Jenis Biaya Perjalanan Dinas Karyawan Swasta
Jenis Biaya Perjalanan Dinas Karyawan Swasta – Perjalanan dinas adalah kegiatan yang lazim dilakukan oleh karyawan swasta untuk kepentingan perusahaan.
Kegiatan ini tidak hanya melibatkan perjalanan semata, tetapi juga melibatkan biaya-biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan sebagai penggantian dana perjalanan dinas yang dilakukan oleh karyawan swasta tersebut.
Biaya perjalanan dinas karyawan swasta sendiri dibagi menjadi beberapa jenis. Apa saja ya?. Simak jawabannya dalam artikel ini!
Baca Juga: Struktur dan Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas Karyawan
Apa itu Perjalanan Dinas?
Sebelum masuk ke pembahasan lebih lanjut, kita ketahui terlebih dahulu pengertian dari perjalanan dinas itu sendiri. Perjalanan dinas adalah kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pejabat suatu instansi atau perusahaan untuk kepentingan kerja atau tugas dinas.
Perjalanan ini dapat dilakukan dalam berbagai skala, mulai dari perjalanan di dalam kota hingga perjalanan ke luar negeri dan biasanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang tidak dapat diselesaikan di tempat kerja.
Tujuan perjalanan dinas biasanya adalah untuk melakukan pertemuan dengan rekan kerja, pelanggan, atau pihak terkait lainnya, melakukan investigasi, menghadiri seminar atau konferensi, dan tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan.
Karyawan biasanya akan mendapat surat perjalanan dinas terlebih dahulu sebelum melakukan kegiatan tersebut. Surat ini biasanya berisi tujuan perjalanan, durasi perjalanan, anggaran biaya, dan tugas yang harus dilakukan. Selain itu, karyawan juga harus mengikuti aturan dan kebijakan perusahaan terkait perjalanan dinas.
Pada akhir perjalanan, karyawan biasanya harus membuat laporan perjalanan dinas yang memuat rincian biaya, tugas yang telah diselesaikan, dan hasil yang telah dicapai selama perjalanan dinas tersebut. Laporan ini biasanya digunakan oleh perusahaan untuk melakukan audit dan mengevaluasi keberhasilan perjalanan dinas.
Berikut ini contoh laporan perjalanan dinas yang bisa Anda jadikan referensi.
Sementara itu, untuk jadwal perjalanan dinas sendiri tidak bisa ditentukan. Karyawan akan ditugaskan untuk melakukan aktivitas tersebut jika memang ada hal yang harus dilakukan atau diselesaikan segera dan harus pergi ke tempat yang diminta.
Baca Juga: Contoh dan Format Laporan Kegiatan Perusahaan
Siapa Saja yang Boleh Melakukan Perjalanan Dinas?
Seperti yang sudah sempat dibahas sebelumnya, tugas ini biasanya dilakukan oleh pegawai atau pejabat. karyawan dari berbagai lini dalam sebuah perusahaan pun dapat melakukan perjalanan dinas.
Mulai dari karyawan bagian keuangan yang melakukan kunjungan ke bank untuk keperluan transaksi perusahaan, hingga karyawan bagian pemasaran yang melakukan kunjungan ke pelanggan untuk mempromosikan produk perusahaan.
Selain itu, manajemen perusahaan juga sering melakukan perjalanan dinas, terutama dalam hal pertemuan bisnis dengan mitra atau rekanan perusahaan. Biasanya, aktivitas tersebut melibatkan perjalanan ke kota atau negara lain untuk menghadiri acara atau pertemuan penting.
Tidak hanya itu, pejabat dari instansi pemerintah juga sering melakukan perjalanan dinas. Pejabat tersebut bisa saja melakukan perjalanan dinas ke daerah terpencil untuk melakukan inspeksi atau pengawasan terhadap suatu proyek, ataupun melakukan perjalanan ke luar negeri untuk menghadiri konferensi atau pertemuan internasional.
Namun, tidak semua karyawan atau pejabat dapat melakukan perjalanan dinas dengan bebas. Biasanya, kebijakan perusahaan atau instansi terkait ketentuan dan persyaratan yang harus dipenuhi sebelum melakukan perjalanan dinas. Karyawan atau pejabat yang diberi tugas untuk melakukan kegiatan ini harus memenuhi persyaratan tersebut sebelum memulai perjalanan.
Baca Juga: Contoh Laporan Perjalanan Dinas Lengkap di Word dan Excel
6 Jenis Biaya Perjalanan Dinas Karyawan Swasta
Setelah mengetahui definisi dari perjalanan dinas dan siapa saja yang melakukannya. Selanjutnya kita akan membahas satu-satu jenis biaya apa saja yang termasuk dalam pembiayaan perjalanan dinas karyawan.
1. Biaya Transportasi
Jenis yang pertama adalah biaya transportasi. Tipe ini mencakup tiket pesawat, kereta api, kendaraan pribadi atau transportasi darat lainnya yang dibutuhkan oleh karyawan swasta selama perjalanan dinas. Biaya transportasi ini dapat sangat bervariasi, tergantung dari jarak dan jenis transportasi yang digunakan.
2. Biaya Akomodasi
Selanjutnya ada biaya akomodasi yang mencakup biaya sewa kamar hotel, penginapan, atau apartemen selama karyawan swasta melakukan perjalanan dinas. Biaya akomodasi ini juga berbeda tergantung dari jenis akomodasi dan durasi perjalanan dinas yang dilakukan.
3. Biaya Makan dan Minum
Dalam makan dan minum biasanya biaya yang dikeluarkan untuk makanan dan minuman selama karyawan swasta melakukan perjalanan dinas. Biaya ini dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis, seperti biaya untuk sarapan, makan siang, dan makan malam. Atau juga bisa biaya restoran, katering, atau pembelian makanan di tempat lain.
4. Biaya Komunikasi
Karena jarak yang jauh dari fasilitas perusahaan, biaya komunikasi meliputi biaya untuk telepon, internet, dan biaya komunikasi lainnya yang dibutuhkan oleh karyawan swasta selama perjalanan dinas. Biaya ini sangat penting untuk memastikan bahwa karyawan swasta dapat tetap terhubung dengan perusahaan dan rekan kerjanya selama perjalanan dinas.
5. Biaya Transportasi Lokal
Transportasi lokal mencakup biaya transportasi yang dibutuhkan oleh karyawan swasta selama perjalanan dinas di lokasi tujuan. besar budget ini sangat bergantung pada jenis transportasi yang digunakan dan jarak antara tempat yang dikunjungi.
6. Biaya Lainnya
Jenis biaya perjalanan dinas karyawan swasta yang terakhir adalah biaya lainnya. Biaya ini mencakup biaya-biaya lain yang mungkin dikeluarkan oleh karyawan swasta selama perjalanan dinas, seperti biaya untuk keperluan bisnis, parkir, tips, dan sebagainya.
Baca Juga: Kumpulan Contoh Format SPPD Terbaru 2023 Excel
Waktu Maksimal Perjalanan Dinas
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil, maksimal lama perjalanan dinas adalah 30 hari kerja. Artinya, karyawan atau pejabat yang melakukan perjalanan dinas tidak diperbolehkan meninggalkan tugas lebih dari 30 hari kerja.
Namun, peraturan ini dapat berbeda-beda tergantung pada kebijakan masing-masing instansi atau perusahaan. Beberapa instansi atau perusahaan memiliki aturan yang lebih ketat, seperti membatasi lama perjalanan dinas hanya 14 atau 21 hari kerja.
Nah itulah pembahasan mengenai biaya perjalanan dinas karyawan swasta, mulai dari pengertiannya, jenis-jenis biayanya, hingga berapa lama waktu dinas bisa dilakukan.
Praktis! Tracking Perjalanan Dinas dengan Hadirr
Untuk biaya perjalanan ini, perusahaan perlu memperhatikan kebijakan pengeluaran dan anggaran yang telah disepakati sebelumnya.
Selain itu, perusahaan juga harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti jarak perjalanan, lama perjalanan, dan kebutuhan karyawan selama perjalanan dinas itu sendiri.
Perusahaan dapat menghemat pengeluaran dan memaksimalkan manfaat dari perjalanan dinas yang dilakukan oleh karyawan, jika melakukan pengaturan biaya yang baik.
Agar hal tersebut tercapai, perusahaan bisa menggunakan aplikasi Hadirr. Hadirr dilengkapi dengan fitur reimbursement online yang dapat membantu perusahaan untuk melihat berapa biaya yang telah dikeluarkan untuk satu perjalanan dinas dan digunakan untuk apa saja.
Tidak hanya itu, Hadirr juga memiliki fitur client visit yang dapat merekam lokasi karyawan terkini secara real time, serta laporan pun bisa dibuat secara otomatis. Tunggu apa lagi segera coba Hadirr.
