SOP Cara Absen di Pabrik dan Rekap Data Tanpa Repot

Standar Operasional Prosedur atau yang dikenal SOP adalah pedoman penting dalam menjalankan berbagai proses di pabrik, termasuk pencatatan kehadiran. SOP absensi menjadi landasan utama bagi para karyawan untuk memastikan bahwa mereka hadir secara tepat waktu dan sesuai dengan aturan yang berlaku. 

Absensi yang teratur adalah faktor kunci dalam menjaga produktivitas dan efisiensi operasional pabrik. Oleh karena itu, pemahaman yang baik tentang SOP cara absen di pabrik sangatlah penting bagi semua pihak yang terlibat. Lantas, bagaimana cara absen karyawan di pabrik dan bagaimana merekapnya?

Artikel ini akan menjelajahi langkah-langkah utama yang harus diikuti oleh karyawan dan manajemen dalam menjalankan proses absensi dengan benar dan efisien di lingkungan pabrik.

Standar Operasional Prosedur (SOP) Absensi di Pabrik

SOP absensi pabrik adalah serangkaian petunjuk resmi yang ditetapkan oleh manajemen pabrik untuk memastikan pengawasan dan pelaporan absensi karyawan secara konsisten dan efisien. 

SOP ini bertujuan untuk mengatur dan memudahkan proses absensi karyawan di pabrik, memastikan akurasi pencatatan jam kerja, dan memonitor kehadiran karyawan dengan efektif.

Tanggung Jawab

Ada dua pihak utama yang terlibat dan memiliki tanggung jawab menjalani SOP absensi di pabrik, di antaranya:

1. HR (Sumber Daya Manusia):

• Memastikan SOP absensi diikuti secara ketat oleh seluruh karyawan.
• Memastikan SOP sudah mencakup semua prosedur yang relevan dan sesuai dengan peraturan perusahaan dan hukum ketenagakerjaan.
• Memberikan pelatihan kepada karyawan tentang bagaimana mengikuti SOP cara absen di pabrik dengan benar.
• Menerima laporan absensi harian dari departemen terkait.
• Mengambil tindakan yang sesuai dengan SOP jika terdapat pelanggaran aturan absensi.

2. Karyawan:

• Memahami dan mengikuti SOP cara absen di pabrik yang sudah ditentukan.
• Melakukan absensi setiap kali masuk dan keluar dari pabrik sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
• Melaporkan ketidak hadiran atau keterlambatan kepada atasan langsung atau HR.
• Apabila melanggar aturan absensi yang telah ditetapkan dalam SOP pabrik, harus bersedia menerima sanksi atau tindakan disipliner.

Baca juga: Cara Mengatur Shift Kerja Karyawan Pabrik

Prosedur Absensi Pabrik

1. SOP Cara Absen di Pabrik Manual

Absen Masuk:

1. Karyawan tiba di pintu masuk pabrik. 
2. Menggunakan kartu identifikasi atau sistem absensi digital yang telah disediakan. 
3. Memindai atau memasukkan informasi absensi sesuai dengan petunjuk yang diberikan. 
4. Jika menggunakan kartu, pastikan kartu absensi dipindai oleh mesin absensi.

Absen Keluar: 

1. Karyawan meninggalkan tempat kerja pada akhir shift. 
2. Menggunakan kartu identifikasi atau sistem absensi digital yang sama seperti saat masuk. 
3. Memindai atau memasukkan informasi absensi dengan benar.

Pencatatan Keterlambatan: 

1. Karyawan yang terlambat wajib melaporkan kepada atasan langsung atau HR.
2. Atasan atau HR mencatat keterlambatan dan memberikan peringatan atau tindakan korektif sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Absensi Harian: 

1. HR mengumpulkan laporan absensi harian dari sistem. 
2. Memverifikasi dan mencatat absensi setiap karyawan.

Peraturan Tambahan

1. Karyawan wajib mematuhi jadwal kerja yang telah ditetapkan.
2. Karyawan yang tidak dapat hadir karena alasan tertentu (sakit, cuti, dll.) wajib memberikan pemberitahuan sebelumnya kepada atasan dan HR sesuai dengan kebijakan perusahaan.
3. Karyawan yang sering terlambat atau memiliki catatan absensi yang buruk dapat dikenai sanksi sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Baca Juga: Panduan Membuat Prosedur Absensi Karyawan dan Contohnya

Kendala Absensi Pabrik Manual

Absensi pabrik manual memiliki beberapa kelemahan yang dapat memengaruhi efisiensi, akurasi, dan produktivitas di lingkungan kerja. Beberapa kelemahan tersebut antara lain:

1. Kesalahan Manusia: Dalam proses absensi manual, terdapat risiko kesalahan manusia, seperti kesalahan mencatat waktu masuk atau keluar, keterlambatan pencatatan, atau bahkan penghapusan atau manipulasi data absensi.
2. Waktu yang Tidak Efisien: Proses absensi manual memerlukan waktu ekstra dari karyawan untuk mencatat dan memeriksa kehadiran mereka. Ini dapat mengganggu produktivitas mereka, terutama pada awal dan akhir shift kerja.
3. Peluang Penyalahgunaan: Karyawan yang tidak jujur atau tidak etis dapat mencoba memanipulasi catatan absensi manual untuk keuntungan pribadi, seperti meningkatkan jumlah jam kerja yang dicatat.
4. Keterlambatan Pelaporan: Dalam proses absensi manual, pemberitahuan keterlambatan atau ketidakhadiran mungkin tidak sampai ke manajemen dengan cepat. Hal ini dapat menyulitkan perencanaan shift dan penggantian karyawan yang absen.
5. Kesulitan Pelacakan: Pelacakan dan analisis data absensi manual dapat menjadi tugas yang rumit dan memakan waktu. 
6. Kurang Fleksibel: Absensi manual kurang fleksibel dalam menangani permintaan izin dan cuti yang mendesak atau perubahan dalam jadwal kerja yang diperlukan.
7. Risiko Kehilangan Data: Data absensi yang dicatat manual dapat hilang akibat kebakaran, kebanjiran, atau masalah teknis lainnya. Ini dapat menyebabkan kehilangan sejarah kehadiran yang penting.
8. Pengeluaran Tambahan: Pemeliharaan dan penyediaan peralatan absensi manual, seperti buku catatan atau kartu kehadiran, dapat mengakibatkan pengeluaran tambahan bagi perusahaan. Selain itu, terdapat juga biaya maintenance untuk mesin absensi yang digunakan.

2. SOP Cara Absen di Pabrik Online

Untuk menghindari kendala absensi manual yang sudah disebutkan di atas dan memudahkan HRD mengelola absensi pabrik dengan jumlah karyawan yang puluhan bahkan ratusan, perusahaan sebaiknya menggunakan aplikasi absensi online berbasis selfie.

Tahapan absennya pun sangat singkat, karyawan hanya perlu mengunduh aplikasi absensi online di ponsel mereka.

• Absen Masuk: Sebelum karyawan masuk pabrik/di pintu masuk pabrik bisa langsung membuka ponsel untuk mengakses aplikasi absensi online dan melakukan selfie untuk check in.
• Absen Keluar: Karyawan meninggalkan tempat kerja pada akhir shift, membuka ponsel untuk mengakses aplikasi absensi online dan melakukan selfie untuk check out.
• Pencatatan Keterlambatan: Data karyawan yang terlambat akan terekam secara otomatis karena sistem absensi online yang real-time.

Catatan: Jika jumlah karyawan di pabrik mencapai ratusan hingga ribuan orang, penggunaan absensi online bisa menjadi sulit dikarenakan keterbatasan sinyal. Sehingga yang memungkinkan untuk absen online sambil selfie adalah beberapa departemen atau divisi atau pihak manajemen pabrik saja. Misalnya, divisi marketing, sales, para manager, supervisor, dll.

Pelajari: Integrasi Mesin Fingerprint dengan Aplikasi Payroll & PPh 21 Gadjian

Hadirr: Aplikasi Absensi Selfie Berbasis GPS

Aplikasi absensi online terbaik di Indonesia yang bisa Anda gunakan untuk operasional pabrik adalah Hadirr. Tidak perlu takut jika karyawan akan berlaku curang karena absensi online Hadirr menggunakan Face Recognition yang hanya memvalidasi wajah otomatis sesuai nama karyawan serta teknologi GPS untuk melacak lokasi yang dikunjungi.

Dengan sistem absen online dari Hadirr yang akurat dan cepat, HR jadi lebih mudah membuat rekap data absensi di pabrik, termasuk rekap absensi karyawan excel. 

Selain itu, tidak hanya mengurus karyawan pabrik yang berada di lokasi, HR juga bisa memanfaatkan Hadirr menjadi aplikasi monitoring karyawan pabrik di lapangan, seperti tim sales, marketing, dsb.

Keuntungan Menggunakan Hadirr Bagi Karyawan Pabrik

1. Hemat waktu dan tenaga tanpa perlu antri untuk clock-in/out di mesin fingerprint.
2. Shift kerja hingga lembur jadi lebih praktis.
3. Meminimalisir penularan penyakit yang kemungkinan dapat dari mesin fingerprint yang digunakan secara bersama.
4. Memudahkan tim sales untuk absen dan client visit serta membuat laporan penjualan dengan fitur Hadirr Sales.

Keuntungan Menggunakan Hadirr Bagi Perusahaan / Pabrik

1. Hadirr memiliki empat laporan utama, sehingga memudahkan pihak manajemen dalam merekap data-data berikut:

• Catatan kehadiran karyawan
• Reimbursement
• Timesheet (jadwal dan kegiatan karyawan)
• Kunjungan klien

2. Dapat memantau aktivitas karyawan pabrik hingga tim sales secara real time (GPS).

Bagaimana, sudah siap alihkan cara absen di pabrik secara manual ke online?