Cara Ambil Data Absen Fingerprint

Cara ambil data absen fingerprint jadi satu pengetahuan wajib yang harus diketahui oleh HR di perusahaan-perusahaan modern maupun pemilik bisnis itu sendiri. Sebagaimana diketahui, alat absen fingerprint telah menjadi metode populer dalam mengelola dan memantau kehadiran karyawan di berbagai jenis organisasi. 

Mesin absen fingerprint dapat memberikan keakuratan dan kenyamanan dalam mengumpulkan data kehadiran. Dengan teknologi biometrik yaitu sidik jari, absen fingerprint lebih optimal dibandingkan absensi secara manual yang memakan waktu, rentan terhadap kesalahan, dan sulit dilacak. 

Kendati begitu, tidak dapat dipungkiri beberapa pihak mungkin masih bingung tentang bagaimana cara ambil data absen fingerprint yang efektif. Dalam artikel kali ini, akan dibahas lebih dalam mengenai cara tarik data dari mesin fingerprint ke komputer beserta kelebihan dan kekurangan dari teknologi sidik jari tersebut.

Baca Juga: 3 Kelebihan Aplikasi Absensi Online vs Mesin Fingerprint

Kelebihan Mesin Absen Fingerprint Dibandingkan Absensi Manual

Sistem kehadiran menggunakan fingerprint menjadi senjata pilihan bagi bisnis yang mencoba meminimalisir kejadian-kejadian tidak diinginkan dalam proses bekerja. Kira-kira apa saja yang bisa ditawarkan alat absen fingerprint sehingga banyak digunakan di instansi swasta, pemerintahan hingga sekolah? Berikut beberapa kelebihan absensi fingerprint.

1. Tingkat Akurasi Tinggi

Informasi yang diberikan absensi fingerprint memiliki akurasi tinggi karena sepenuhnya otomatis. Berbeda jika dilakukan pencatatan secara manual yang kemungkinan kesalahannya tinggi. Ditambah, berkat banyaknya kemungkinan penanda biometrik yang berbeda, sangat sulit bagi siapapun untuk memalsukan kehadiran mereka.

2. Menghindari Fenomena Titip Absen dalam Pekerjaan

Sistem biometrik fingerprint sangat berguna dalam membantu perusahaan merasa aman dengan pencurian waktu karyawan. Pasalnya, teknologi ini bergantung pada karakteristik pribadi yang berbeda antar individu. Jadi, seandainya salah satu karyawan datang terlambat atau bolos, kehadirannya tidak bisa diwakili oleh rekan yang lain.

3.Menghemat Waktu

Mesin absen fingerprint dapat menghemat waktu perusahaan yang seharusnya bisa dihabiskan untuk mengelola kehadiran secara manual. Total waktu masuk karyawan akan dihitung secara otomatis berdasarkan waktu manual dan keluar. Melalui absensi fingerprint, perusahaan khususnya divisi HR cukup mengunduh laporan kehadiran.

4. Meningkatkan akuntabilitas

Mesin absen fingerprint menghasilkan laporan untuk setiap karyawan dalam sistem. Mulai dari merinci kapan mereka bekerja, berapa lama mereka bekerja, berapa banyak istirahat yang diambil dan masih banyak lagi. Data-data tersebut akan sulit untuk disangkal dan dapat digunakan sebagai bukti jika diperlukan.

Cara Ambil Data Absen Fingerprint

Untuk bisa mendapatkan manfaat absensi fingerprint seperti yang telah disebutkan di atas, berikut beberapa langkah untuk mengambil data absen fingerprint ke komputer. 

1. Unduh dan instal aplikasi yang dapat menghubungkan mesin absen fingerprint dengan komputer yakni Attendance Management. Dengan aplikasi, Anda tidak perlu bolak balik mengatur mesin fingerprint.
2. Sebelum mengaktifkan aplikasi, Anda perlu melakukan setting IP Address mesin fingerprint. Caranya dengan menekan tombol menu atau OK pada mesin lalu masuk ke menu utama. Setelah itu pilih ‘Comm’ dan ketikkan alamat IP yang diinginkan.
3. Langkah selanjutnya yaitu melakukan setting IP Address juga di komputer dengan IP Address yang sama dengan mesin fingerprint. 
4. Jika aplikasi sudah terpasang di komputer, sambungkan perangkat komputer ke mesin fingerprint. Caranya dengan menekan tombol ‘Connect’ yang ada pada aplikasi/ Untuk memastikan mesin fingerprint dengan komputer terkoneksi, tunggu hingga muncul tulisan ‘Connected’.
5. Setelah tersambung, klik bagian ‘Download user info and FP’ di sudut kiri untuk mengunduh data. Pilih ‘All Users’, kemudian tentukan rentang waktu absensi yang ingin ditarik, lalu klik ‘Users in Device’.

Cara ambil data absen fingerprint di atas belum sepenuhnya selesai. Jika Anda ingin memasukkan data absensi tersebut ke perangkat komputer, berikut langkah yang harus dilakukan.

1. Pilih ‘Menu Data’
2. Kemudian tekan ‘USB’
3. Selanjutnya klik ‘Self Service Reader’
4. Pilih ‘Import data User’
5. Terakhir, tekan ‘Import from U disk’

Berikut adalah contoh data absensi fingerprint jika sudah berhasil diunduh dari aplikasi Attendance Management.

Ada beberapa keterangan yang perlu menjadi highlight ketika melakukan rekap dalam absensi fingerprint di antaranya:

• On Duty: Waktu mulai kerja yang ditetapkan perusahaan.
• Off Duty: Waktu jam kerja selesai yang ditetapkan perusahaan.
• Clock In: Jam karyawan melakukan absen menggunakan sidik jari.
• Clock Out: Jam pulang karyawan saat melakukan absen dengan sidik jari.
• Normal: Indikator jumlah hari kerja normal atau tidak (lembur atau tidak).
• Real Time: Indikator jumlah hari kerja karyawan. Misal karyawan absen di jam kerja penuh (tanpa datang terlambat dan pulang cepat) maka dihitung 1 hari kerja. Jika setengah hari akan tercatat 0,5 hari.
• Late: Waktu keterlambatan karyawan dalam satuan menit.
• Early: Waktu kepulangan cepat karyawan dalam satuan menit.
• OT Time: Waktu lembur karyawan dalam satuan jam.
• Work Time: Waktu kerja karyawan dalam satuan jam.

Kelemahan Penggunaan Absensi Sidik Jari

Selain menjanjikan sejumlah keunggulan, absensi menggunakan fingerprint juga memiliki beberapa keterbatasan. Berikut kelemahan menggunakan absensi sidik jari.

• Keterbatasan Lokasi: Absensi sidik jari tidak memungkinkan akses jarak jauh atau di luar lokasi fisik. Untuk itu, jika perusahaan mempunyai karyawan yang bekerja secara remote, di luar kantor pusat, di cabang yang jauh, absensi sidik jari menjadi tidak praktis. Apalagi, untuk perusahaan yang menerapkan Work From Home (WFH).

• Biaya Pemeliharaan yang Tinggi: Selain memerlukan biaya investasi awal yang cukup besar dalam pengadaan perangkat dan infrastruktur yang diperlukan, perusahaan juga perlu mempertimbangkan biaya pemeliharaan, perawatan, dan pembaruan perangkat sidik jari secara berkala.

• Fitur yang Terbatas: Meski memiliki banyak keunggulan, tidak dapat dipungkiri absensi sidik jari hadir dengan fitur yang terbatas. Mesin ini hanya digunakan untuk pelacakan dasar, selain itu mesin absen fingerprint tidak mampu menangani jumlah karyawan dalam jumlah besar.

Baca Juga: 10 Aplikasi Absensi Online Android Berbasis Web Gratis

Kelola Integrasi Fingerprint dengan Software Absensi Online

Pada dasarnya, cara ambil data absen fingerprint tidaklah sulit. Namun, jika Anda masih ragu untuk mengambil langkah dalam merekap absensi karyawan menggunakan fingerprint, percayakan keperluan data Anda dengan software kehadiran online Hadirr. 

Hadirr adalah software absensi kehadiran online berbasis web (e-absensi), timesheet dan reimbursement menggunakan sistem GPS dan biometrik. Hadirr cocok digunakan untuk karyawan dengan mobilitas tinggi dan perusahaan dengan multi cabang. 

Integrasi fingerprint dengan Hadirr tidak hanya memudahkan proses rekapitulasi kehadiran karyawan Anda saja, melainkan seluruh sistem HRIS. Pasalnya, Hadirr juga terintegrasi dengan aplikasi Gadjian yang memungkinkan perusahaan untuk melakukan proses penggajian secara online.

Gadjian dapat terhubung dengan beberapa tipe fingerprint di antaranya adalah Solution tipe X100C, X401, dan Fingerspot Revo 185 BNC. Hubungkan fingerprint Anda dengan server lokal dan Gadjian, data kehadiran karyawan Anda akan terhubung langsung dan transfer data akan dilakukan secara real time.

Kelola integrasi fingerprint dengan software absensi online Hadirr secara gratis di sini.