5 Cara Efisiensi Biaya Operasional Perusahaan

Biaya operasional yang tinggi dapat menjadi hambatan serius dalam mencapai profit yang optimal. Oleh karena itu, penting untuk mengidentifikasi dan mengimplementasikan strategi dan cara efisiensi biaya operasional di suatu perusahaan. 

Menghemat biaya operasional adalah faktor kunci dalam kesuksesan jangka panjang perusahaan. Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif, mengelola biaya operasional dengan baik dapat membantu meningkatkan profitabilitas dan daya saing perusahaan Anda. Sebab, semakin banyak biaya operasional yang dihemat, semakin besar juga sisa biaya yang bisa dimanfaatkan untuk pengembangan bisnis.

Artikel ini akan membahas contoh dan cara strategis yang dapat diambil pemilik bisnis untuk efisiensi biaya operasional perusahaan mereka.

Baca juga: Sales Force Automation: Fungsi dan Manfaat bagi Perusahaan

Manfaat Strategi Efisiensi Biaya Operasional

Efisiensi operasional membandingkan hal-hal yang diperlukan untuk mempertahankan suatu bisnis, termasuk biaya-biaya, tenaga kerja dan waktu, dengan hasil yang dicapai (revenue, pelanggan baru, atau pelanggan loyal). 

Mengelola operasional secara efisien akan membantu profitabilitas perusahaan dan keuangan yang sehat. Oleh sebab itu, berinvestasi dalam efisiensi operasional memberikan manfaat yang unik, seperti:

• Membantu mengoptimalkan waktu, uang, dan strategi pengembangan perusahaan.
• Menambah nilai dan potensi pertumbuhan yang signifikan pada bisnis, mengingat organisasi yang efisien secara operasional menarik bagi investor.
• Membantu upaya pengambilan keputusan strategis yang berkaitan dengan penurunan biaya operasional, peningkatan laba, serta peningkatan kepuasan karyawan dan pelanggan.
• Membantu mengidentifikasi hambatan dalam proses bisnis sehingga perusahaan dapat meningkatkan alur kerja.
• Menciptakan fondasi yang kuat yang memungkinkan perusahaan menangani permintaan pasar yang meningkat tanpa biaya tambahan yang signifikan.

Namun, untuk mempertahankan efisiensi operasional, perusahaan bisa gagal dalam mengelola arus kas akibat biaya operasional yang lebih tinggi daripada pemasukan. Jika tidak ingin hal ini terjadi pada manajemen bisnis Anda, perlu beberapa cara untuk meminimalkan pengeluaran. 

Baca juga: Pentingnya Days Sales Outstanding untuk Perusahaan dan Rumus Hitungnya

Cara Meminimalkan Biaya Operasional Perusahaan

Ada berbagai strategi yang bisa Anda terapkan ketika ingin meminimalkan biaya. Berikut ini adalah cara efisiensi biaya operasional perusahaan yang dapat dicoba.

1. Evaluasi dan perbarui proses bisnis Anda

Pertama-tama, lakukan evaluasi menyeluruh terhadap proses bisnis perusahaan Anda. Evaluasi dapat membantu mengidentifikasi area-area di mana Anda mungkin menghadapi pemborosan atau efisiensi yang kurang baik. Setelah mengidentifikasi masalah ini, perbarui atau restrukturisasi proses tersebut untuk meningkatkan efisiensi. 

Misalnya, tidak menggunakan jasa pihak luar untuk mengadakan training karyawan internal atau mengadakan meeting di kantor saja alih-alih menyewa ruang rapat di tempat publik. 

Untuk mendorong produktivitas, efisiensi proses bisnis juga bisa dilakukan dengan cara memberikan konsekuensi kepada karyawan yang terlambat clock in, menentukan ekspektasi penyelesaian sebuah task, atau menyampaikan jadwal kerja karyawan dengan jelas.

Dari sisi marketing, Anda dapat mengerahkan strategi digital marketing. Contohnya, branding di media sosial secara konsisten dan sesuai target pasar, mendorong customer untuk memberi ulasan positif di situs/akun media sosial perusahaan, dan membuat marketing campaign dengan karyawan sendiri (tidak melibatkan agency atau pihak ketiga lain).

2. Otomatisasi tugas manual

Otomatisasi tugas-tugas administratif yang biasanya dilakukan manual dapat menghemat waktu dan uang. Dengan mengotomatisasi, Anda dapat mengurangi biaya overhead yang terkait. 

Pertimbangkan untuk menginstalasi perangkat lunak atau sistem manajemen yang dapat mengotomatisasi tugas-tugas. Contohnya, menggunakan aplikasi untuk mengurus administrasi kepegawaian, manajemen inventaris, atau proses akuntansi. 

Otomatisasi tak hanya menghemat pengeluaran perusahaan, tapi juga mendorong produktivitas kerja. Untuk membahas proyek yang sedang berjalan misalnya, pilihlah diskusi melalui e-mail, chat di grup WhatsApp, messenger, atau virtual meeting daripada menyelenggarakan rapat tatap muka. 

3. Pertimbangkan outsourcing

Outsourcing dapat menjadi contoh strategi untuk meminimalkan biaya operasional yang efektif. Anda dapat mengontrak pihak ketiga untuk menangani tugas-tugas tertentu saja sesuai bidang bisnis, seperti customer service, pengembang software atau aplikasi, dan pemrosesan data. 

Langkah ini dapat menghemat biaya yang terkait dengan penggajian karyawan tambahan dan manajemen. Jika memungkinkan, Anda juga bisa mengurangi tenaga kerja dengan memberhentikan karyawan kontrak atau memberikan insentif tertentu kepada karyawan yang resign mandiri. 

4. Memanfaatkan alternatif yang ramah lingkungan

Mengelola penggunaan energi melalui sarana yang lebih eco-friendly dapat membantu menghemat biaya operasional jangka panjang. Pertimbangkan untuk memasang teknologi yang lebih efisien, seperti lampu LED. Menghemat penggunaan listrik dan air juga memberi dampak signifikan terhadap biaya operasional kantor. 

Oleh sebab itu, jangan ragu mengingatkan karyawan untuk mematikan alat-alat kantor seperti PC sebelum pulang, menjadwalkan on/off AC, atau mematikan keran air di toilet jika tidak terpakai. 

Seringkali, penggunaan kertas hanya untuk mencetak draf dokumen sementara. Hal ini tentu membuat biaya pembelian kertas boros jika dibiarkan. Oleh sebab itu, jika ada banyak kertas bekas, pertimbangkan menggunakan kembali bagian halaman yang kosong sebelum benar-benar membuangnya.

Menghentikan penggunaan kertas dengan memproses pekerjaan secara digital juga membantu mengurangi biaya operasional. Misalnya, menggunakan aplikasi HRIS untuk memproses pengajuan cuti, slip gaji, dan sebagainya. Dengan berkurangnya kertas, Anda juga memangkas pengeluaran untuk membeli tempat penyimpanan dokumen sekaligus meminimalisir kehilangannya.

5. Monitor biaya operasional

Memantau dan mengendalikan pengeluaran adalah langkah kunci dalam efisiensi biaya operasional. Atur ulang anggaran secara ketat dengan memasukkan biaya-biaya yang memang dibutuhkan dan hentikan pengeluaran yang kurang penting. 

Contohnya, jika selama ini perusahaan memiliki kendaraan khusus untuk menjalankan bisnis, batasi penggunaan untuk keperluan penting terkait perusahaan saja. Hindari menggunakannya untuk keperluan pribadi karyawan. Saat membeli produk yang akan digunakan di kantor, seperti furnitur atau vendor, tak ada salahnya juga memanfaatkan harga promo untuk membeli dalam jumlah banyak. 

Selain itu, pantau secara teratur pengeluaran perusahaan Anda agar dapat selalu teridentifikasi biaya-biaya yang dapat dikurangi atau dihilangkan.

Mengetahui cara efisiensi biaya operasional perusahaan adalah langkah yang krusial dalam mencapai profitabilitas yang lebih tinggi dan menjaga daya saing bisnis. Tim HR dan pemilik bisnis perlu bekerja sama untuk mengidentifikasi, mengurangi, dan mengelola biaya dengan bijak.  

Baca juga: Contoh Tata Tertib Karyawan Perusahaan untuk Tingkatkan Produktivitas

Efisiensi Biaya Operasional dengan Aplikasi Manajemen Karyawan

Dengan kesadaran yang baik dan tindakan yang tepat, perusahaan dapat mengarah pada pengeluaran yang lebih efisien dan pertumbuhan yang berkelanjutan. Seperti yang disebutkan pada poin 2, otomatisasi aktivitas rutin melalui penggunaan teknologi dapat membantu perusahaan mengurangi biaya operasional secara efektif. 

Aplikasi Hadirr dan Gadjian adalah pilihan yang tepat untuk Anda mengelola beragam keperluan karyawan dan perusahaan. Dengan aplikasi absensi online Hadirr, HR bisa mengelola absensi online, lembur, dan mengatur kerja shift dari jarak jauh. Keuntungan ini juga akan dirasakan karyawan untuk mengajukan lembur dan jadwal shift cukup dengan smartphone masing-masing.

Tak hanya itu, Hadirr terintegrasi dengan aplikasi payroll Gadjian yang siap mempermudah Anda menghitung gaji karyawan serta mengirimkan slip gajinya melalui aplikasi. Nantinya, karyawan dapat mengunduh aplikasi employee self-service GadjianKu untuk mendapatkan slip gaji. Hal ini merupakan salah satu contoh strategi meminimalkan biaya, yakni dengan proses yang paperless.

Dengan semua proses administrasi yang lebih praktis dan otomatis, biaya operasional perusahaan Anda pun jadi lebih efisien, bukan? Dapatkan free trial kedua aplikasi ini dengan klik tombol di atas!