalnya, mencatatkan waktu datang dan pulang pada timesheet secara manual.
Penggunaan absensi dengan sistem tersebut membawa risiko yang harus perusahaan Anda pertimbangkan, yaitu memberi celah manipulasi kehadiran dan rentan kesalahan.
Selain itu akan merepotkan secara alur apabila karyawan outsourcing harus mencatatkan kehadiran dulu di perusahaan induk/klien/.
Proses penggajian yang rumit
Banyak kasus kesalahpahaman dimana karyawan outsourcing menganggap adanya kecurangan terhadap gaji mereka. Oleh karena itu, perhitungan kehadiran dan gaji manual sudah tidak efektif lagi dilakukan, sebab rawan kesalahan. Salah-salah, karyawan bisa terlambat menerima gaji dan memicu ketidakpuasan mereka.
Pelajari Contoh Aplikasi Penggajian Online Gratis dan Kelemahannya!
Tips Mengelola Jam Kerja Karyawan Outsourcing
Inilah beberapa tips yang akan membantu Anda dalam mengelola jam kerja karyawan outsourcing secara efektif.
- Komunikasi yang jelas. Pastikan sudah ada komunikasi yang jelas mengenai jam kerja karyawan outsourcing, seperti jam masuk, jam pulang dan jam istirahat.
- Lakukan penjadwalan yang efektif untuk memaksimalkan produktivitas. Hal ini bisa berupa jadwal rutin, pertemuan, kolaborasi, serta tenggat proyek.
- Gunakan alat atau metode monitoring karyawan outsourcing jarak jauh. Misalnya menggunakan alat manajemen proyek untuk koordinasi satu sama lain. Jadi, karyawan outsourcing semakin fleksibel dalam bekerja dan menyesuaikan waktu kerjanya.
- Berikan dukungan untuk karyawan outsourcing. Anda bisa melakukannya dengan memberi pujian verbal, bonus apresiasi, penghargaan hingga pengakuan kinerja tim dalam rapat internal.
Aplikasi HR Terbaik untuk Kelola Kehadiran Karyawan Outsourcing
Untuk mengatasi tantangan di atas, Anda memerlukan teknologi pendukung yang lebih efektif dalam mengelola karyawan outsourcing, termasuk yang mampu memudahkan koordinasi antar tim dan manajemen karyawan jarak jauh.
Sebab jika tidak segera ditanggulangi, perusahaan Anda harus siap merugi karena rumitnya penggajian, menurunnya kepercayaan klien, dan merusak nama baik perusahaan.
Saat ini sudah hadir aplikasi HR terbaik yang tepat untuk mengelola jam kerja dan kehadiran karyawan, yaitu aplikasi Hadirr.
Dengan Hadirr, perusahaan outsourcing akan mendapatkan manfaat berupa kemudahan mengatur jam kerja karyawan yang rentan berubah-ubah menggunakan fitur timesheet. Fitur ini menyesuaikan dengan jadwal proyek, cuti, dan libur.
Tidak ketinggalan, Anda juga bisa menikmati fitur shift untuk mengatur shift kerja karyawan secara real time, tidak perlu melakukan pemberitahuan manual.
Dikarenakan perusahaan outsourcing memerlukan data kehadiran karyawannya meski tersebar di perusahaan klien yang berbeda-beda, Hadirr dilengkapi fitur absensi online untuk merekam kehadiran berdasarkan lokasi GPS dan pengenalan wajah (face biometric).
Dengan menggunakan teknologi seperti aplikasi absensi Hadirr, perusahaan diharapkan lebih terbantu mengelola jam kerja karyawan outsourcing dan mengoptimalkan sumber dayanya.
