5 Cara Efektif Terapkan Sistem Kerja WFO dan WFH di Kantor

Pemerintah akhirnya resmi memperpanjang masa pemberlakuan pembatasan kegiatan masyarakat (PPKM) darurat hingga 2 Agustus 2021. Salah satu bentuk pembatasan yang dilakukan adalah penerapan sistem bekerja dari rumah atau sistem work from home (WFH).

Umumnya, perusahaan mewajibkan karyawan untuk tetap hadir di kantor (work from office / WFO) dengan memberlakukan jam kerja yang ketat.

Sebab, kehadiran karyawan menjadi salah satu faktor penting dalam penilaian kinerja dan perhitungan gaji baik dalam sistem kerja WFO dan WFH. 

Demi menekan risiko penyebaran virus pada masa pandemi di tempat kerja, perusahaan diharuskan menerapkan sistem kerja WFO dan WFH pada karyawan.

Data dari Global Workplace Analytics menunjukkan pertumbuhan angka remote working dan sistem WFH sebesar 159% sejak tahun 2005. 

Namun, tidak semua bidang pekerjaan cocok untuk dikerjakan dari rumah, seperti bisnis jasa konstruksi, food and beverages dan industri/pabrik. Sejumlah bisnis yang cocok untuk pola WFH di antaranya jasa kreatif, konsultan dan toko online. 

Di Indonesia, penerapan sistem WFH masih cenderung sedikit. Hal ini disebabkan kekhawatiran perusahaan dalam memantau produktivitas karyawan, sulitnya komunikasi dan isu kepercayaan. 

Hasil survey Work Trend Index 2021 memperkirakan adanya kenaikan tren kerja hibrida, yakni model kerja campuran di mana sejumlah karyawan kembali melakukan WFO dan yang lainnya tetap WFH.

Artinya, sistem kerja WFH akan tetap ada untuk masa yang akan datang dan sudah saatnya untuk mempersiapkan perusahaan Anda.

Di antara WFO dan WFH, menurut Anda manakah yang lebih baik? Anda tentu khawatir apabila karyawan yang bekerja dari rumah mudah terdistraksi sehingga berakibat menurunnya motivasi dan performa kerja. 

Oleh karena itu, kami akan menguraikan keunggulan dan kekurangan dari masing-masing sistem kerja WFO dan WFH serta tips menerapkannya secara efektif bagi perusahaan Anda.

Baca Juga: Kumpulan Tanya Jawab Terkait Aplikasi Work From Home

Keunggulan Work From Home (WFH)

Efisiensi Waktu

Salah satu kelebihan WFH adalah efisien dari segi waktu. Karyawan tidak banyak menghabiskan waktu untuk perjalanan pergi dan pulang kantor. Waktu yang ada bisa dialihkan pada kegiatan lain yang lebih produktif sehingga ampuh meningkatkan produktivitas.

Menghemat Pengeluaran Perusahaan

Perusahaan dapat menekan biaya operasional untuk ruang, tagihan listrik, internet dan makan siang pekerja. Hal ini bisa menambah pemasukan perusahaan.

Meningkatnya Kualitas dan Produktivitas Karyawan

Anda bisa mendapatkan kandidat pekerja yang berkualitas dari seluruh Indonesia setelah selama ini terkendala oleh jarak.

Fleksibilitas yang ditawarkan melalui WFH membebaskan karyawan untuk menciptakan lingkungan kerja yang nyaman di rumah, sehingga tingkat stress berkurang dan produktivitas pun meningkat.

Baca Juga: Work From Home (WFH) versus Work From Office (WFO)

Kekurangan Work From Home (WFH)

Kesulitan Memantau Karyawan 

Apabila perusahaan Anda tidak memiliki sistem monitoring yang baik, WFH akan menyulitkan Anda untuk memantau kinerja setiap karyawan. Kinerja karyawan akan berantakan karena sulit dijangkau secara langsung sehingga berpotensi merugikan perusahaan.

Masalah Keamanan Data 

Keamanan data menjadi isu yang paling diperhatikan ketika WFH. Data-data pekerjaan yang penting tidak disarankan untuk dikirim menggunakan jaringan biasa. Perusahaan Anda memerlukan saluran yang aman dan tidak bisa diakses oleh selain pengirim dan penerima data.

Risiko Miskomunikasi

Dengan melakukan WFH, semua pihak diharuskan terus tersambung ke internet atau online agar tidak ketinggalan informasi dan koordinasi. Frekuensi komunikasi harus terus dilakukan untuk meminimalisir potensi konflik akibat salah paham. 

Keunggulan Work From Office (WFO)

Kemudahan dalam Komunikasi

Pola kerja WFO memudahkan Anda untuk berkomunikasi karena dilakukan secara tatap muka atau langsung. Risiko miskomunikasi bisa diminimalisir terutama untuk karyawan yang sulit dijangkau secara online.

Kemudahan dalam Koordinasi

Tidak semua pekerjaan bisa dilakukan dari rumah, koordinasi secara langsung diperlukan agar karyawan mampu bekerja sesuai target yang ditetapkan. Koordinasi akan sulit dilakukan secara remote oleh perusahaan yang tidak memiliki sistem yang mumpuni.

Kemudahan dalam Monitoring Karyawan

Sama seperti komunikasi dan koordinasi, Anda dapat memantau karyawan secara langsung di kantor. Hal ini untuk memastikan mereka tidak berbohong dan tetap melakukan tugas sesuai porsi masing-masing. 

Kekurangan Work From Office (WFO)

Tidak Efisien Waktu

Ada tipe pekerjaan yang bisa memaksimalkan pemasukan Anda apabila mereka diprioritaskan untuk lebih banyak di lapangan, contohnya tim sales. Mereka dapat memaksimalkan waktu untuk mengunjungi klien daripada memenuhi kewajiban harus ke kantor.

Meningkatnya Tingkat Stres Karyawan

Pemantauan yang dilakukan secara langsung, beban kerja yang tinggi serta kurangnya fleksibilitas dalam bekerja mendorong meningkatnya tingkat stres karyawan. Sebab, mereka menjadi tidak fokus dan hanya memiliki waktu rehat saat jam istirahat.

Cara Efektif  Menerapkan Sistem Kerja WFO dan WFH

Baik menerapkan sistem kerja di kantor maupun dari rumah, sama-sama memiliki kelebihan. Anda dapat mempertimbangkan kedua opsi tersebut secara bersamaan. 

Sebelum menerapkan sistem work from home, pastikan Anda telah mempertimbangkan pekerjaan mana yang cocok untuk dilakukan dari rumah dan mana yang tidak. 

Setelah itu, Anda dapat menerapkan beberapa tips berikut.

Membagi dan Menyusun Jadwal Pekerjaan 

Anda dapat menyusun jadwal karyawan yang akan melaksanakan WFH dan WFO, sehingga mereka dapat memaksimalkan diri saat melakukan pekerjaan di kantor dan mempersiapkan data yang cukup untuk dikerjakan dari rumah. 

Setiap karyawan memiliki pengertian yang berbeda terkait pekerjaan yang “cepat” dan “baik”. Anda dapat menyusun jadwal pekerjaan mereka dengan menambahkan event pada Google Calendar yang bisa diakses semua karyawan atau tim.

Menetapkan Aturan untuk Pekerja WFH

Anda harus memastikan karyawan tetap bisa terpantau, karena sistem WFH hanyalah mengubah lokasi bekerja, bukan berarti libur. Tetapkanlah arahan yang jelas, seperti :

• Mengirim pesan atau email dengan jelas agar meminimalisir miskomunikasi.
• Mengarahkan karyawan untuk melakukan rutinitas pagi dalam rangka menjaga mood bekerja.
• Menyarankan karyawan untuk bekerja di ruang yang bebas dari gangguan sinyal dan suara.

Melakukan Komunikasi yang Efektif dan Efisien

Tidak dipungkiri, karyawan akan lebih sering berkomunikasi dengan media elektronik saat melaksanakan WFH daripada langsung. Anda harus memastikan bahwa setiap informasi yang disampaikan akan sama dengan yang ditangkap oleh karyawan.

Gunakanlah beberapa saluran komunikasi agar dapat berkomunikasi intens dengan karyawan, misal menggunakan Whatsapp Group atau Telegram Group. Kemudian- rencanakan face to face meeting rutin setiap minggu, dua minggu atau sekali dalam sebulan. 

Orientasi pada Hasil

Rasa khawatir yang berlebihan dengan pemantauan terlalu ketat mengakibatkan karyawan menjadi tidak nyaman dalam bekerja di rumah. Karyawan Anda menjadi sulit berkonsentrasi dan tidak cepat dalam bekerja. Oleh karena itu, fokus saja pada hasil pekerjaan mereka, apakah sesuai ekspektasi Anda atau perlukan dilakukan evaluasi.

Menggunakan Aplikasi Pendukung

Yang paling penting dalam penerapan sistem work from home adalah adanya sistem pendukung berupa aplikasi WFH.

Anda bisa menggunakan Google Drive untuk membagikan dokumen, Google Keep Notes untuk catatan digital, Trello untuk update progress, dan Zoom Meeting untuk video meeting.

Anda juga bisa menerapkan absensi online bagi karyawan. Saat ini, proses absensi sudah bisa dilakukan otomatis tanpa harus ke kantor (contoh absensi karyawan dapat dilihat disini). Aplikasi pendukung memungkinkan WFH semakin efektif dilaksanakan karena banyak kegiatan yang bisa dikelola baik secara online.

Jadi Lebih Produktif saat WFO dan WFH dengan Hadirr

Meskipun karyawan Anda bekerja di kantor, perusahaan Anda tetap bisa memberlakukan kebijakan yang sama bagi karyawan WFO dan WFH melalui penggunaan aplikasi absensi online.

Aplikasi absensi online akan memudahkan Anda dalam pencatatan kehadiran, monitoring karyawan, pendelegasian tugas, pembagian shift, hingga perhitungan gaji. Perusahaan pun dapat lebih menghemat biaya untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

Anda dapat menggunakan Hadirr untuk menerapkan WFH dan WFO yang lebih produktif. Hadirr memungkinkan perusahaan Anda untuk mengatur titik kehadiran, yaitu titik-titik yang disetujui sebagai lokasi karyawan mencatatkan kehadiran.

Baca Juga: 5 Jenis Aplikasi Penting untuk Work From Home (WFH)

Melalui fitur pencatatan absensi online yang didukung teknologi GPS, Anda bisa menjadikan alamat-alamat rumah karyawan sebagai attendance spot mereka.

Keunggulan Hadirr adalah kemampuan mendeteksi fake GPS. Anda bisa tenang memantau aktivitas karyawan kapan pun tanpa mengusik mereka setiap saat.

Kedisiplinan menjadi kunci utama untuk mewujudkan WFH yang efektif dan efisien. Dengan bantuan software yang tepat, mengontrol proses dan performa kerja karyawan sangat mungkin dilakukan. Hadirr adalah pilihan yang paling tepat untuk Anda. Segera beralih gunakan Hadirr.

Writer: Yosie Rizkha Amaf